2012年04月11日

整理しないで検索する

「あれぇ、たしかこのフォルダに作ったと思ったけど…」なんていうことをやった記憶がありませんか?
私はしょっちゅうです。

もともと、1つの情報を分類するのがひとつの属性(フォルダ)だけなんていう概念はあまり意味のないものです。
例えば、プロジェクトAに属するファイルですが、企画書という分類にも属する、なんていうことは当たり前のようにあります。

「その通り!」と思うのが、野口氏の『「超」整理法』(以下「超整理法」)。基本的にこの考え方は、

 分類で整理しない

ということ。いわゆる「押し出し整理法」です。
PCにもそれは当てはまっていて、基本的に長らくアスクセスしていないファイルはそう滅多にアクセスするものではなく、最近アクセスしたファイルはアクセスする確率が高いです。

ファイルを探すという行為は価値を生んでない。価値を産まない作業は、単なる時間潰しです。


■最近使ったファイルを開く
そこでWindowsPCで活用したいのが、最近使ったファイルフォルダ


私はキーボード派なので、

 [WIN] - [R] - "shell:recent"

と入力して、「最近使ったファイル」フォルダを直接開いて、これを時刻順に並べて表示するようにしてます。

■ファイルを探す
Windows7はスタートメニューの下の検索ボックスに入力すると、ファイルを探しだしてくれるようになりました。これ非常に便利に使っています。というのは、最近使ったファイルじゃァない時のファイル検索。ここ2ヶ月くらい使ってないなぁ、というファイルはファイル名の一部を入力すると、Windowsが探しだしてくれます。

残念ながらXPなどのWindows7以前のOSではアプリケーションを別に入れないとダメみたいです。自宅にはXPのマシンもありますので、こちらでは

 《JGREPERhttp://www.dennou-sedai.jp/Software/JGrepper/index.html
 
というソフトを使ってます。
残念ながらこれはバックグラウンドでデータを収集してくれないので、ちょっと遅い。「Windowsのデスクトップサーチを使ってみたいなぁ」とは思ってますが、メインの環境がWindows7になっちゃってるので、あまり切迫感がない…。

■フォルダに分割しない
以前は、ファイラーというジャンルのソフトを多用してました。ほとんどすべての作業の起点はこのファイラー(だいなファイラー)。

ところがWindows7になってからは、標準でこのデスクトップ検索があるので、ほとんど使わなくなってしまいました。

で、上記のようなファイル検索でしかファイルをアクセスしなくなったので、フォルダに分類して入れる事自体が意味がなくなっちゃいました。つまり、ひとつのフォルダにどんどんためていけばいい。
ということで基本的にフォルダは分割しない。

こうすればファイル名が思い出せなくても、このフォルダを見て、だいたいいつ頃アクセスしたファイルかを思い出せば、探しだすことができます。Officeなどの文章であれば、Office本文もGrepしてくれるフリーソフトがわんさかありますので。

ただし、Windowsの場合、ファイル数が1フォルダあたり、約1000個を超えると、フォルダを開くのが遅くなるようです。なので半年に1回くらいで、フォルダの整理を行います。明日セス日時の古いファイルを別フォルダに移動してしまいます。こちらはおおよそ年ごとにフォルダを分割してます。だいたい1000個前後になるように。

■本日の参考図書

「超」整理法―情報検索と発想の新システム (中公新書)

ラベル:検索 タグ付
posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座