2013年03月22日

記号で会話




議事録を作ったり、日誌に誰かとの会話を記録するような場合、公式の議事録にはこんなふうに書かれます


 ××さん:あれはこうで、これはあれという意味ですか?
 ○○さん:いいえ、それはナニです。

みたいに。

誰かと話をして、それを記録するような場合も、これに倣ったほうが記録として誰の発言かわかりやすいです。

ただ、いちいちこれを書いていると、時間がかかって、肝心の話を書き漏らしてしまいます。

そこで、有効なのが、その人の記号を決めてしまうこと。

■テキストエディタで行頭文字を登録する

Windowsに添付のNotePadにはその昨日はありませんが、テキストエディタを使っていれば、行頭文字の設定ができます。私の場合、行頭文字として指定してあるのは

    ・■□○●★☆◆◇×※△▲▽▼�@�A�B�C�D�E�F�G�H�I�J�K�L�M�N�O�P�Q�R→⇒

なのですが、この中で

   ■●★◆◇※

は段落の区切りや表題文字として使いますので、これは使わないですがそれ以外の文字を人に当ててしまいます。

たとえば3人で打ち合わせをした時に

  Aさん   △
  Bさん   ▲
  Cさん   ▽
   自分   →

みたいに最初に決めてしまって、


  △ ××は?
  ▼ ○○な具合です
  ▲ ○○というのはどういう意味?
  → ●●が◇◇です。

みたいにして会話を記録していきます。

もし後で議事録として出すような場合には、これを一括置換してしまえば立派な議事録になりますし、自動的に折り返してくれるので、長い文章を書いても、

  → ××××××××××××××××××××
    ××××××××××××××××××××
    ××××××××××××××××××××

みたいにちゃんと誰の発言か目立つようになってくれます。

■質疑応答は・→で

誰の発言かは大した問題ではないときには、自分と自分以外で大雑把に分けてしまいます。

 自分以外   ・
 自分     →

とにかく、自分の発言はいつも同じ記号を使うこと。そうすると、反射的に記録ができるようになります(慣れが大きいですので、繰り返しやれば自然にできるようになります)。

■IMEを設定する

これらの記号は、簡単に出せないといけません。
たとえば → なら、「やじるし」と書いて変換する作業をしていると遅れるので、MS-IMEなら「-> 」と書けば変換してくれます。

私のお気に入りは、Google日本語入力。これだとローマ字の定義がローマ字でないものまで出来るので、「zl」と入力すると→に変換してくれます。キーの押下としてはMS-IMEのように

  "-"
  SHIFT 押す
  .
  SHIFT 離す
  変換キー

と複雑な操作をしなくても2つのキーだけで出せるので圧倒的に早いです。

■議事録はスピードが命

以下に素早く、正確に記録するかを工夫していないと、なかなか会話をしながら議事録を残すのは難しいです。これは普段からの訓練が物を言いますので、まずは自分が参加者の時に練習しておくことが大切。

その際、発言の全てを記録しようとせず、要旨だけを記録することに集中しましょう。

つまり

  ××はどうして○○なのですか

と記録するのではなく

  なぜ○○?

のように短縮してしまいましょう。発言の要旨がわかりさえすればいいですので。
その後に、それを読み返して文章として成立していないものを、ちょっと訂正すれば立派な議事録になります。


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ラベル:議事録 記号 会話
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