2012年04月18日

未来の自分への引き継ぎ

タスクリスト(ToDoリスト)を作る時の注意事項。

■動詞で書く
よく見かけるタスクリストで
 ・A社提案書
 ・説明会
 ・プロジェクトXXの資料作成
というタスクリストを作って、あとで、

 あれ、これって何をするんだっけか?

なんて思ったことがありませんが?

 私はしょっちゅうです

なるべく気を付けているのは、こういったゴールのあいまいなタスクリスト。

だれかに作業を指示するときに、「A社提案書」とだけ書いてメールを送る人はいませんよね。

 A社に来年度事業に関する提案書を出したいので、原案を作って。

くらいは書くのではないでしょうか。

未来の自分も、他人と同じようにちゃんと説明しないと、伝わりません。もちろん、他人よりはよくわかっているでしょうが、いま考えているレベルと同じことを考えているわけではありません。
おそらくほかのことに忙しくて、

 あの時何を考えていたっけ?

となりかねないわけです。

なので、今わかっている内容のキーワードをちゃんと書き出しておかないと伝わりません。

伝わらない主な原因は、名詞だけしか書いてない、というものです。

少なくとも、

 目的語
 動詞
 
は書くようにしてます。たとえば、

 A社向け提案書原案作成

ならきっとわかるでしょう。
ただ、これでOKにしていると、つい省略しちゃうので、

 動詞で書く

というのを守るようにしてます。
つまり、

 A社向け提案書の原案を作成する

と書けばまず、必要なことを省略しちゃう危険性は少ないです。

■悩まない
タスクリストを作るときには2分以内に終わるようにします。
2分以上かけてタスクリストを作らないことが目標です。

このため、何か適切な言葉がないかなどと悩むのではなく、いま思いついている言葉で書きます。

■資料へのリンクを張る
資料も大切です。
参考にする資料、ファイルの保存先など、いまはエクスプローラで開いているから目の前にあるのですが、未来では、これは開いてません。

つまり、いざ参照しようとしたり、作成した資料を保存しようとしたりするときに、「あれ〜?、どこだったっけか?」と悩まないように、必要な資料へのリンクを残しておきます。

■まとめ
タスクリストは

 未来の自分 = 他人
 
に対する業務指示です。業務を指示するのに必要な情報は全部書いておきましょう。ただし、それを書くのに時間がかかりすぎては本末転倒。省略せずにすべての情報を素早く書く。これが効率的に処理するコツです。




posted by 管理人 at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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