2011年10月24日

メールの処理

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以前の記事にも書きましたが、1日のメールの総受信数は大体1000件くらい。そのうち、業務系・プロジェクト系のメーリングリストが600件くらい。残りが自分宛かCCで自分にはいてくるもの。

 まじめに全部読んでたらそれだけで1日終わっちゃいます。

で、メールソフト(アウトルック)のフィルタ機能は必須です。

まずメーリングリストをフィルタします。

 メーリングリストで
  ・庶務からのメール⇒受信箱
   (これをやらないと見落として怒られる)
  ・自分の関連するプロジェクト⇒MailList
 以外のメールを"Other"フォルダへ

次はCCのメール。正しい使い方をしていれば、CCで来たメールは、特に見なくても仕事は進んでいくはずです。ところが、人によっては、来たメールにそのまま返信するので、私宛のメールもccで打ち返してくることがあります。
なので、本文検索をして

 本文に自分の名前+敬称

があるものは"To自分"フォルダに振り分けます。それ以外は、"受信箱"へ。

1日に3回メールの処理をする時間を設けてます。

 12:00
 15:00
 18:00
 
この時に"To自分"と"受信箱"のメールをチェックして、ざっと見て返信が必要そうなものとそうでないものを振り分けます。

メールをチェックするときには、新しいものから順に、

 返信が必要そうなもの → CTRL+SHIFT+Rを押して書きかけ状態して下書きフォルダ
 返信不要なもの    → 「スレッド検索」をして、その関連メールを一気に既読にして、"処理済み"フォルダへ。

返信が必要そうなものの措置方法については、長くなるので、また別稿で。

このやり方のポイントは、

 メールはためておいて一気に処理する(バッチ処理)
 メールのスレッドは最新のものだけを読んで、古いものは読まない

ということです。

■バッチ処理
よく会議などでもずーっとメールの処理をしている人を見かけますが、

 ・会議に集中できない
 ・時間の無駄

でしかありません。

仕事の効率を上げるためには、1つのことを集中してやることです。5分に1回メールを処理するなんてことをやると、まず気持ちをメール側に切り替えて、再び別のものに切り替えて、という切り替えが発生します。
生産にかかわったことがある人ならわかりますが、この「切り替え」というのは単なる無駄時間なんですね。だから、生産は同じものをずーっと作り続けているのが最も効率がいいわけです。
仕事も同じで、作業を切り替えるのは極力少なくしたほうが効率が上がります。

第一、返信に半日程度待てないような緊急事態だったら、

 「メールじゃなく、電話しろよ」

が私の常識。

■最新のスレッドだけを読む
まぁ、大体の場合、自分が何かアクション(返事)をしなければ、ほかの人の仕事が進まない、なんてことは大してないです。

 自分がいなくても仕事は進んでいきます。

なので、メールもいちいち真剣に反応する必要はありません。
ということは、しばらく放っておくと、誰かがそれなりの返事をしてくれるわけです。
なので、しばらく放っておいて、話がだいぶ進んだところで、最新のメールだけ見れば、おおむね答えにたどり着いていて、自分が何か返事をする必要もなくなっているので、そのスレッドは一気に処理済みにできます。
これを、しょっちゅうメールをチェックしていると

 メール@ 問題の連絡 
      ⇒ん〜、どうしようかなぁと5分ほど考える
 メールA 誰かから詳細調査の依頼 
      ⇒そのやり方で大丈夫かなぁ、といってちょっと追伸
 メールB 調査した結果について回答
      ⇒あぁ、やっぱりあの問題と同件だと判断
 メールC ***と同件で、対策はこうです、と誰かから返事
      ⇒ん。そうそう。と大した意味もない返信

なんてのが往々にしてあるわけです。そうすると、これはCだけ読んでれば、@〜Bは読む必要がなかったですよね。
読む必要がないものを読んでいる時間は単なる「無駄な時間」です。

メールの洪水でおぼれそうな人、メールを読んでいる時間が業務時間の金成を占めていると感じている方、やってみると劇的に減りますよ。

posted by 管理人 at 08:58| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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