2019年01月07日

移動時間の計画





会議が連続してある。

  13:00〜14:00   ○○会議 第4会議室
  14:00〜15:00   ××会議 本社会議室2

こんな予定が書かれたスケジュール帳に心当たりがありませんか?


第4会議室から本社会議室2までは歩いて5分。
その上、○○会議は5分くらいオーバーした。


しかしながら、○○会議も重要なので、ちゃんと結論を出して、関係者の宿題を明確化する必要があるけど、××会議は重役との打合せで遅れていくわけにも行かない。




等となると、目も当てられません。
13:55になるともうそわそわしてしまって、とてもじゃあないですが、会議に集中できるものではありません。

■移動時間を確保する


例えば、これが社外、ちょっと遠い所で行われる会議であれば、インターネットで電車の乗り換え案内を見て、どの電車に何時に乗るかを計画を立ててスケジュール帳にメモしている人は多いでしょうけど、社内の会議になると、最初に書いたように移動時間も、延長した時のことも考慮せずに、切りの良い時間に計画を入れてしまう人が多いみたいです(私の周囲では)。


私もこれでよく失敗をしました。

そこで反省して改善策として、

●自分で会議開催する場合
  ・開始時間は××時10分 などのように00分スタートにしない
  ・終了時間は××時50分 などのように少し前に終わる

●会議の出席依頼を受け取った時
  ・可能なら、開始時間をちょっとずらしてもらえるように依頼する
  ・それが難しい時、会議の前後に移動時間を10分スケジュールとして登録してしまう


というルールでやってます。

そうすると自分が主催者の時には、ちょっと微妙な時間なので、読んだ人の印象に残る(どうしても大切な会議の場合は、更に念を入れて、「10:08分スタートです」とかやります。こう書いておくと、大抵の人は「なんで8分から?」と気になりますので、逆に会議があることを印象づけられます)。
自分が出席者の場合には、前後10分ほどが埋まるので、会議のハシゴをさせられることがなくなります。つまり、前後1時間は空き時間になる確率が高くなるわけです。

この時間を利用して、ちょっとした業務や会議のまとめをタイアップするなどの作業ができます。

意外と会議がたてつづけにあるというのがなくなりますよ。






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posted by 管理人 at 04:10| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック:時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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