2012年09月21日

準備8割




「さて、報告書でも作るか〜」

営業日報であったり、出張報告書であったり、サラリーマンをしているといろいろな場面で、報告書や提案書を作ることがあります(サラリーマンに限らないかもしれないですが)。

そのときに、報告書を書くワードやパワーポイントをどのタイミングで開きますか?

■報告書作成は時間がかかる

以前は、おおよそこんな手順で報告書を作ってました。

  1.ワードをたちあげて、新規ファイルを用意する
  2.最初のページに「×××報告書」と書いて1ページ目を作る
  3.2ページ目に目次と書いて改ページ
  4.3ページ目に背景を書き始める
  5.資料が必要なことに気がつくので、資料を探し始める
  6.資料が見つかったので、その資料を引用しながら文章を書く
  7.資料のグラフがインポートできないので、ネットで検索する
  8.ちょっと面白そうなページにヒットしたのでそれを読む
  9.「いかん、いかん」と反省して、「何を探していたんだっけ?」と思い出す
  10.良い資料が見つからないので、諦めて本文を追加していく

  以下、5から繰り返し

まぁ、おおよそ出来上がるまでに1日がかり

  今日はいっぱい仕事をしたなぁ

と満足感に浸りながら帰宅。

いや、今思うと汗顔の至りですね。

■この記事の作り方

この記事は、だいたいコンナ手順で作ってます。

  1.ネタ帳から書きたいネタを決める
  2.書く内容をマインドマップにまとめる
    資料が必要なら机の上に出しておく。ネットなら、エクスプローラで開いておく
  3.一服する
  4.テキストエディタを開く
  5.目次(各節の表題)を書く
  6.マインドマップのキーワードを適当につなげながら本文を書く

大体30〜60分の作業です。
本文を書いているのは10〜15分くらい。

■プログラミング

私はソフト技術者でしたので、プログラムを作ります(今は、殆どやってませんが)。
これも同様に、最初の頃は、まずテキストエディタを開いて、書き始めてから、足らないものを集めたりしてました。

ただ、慣れてくるとそういったことは事前に終わらせておき、コーディング作業は、単なる作業で何も考えてなくてもどんどんプログラムが出来上がるようになります。そうしたら生産性は10倍くらい変わりました。

つまり、

  設計する
  コーディングする

という2つの作業を並行してやろうとすると、時間がかかる上にコーディングに集中していないので、構文ミスなどの無駄なミスをやって、手戻りが大きくなっていました。一番いいのは

  キーボードをタイプした数 = 出来上がったファイルサイズ

という関係です。これが、作りかけて、「あ、これじゃァダメだ」と言いながらプログラムを修正していくと、キーボードをタイプした数はどんどん大きくなるのに、出来上がったファイルサイズ(プログラムの大きさ)は一向に大きくならない。3歩進んで3歩下がる状態になってしまいます。

■準備8割

多くのものは、事前準備がいかにできているかで決まります。
以前の記事に書いた根回しもそのひとつ。

何か資料や報告書を書くときも同様と考えています。

まず全体像が見渡せるようにする。
それでそこに必要な物を一つの箱に集めておく。

そこから書き始める。

書きながら考えるといちいち手が止まります。
そのたびに余計な時間を食うわけです。

最初にアウトラインを考え、アウトラインにそって項目を詳細分解して、そこに必要なもの、データを揃える。実際の作成作業に入るのは、それらが全部揃ってから。

最初は迂遠に思えるかもしれませんが、これが全体の作業時間を短縮する唯一の方法だと思ってます。

  準備8割

作業を開始する前に、8割の労力をかければ、あとは勢いで完成します。

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