2012年11月20日

2分間でやる


恐らくGTDはご存じの方も多いと思います。あなたは実践してますでしょうか?
もしすべてを実践していないとしても、一つだけ絶対にやった方がいいポイントをご紹介しようと思います。

それは

  2分間ルール

(と私が勝手に命名しているだけですが)です。

■処理と実行
GTDでタスクの「処理」は、タスクを

 ・やるのかやらないのか
 ・やるとしたら誰が・いつやるのか

を振り分ける作業で、以下のようなフローに従って仕分けしていきます。

 http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/gtd/0003

ここで私が「これすごいな」と思ったのが、振り分け作業をすることだけに集中するのではなく、簡単に済む仕事ならすぐに済ませてしまうという部分。

リンク先を見ると

 ・すぐに(2分以内)にできますか?

という判断ボックスがありますよね。
これです。

このフローを見て、「あ、これだ!」と感じたので、私はGTDの信者になりました。

GTDでは御存知の通り、「処理」と「実行」は別のものとして扱っています。
しかしながら、簡単なタスクなら「やってしまったほうが早い」と単純に考えられること。

考えてみれば当たり前で、「ありがとう」って返信をするのに、いちいちパソコンを取り出して、タスクリストに登録して、しばらくしてから、たった一言「ありがとう」じゃムダですよね。

■タスクが発生した瞬間にやる
だったら、

 タスクリストを作ること自体が、ムダじゃん

と考えてしまうのが、効率改革委員会(?)の私。

そこでタスクは

 発生した瞬間にやる

ということを目標にしました。

とはいえ、10分も1時間もかかるタスクだと、その間にどんどん新しいタスクが入ってきます。
そうすると、割り込みであとから来たタスクをやり始めることになってしまい、最初に何をしていたのかわからなくなってしまいます。

そこでタスクをやるというのを3つに分けました。

 A. 人任せで結果は自分が関与しなくてもいいもの
 B. 5分以内に終わる
 C. それ以外

これをタスクの起票と呼ぶことにしました。

■人任せで結果は自分が関与しなくてもいいもの
部下や同僚あるいは上司などにお願いして、その結果を受けて自分に何かのタスクが発生しそうもないタスクは、これに分類します。

たとえば、部下に

 ・庶務に連絡して機能の勤怠の修正をしておいて
 ・××さんが話があると言っていたよ
 ・私のスケジュールにミーティングの時間を確保しておいて

のような連絡をする時。
単なる連絡とキャッチボールの要らない(あっても自動的に自分に帰ってくる)ようなものは、その場で電話して終わりにします。メモも書きません。

当然、
 ・××の資料作成を○○までにしておいて
みたいなものはフォローが必要ですので、ここには分類されません。

■5分以内に終わる
やっと今日の本題(いつものように長い前フリですみません)。

「今日のタイトルは『2分』と書いてあるのに、なんで?」と思われた方、素晴らしい!!

実は見積りは5分以内で実行が2分なんですよ。

じゃぁ、最初から「5分」と書けばいいのにとおもわれるでしょうが、これがまた次のネタになります。

つまり、「5分くらい掛かりそうな作業を2分で終わらせるには?」を瞬間的に考えます。
で実際にストップウォッチを使って2分でやってみる。
私のPCのデスクトップには、2分間タイマーがおいてあって、起動すると2分ごとにチャイムが流れます。

で、5分で追われると思った作業をどうやって1回のチャイムで終わらせられるか、力任せにやるという方法もあわせて、実際にやってみます。

とにかくすぐに取り掛かって、すぐに完了させてしまうこと。
それも超特急で。

その時の気付きをまたノートにメモしているので、こういったブログネタが毎日できちゃう。

たとえば、「××のファイルを開いて、進捗状況を記入しておく」というタスク。
これがネットワーク・サーバにあるときって、割合開くのに時間がかかります。多くの場合、プロジェクトや部門ごとに細かくサブフォルダが作られていて、これをたどっていくのにすごく時間がかかる。そうすると、

 よく使うファイルはデスクトップにショートカットを作っておけばいいじゃん

という改善につながりますし、そのショートカットも増えてきたら

 名前をちょっとタイプしただけでそのファイルにジャンプするツール

というアイディアが出てくるわけです。Windows7からはWindowsキーを押した時に、ファイル検索の入力ボックスができますね。あれを活用するわけです。


■それ以外
どうしても5分位植掛かりそうなタスクは、しかたがないので、アウトルックを呼び出して、新規タスクとして登録します。ただし、この時もGTDの処理に当たる部分はすぐにやってしまいます。

 ・分類(ネクストアクション、プロジェクト、資料…)を決める
 ・期限を決める

これがもし、プロジェクトに相当するものであれば、次にやらなければいけないのはアクションのリストを作ることなので、また処理の時間にアクションリストの抽出作業がタスクとして必要です。ですので、プロジェクトの分類は同時にネクストアクションにも分類しておきます。

■まとめ
これをやるようになってから、「処理」の時間が激減したのと、処理し忘れがなくなりました。
つまり、タスクが発生した瞬間に

 ・タスク自体を実行するか
 ・タスクを処理することを実行するか

を2分以内にやっつけてしまうことです。
そうすれば、「処理」の時間という負担は一気になくなります。
posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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