2012年12月12日

改善の時間



ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。

名前はいろいろかも知れませんが、

 仕事の改善をする時間

はあったでしょうか?

いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。

この本です。

 こばやしただあき
 仕事のムダを削る技術




☆――――――――――――――――――――――――――
「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく

仕組みの改善に終わりはありません。だから、新しいやり方で仕事がうまく回るようになったら、さらに良くできることがないか、定期的に点検してみる必要があります。
――――――――――――――――――――――――――☆






つまり本書では、

 仕事のやり方を工夫する時間を必ず取る

ということを奨めています。

ポイントは「仕事の改善をする時間」をスケジュールすること。
その時間になったら、

 「今までの仕事のやり方で改善できることはないだろうか?」
 「もっと効率良くやれるアイディアはないだろうか?」

という点に絞って過去の仕事のやり方を振り返ってみる事です。


この本を読んでから、私は毎日定時直前の10分だけ、「改善を考える時間」に割り当てて定期スケジュールにしています。その後日次レビューをして1日が終わります。

■改善の時間


通常仕事(タスク)をしている時間は、そのタスクの結果を出すのが目的なので、「あ〜、このやり方面倒くさいな」と思っても、直ぐに改善できるわけではありません。改善方法を考えていると、タスクをやる時間がなくなってしまうからです。

また、日次レビューや週次レビューの時間は当然タスクが完了したか、他にやるべきタスクがないか、次のタスクは何か、ということが主題なので、同じくそのやり方をもっと効率良くするということは、その時思いつけば何かにメモはしますが、

 他に良いやり方はないか

までは考えないです。恐らくそう言う方が多いのではないでしょうか。

逆にこの改善の時間は、

 今日、このタスクをやるのに40分かかったよな〜
 もっと短時間にやる方法はないものだろうか?

とか

 明日のこのタスク、予定時間の半分でおわらせられないかな?

みたいな、仕事時間や進め方について考えます。
そこで思いついたものは、新しくタスクを起こします。

 ××を自動化するツールを作る
 ○○のタスクの成果物はもっと簡単でもいいように交渉する

などです。
タスクの計画や実行は、日次レビューにお任せ。

■振返りのポイント


ようは、日次レビューでは成果に焦点を当ててレビューをしますが、「改善の時間」はプロセスに焦点を当てて考える時間にすることです。

私の一連の記事(ブログにアップしたものも含めると300件になりました)はこの時間に捻出されたものが多いです。

もちろん、長続きしなかったものも相当ありますが。
なにしろ、ブレスト的に思いつたことをどんどんやってみて、どんどん諦めてますので。

■ヒント


もし「このやり方はいいな」と思われたらぜひ1週間やってみてください。

一つだけ、この時間を確保するタイミングについて、ヒントを。

選択肢は
 ・タスクが終わった直後にやる
 ・毎日の最後にやる
 ・毎週の最後にやる
くらいかと思います。

タスクのプロセスがはっきり記憶に残っているのは、「タスクが終わった直後」だと思うのですが、私の場合、タスクが終了したときには、「あ〜、終わった終わった」と言いながら、次の仕事を考え始めるので、「やること自体を忘れちゃう」という問題があって… (^^;;

さらに週次レビューでやろうとして挫折しました。

 タスクをやった記録は残っているけど、どうやってやったか(プロセス)を覚えていない

ので改善案を考えようがなかったからです。

それで日次レビューの前にやるようにしました。
スケジューラの計画に入れて、「改善の時間だよ」とアラームが鳴るようにしました。これで忘れずにやれています。

いつやるのがいいかについては、人それぞれだと思いますので、いろんなパターンを試してみてください。

■参考図書




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