2012年12月20日

仕事のムダを削る技術




過去において紹介したいろいろな仕事術のヒントを与えてくれた本を紹介します。

終わらない仕事に悩まされている方であれば、一度は読んで見ることをおすすめします。

一生懸命働くことは大切ですが、それはすなわち長時間働くということを意味しているわけではありません。逆に、短時間で大きな成果を上げることこそ、仕事に求められる技術です。

そうは言え、現実には次から次へと仕事は降ってくるし、空き時間などあれば更に仕事を詰め込まれる。定時に帰ろうなどと思えば、同僚からは冷たい目で見られるし、上司からは評価されなくなる、そんなジレンマはあります。

でも本当にそれがなにか悪さをするのでしょうか?
実は、仕事がきちんと定時内で終わらないのは、仕事のやり方に問題があるからです。

この本の筆者も1日12時間労働が当たり前の世界にいて、それに疑問を感じたからこそ、本書のような時短術・仕事術を開発したのです。
筆者は、「12時間を4時間で終わらせられるようにした」と述べてます。

まぁ、1/3は大げさだとしても、3割減れば、随分楽になると思いませんか。

そのために、何をしなければいけないかを、筆者の実体験をもとに書かれています。
もし、色々なヒントがほしい時に、必ず目を通していただきたい1冊です。

ネタバレかもしれませんが、本書のポイントは以下の6ステップです。



要約

◆目次

●第一章 ムダを削ると決める
無駄な仕事を削り、仕事のムダを削る6つのステップ
1. 決める 短時間で仕事を終わらせると決める
2. 仕分ける 一日の仕事を観察し、仕分ける
3. 絞る やるべき仕事を絞る
4. マルチタスク 同時進行で仕事を行う
5. 仕組み 仕組みをつくり改善する
6. 協力 他人との時間を有益にする

●第二章 仕事を仕分ける
なぜ、仕事が終わらないのか?
ムダな仕事をしない六つのステップ
労働時間を短くするべき理由を考える
「削る余地のない」仕事を再点検する
目標を数値にして考える
締め切りを決めるとやる気になれる
作った時間でやりたいことを先に決めておく

仕事を絞って「スマート」にはたらく
一日の仕事を棚卸する
仕事を仕分ける三つの視点
大きな仕事を三つまでに絞る

会社やチームのビジョンや目標に合った仕事をする
優先順位がわからなければお手本を探す
相談する相手を間違えない

断れない仕事をどうするか?
二分でできることは優先順位に関係なくすぐやる
「完璧」を目指さず「修正」を織り込む

●第三章 同時に行う
スピードを計り、さらなる時間短縮を目指す

複数のことをいっぺんにやると効率が落ちる?
マルチタスクでも質と速度を落とさないコツ
似たタスクを分けて三つまでに絞る

メイン→サブ1→メイン→サブ2のルーチンで
「集中する時間」と「予備の時間」を見える化する

細かいタスクもグーグルカレンダーに入れてタスクを一元化する
忘れるとまずいタスクはリマインダーを設定する

●第四章 仕組みを作って改善する
質を求められることは、シングルタスクで集中して行う

仕組みとは「機能」を「繰り返しできる」こと
整理しないで済むようにすることが、整理のコツ
メールはフォルダに分けず、検索する

メールをためないコツは「すぐに返信する」こと
メモ・ノートをデジタル化すれば、楽に速く見つかる
仕組みは改善され続けなければいけない

改善のためのチェックシート
「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく
新しいことを始めるときは他人のやり方を真似し、改善する

●第五章 コミュニケーションのムダを省く
問題意識がさらなる改善につながる
誰でもできる、継続の五つのコツ
どうしても続かないときには

コントロールしにくい他人との時間をムダなく使うには
「結論から話す」の本当の意味
今すぐ返信できないメールも「いつまでに返信するか」は伝える

メールを効率化するための三つのテンプレート
ムダな会議を減らすコツ
話の長い人に効く三つの質問
八人までのプレゼンはiPadで

◆参考資料

時間を浪費しないフェイスブック、ツイッターの使い方
アイデア出しを活性化させるにはあえてツイッターを「ながら見」する

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仕事のムダを削る技術
著者:こばやしただあき
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キーポイント

★P29━ムダな仕事をしない六つのステッブ━━━━━━━━━━━
・短時間で仕事を終わらせると決める決める
・一日の仕事を観察し、仕分ける仕分ける
・やるべき仕事を絞る絞る
・同時進行で仕事を行うマルチタスク
・仕組みをつくり改善を継続して効率を上げる仕組み
・他人との時間を有益にする協力
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★P38━労働時間を短くするべき理由を考える━━━━━━━━━
わたし自身も、ほんの少し前までそうだったわけですが、仕事が終わらない人というのは、それが苦痛である一方で、力技というか、体力で勝負することで、働いているという実感を得ているのではないかと思います。
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★P87━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
考え方としては、八割完成を三回繰り返すことを行うような感覚です。一回目の仕事は、80%の完成度を目指し、そこまでできたらチェックを仰ぐ。次に、100%から80%を引いた残りの20%の仕事を、80%完成させる。つまり、二回目の仕事は一回目の16%。一回目(80%)にこれを足せば、仕事の完成度は96%です。さらに残りの4%の仕事を80%完成させると3.2%。2回目までにこれを足して、仕事の完成度は99.2%になるのです。
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★P122━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「マルチタスク」を実際に行ってみると、なかなかむずかしいかもしれません。
それでも、これができるかできないかで、仕事の効率は大幅に変わってきます。
わたしの場合は、他のどのステップよりも、ここが一番成果が大きかった部分です。シングルタスクからマルチタスクに変えたことで、三、四時間の労働時間を減らすことができたように思います。
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★P156━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく
仕組みの改善に終わりはありません。だから、新しいやり方で仕事がうまく回るようになったら、さらに良くできることがないか、定期的に点検してみる必要があります。
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★P164━問題意識がさらなる改善につながる━━━━━━━━━━━
その上で、さらにもっと改善したいことがある場合には、ビジネス書を読んだりセミナーに行ってみればいいのです。
わたしも、起業したての頃に、ホームページ制作受注の営業についてのセミナーに参加したり、営業についての本を大量に読んだものです。わたしはそれまでの会社員時代に営業経験がなく、この分野に関して現場で先輩から学ぶということができなかったのです。
セミナーなどに参加する際、わたしはいつも意識していることがあります。それは、「講師の話を自分の問題に置き換えて把握する」ということです。

ただ淡々と他人の話を聞いたり本を読んだりするよりも、「自分のケースではどうだろうか」「自分ならどう判断するだろうか」と、問題意識をはっきりと持って参加したほうが、成果が出やすいものです。
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★P186━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Eメールは、受信後24時間以内に(返信が必要なものは)返信する。こういうビジネス上の「暗黙のルール」が、あるようです。
このためか、受信した側がいつまでも返信しないと、送信した人から「常識がない人」と思われる可能性もありますし、メールを送信した人は、メールが届いているのかと不安になってしまいます。だから、わたしは、返信が可能なときは、なるべく受信後すぐにメールの返信をするようにしています。
また、すぐにメール返信することが効率的とはいっても、返信すべき内容や自分の置かれた状況によっては、それができないこともあるでしょう。そんなときは、できるだけ「いつまでに返信するか」だけでも、返信するようにします。そうすれば、相手もメールが届いているかどうか心配せずに済みます。
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