2011年12月12日

スケジュールのスケジュール


futta1522s.jpg■前振り
多くの方が、やっておかなければならないタスクリストを作成して見えると思います。ただ、自分の知る限り、タスクリストを実行する時間を確保している方は少ないんですよね。

ウチの社内に限ったことですが、その人のスケジュールはアウトルックで共有されてまして、だれでも見えるようになってます。この人のスケジュールを見ると、会議の予定は入っているけど、業務の予定が入っていない。

仕事の成果は、いかに会議をしたかではなく、それ以外の時間にどれだけタスクをこなしたかに依存しているのに、それが全く行き当たりばったりに実行されているように見えます。これでは、高い成果は望めません。

いわゆるタイムマネジメントで重要なのは、2種類の業務
 ・会議予定
 ・タスク
の2つを適切に配置することが必要です。

■タスクの実行計画を立てる時間を確保する
毎週金曜日の夕方と月曜日の朝イチは

 タスクを実行する計画を決める時間

にしてます。大体合わせて3時間くらい。
この時間は基本、会議を入れられないように、先にスケジューラに登録してあります。

もちろん、急な会議とかのときはやむをえませんが、基本的にこの時間は、金曜日は来週の、月曜日は今週のタスクをスケジューラに登録する時間にしてます。

重要なタスクは、2週間前に自分のスケジューラに登録します。

■タスクを実行する時間を確保する
一番重要なのは、自分の業務(タスク)を実行する時間を確保すること。
緊急に会議が入ることもありますが、通常会議をしたい人は、出席予定者のスケジュールを見て空いている時間を押さえます。で、あれば、自分の仕事をする時間を最初から押さえてしまえば、誰かに自分のスケジュールに勝手に割り込みが入れられなくなるということ。

もちろん、緊急度が高い、重要度が高く、ほかに調整できないときなどは、メールや電話で連絡してもらって、そこが自分のタスクであれば別の時間に移動する、というのは応じます。
原則はその日のうちのどこかに移動すること。
翌日に移動するのが習慣になると、ついずるずると州の後半に移動してしまいますので、締切日付だけは確実に守る(それが『マイ締切』であっても)ようにしてます。

■タスクの表示
ダウンロード (1).jpgタスクはほかのタスクと区別するために、

 [TASK]*****をする

と書いておきます。アウトルックの設定で[TASK]という文字列があるときには、オレンジ色になるようにしてますので、あとでスケジューラを見れば、何か仕事をやっている時間なのか、会議の時間なのかが一目瞭然です。

それぞれのタスクは10分程度で終わるものと、1時間以上かかるものとがありますので、スケジューラに組み込むのは1時間以上かかるものだけです。1時間未満で終わるものを、雑タスクと呼んでます。

■雑タスク
雑タスクは、アウトルックの仕事フォルダに

 (10)来年度予算について部長に問い合わせをする

とか書いてあります。最初の(10)が予定時間。単位は分です。

そうすると、当日締め切りの雑タスクの合計時間がわかりますので、アウトルックで、

 [TASK]タスク実行

と書いて、上記の合計時間を確保すればいいわけです。

■終わりに
こうしておくと、自分の業務をやる時間をしっかり管理することができるようになることと、割り込み会議、割り込み業務などを言われたときに、「いつならできる」というのが明確にできるようになります。

また、最初にタスクをする時間を見積もるので、その見積もりが適正だったのか、はずれていたのかがわかり、自分のタスクに対する見積もり精度が上がっていきます。

さらに締め切りは締切として伸ばさないので、その日の予定したタスクが終わると、気持ちよく退社できます。

大切なのは、業務も自分へのアポイントメントとして管理・計画するようにすること。
適当にあいている時間を取ってやろうとすると、どんどん後回しになっていきます。

業務の管理の下手な人は、まずこのパターンです。
こういう人に限って、「私は割り込み業務が多くて、予定通りに終わりません」とかいうわけです。

 割り込み業務と定常業務の区別がないだろっ!

って突っ込みたくなるのですが、どれだけが割り込み仕事で、どれだけが定常業務なのか、ちゃんと報告できる人は、この管理が下手な人は、まずできませんね。

自分の業務がコントロールできるようになると、割り込みというのは制御できるようになります。制御できるようになると、実際の自分の業務時間が見えてきて、残業しなくても業務が終わるようになります。
posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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