2013年09月05日

徹底的に丁寧にやる




本日は「仕事を丁寧にやろう」というお話。

なんでこれが時間術という分類項目に結びついているかというと、丁寧にやるということ自体が時間術だとおもっているからです。

これが以外に勘違いしている人が多いみたいなのですが、

 「時間術」=「仕事を短時間で片付ける技術

みたいにおもっている人が意外といるんですね。

 全然違いますから




■単純作業をバカ丁寧にやってみる


一度、自分が対して考えなくてもいいとおもっている作業(いわゆる単純作業)をバカ丁寧にやってみてください。

どのくらい時間がかかりましたか?

逆にいままで、その作業をどのくらいの時間でやってましたか?

その差はどこから生まれてきたものでしょうか?

これをしっかり分析すると、単純作業の短縮化ができます。

単純作業というのは、あまり考えなくてもできるので、たとえば、打ち合わせの資料(印刷物)を用意するような場合、

 必要部数を確認する
 プリンタに必要部数分印刷する
 1部づつホチキスで綴じる

などという作業は、ただ単に面倒くさいだけですよね。多くの人がこういった作業を嫌います。

でも、もしそれをほんとうに丁寧にやったらどれだけの時間必要でしょうか?

丁寧にやろうとすると

 必要部数を確認して、その部数+アルファの用意する
 発表者か上司に印字モードを確認する(カラーかモノクロか、印刷する紙は普通紙でいいか、光沢紙を使うかなど)
 印刷モードを確認する。キレイに印刷するモードを選ぶ
 印刷結果を確認して、
  ・抜けページ
  ・印刷汚れ
  ・解像度によるページ組の乱れ
  がないか確認する
 1部づつホチキスで止め、製本テープでカバーをする
 上司と発表者に印刷物を見せて、これでいいかどうか確認する

なんて具合でしょうか?

ちょっと詳しく書いただけで、ちゃんとやられているかもしれませんが、結構省略してしまっている作業があるのではないでしょうか?





■作業時間の効率化


以前の記事「新しく始める」で、時間の効率化をはかるためには、

 やめる
 へらす
 かえる

の順に考えるべき、ということを書きました。

単純作業は、この「かえる」の対象にいきなりなってしまって、「いつもと同じだから手抜きをしてもいいよね」と思ってしまいがちなのです。

作業時間を効率化するには、大きく見ても、細かく見てもこの順に考える必要があります。

■何をやめてもいいかを考える



つまり、この「バカ丁寧」にやった時の作業から、何をやめてもいいかを検討しないといけません。
それをいきなり、「早く出来たほうがいいから、印字モードは高速モードで印刷しよう」などといきなり変えてしまうと、上司から「こんな汚い印刷の資料を役員に渡せない」と突っ返されます。それで2度手間になるわけです。
だったら、最初からベストのものを用意しておけば、時間はもっと短くて済んだだはずです。

つまり、本来の作業であれば15分かかっていたものを、途中を端折って10分で終わったとしても、やり直しを命じられて、本来のやり方でもう一度やれば、全部で25分かかっている事になります。

私の個人的感想ですが、こういう「やり直し」が一番ハラが立つ。すごく時間を損したような気がします。

上の会議の資料であれば、

 プリンタを高性能なものにかえる
  ⇒印刷時間と確認の時間が必要なくなる
 製本テープではなく、ルーズリーフに綴るるようにする
  ⇒テープを張っている時間が必要なくなる

というふうに成果に対して影響がない作業を削っていくしていくのが王道です。
やるべきことを省略してはいけません。




■同じテーマの記事

会議におけるファシリテーターの役割とは

会議において議長となるひと(会議を主導する人)は当然必須なのですが、ここ10年くらい重要視されるようになったのが、「ファシリテーター」という立場の人。この人がいるといないのとでは、会議の進み具合がかなり違うということで、どこの会社も「ファシリテーション」などという教育プロセスを持つようになったみたいです。ファシリテーターがファシリテーションするのに必要な3つの視点をご紹介します。ファシリテーターの3つの視点本書『レ..

嫌なことは、「もし気分がよかったら」で切り替える

ストレスに対処する方法として「ポジティブシンキング」が挙げられますが、考え方というのは、そうそう簡単には変わりません。別のアプローチで受ける印象を変える方法を紹介します。思考を変えずに状態を変えるそこで一つの方法として「もし、自分がもっと心地よい状態にあったとしたら、どう感じるだろうか」と考えてみます。ポジティブ・シンキングをするのではなく、「過去に自分が心地よい状態であ..

上司にもアポイントメントを取る

上司になにかの相談をするときには、原則上司に打ち合わせの予約を入れるようにしています。もちろん、緊急事態であったり、至急決済がっほしいなどというときには、いきなり話しかけることもありますが、上司には上司の都合や仕事のタスクがあり、表面上はいざしらず、いきなり何十分も時間を取られるのはあまり気持のいいものではないからです。単なる報告だけで、1〜2分で終わるようなものなら、基本はメールで済ませます。上司から質疑や意見があ..

上司のモチベーションを上げると仕事がしやすくなる

仕事をする上で、何をするにしても影響力が一番大きいのは上司です。つまり、上司が自分に対して肯定的だと、仕事がすごくしやすくなります。そのように誘導する方法があります。上司の気分が良くなる方向に部下が持っていけばいいんです。まあ、聞こえの良くないいいかたをすれば「揉み手」「媚び」「へつらう」「おべんちゃら」とかいいますがね。だからといって、揉み手しながら上司にくっついて行けとか言うつもりはありません。上司の気分を良く..

一瞬で相手を落とす! コールドリーディング入門(要約)

「コールドリーディング」という言葉を聞いたことがあるでしょうか?コールドリーディングとは、占い師や詐欺師がいかにも「あなたの全てを知っている」かのように相手に錯覚させるための技術です。実際、ある程度のトシになれば、それなりにこれに近いことはできるようになりますし、部長・役員級のひとであれば、「誘導質問」みたいな技術として使っていることもあります。コールドリーディングがもたらしてくれるもの・相手のほうから積極的に話してく..

グロービス流ビジネス基礎力のチェックリスト3

『27歳からのMBA グロービス流ビジネス基礎力10』に載っていた、ビジネス基礎力のチェックリストをご紹介します。長文なので、3回に分けました。本日はその3回目。紹介「将来に、漠然とした不安がある」「今の自分に自信が持てない」「ビジネススキルを学びたいけれど、何から始めたらいいのかわからない」本書は、そんな悩みを抱える若手ビジネスパーソンに向けて、日本有数のビジネススクールであるグロービスの教授陣が書き下ろした「ビジネ..




posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック:時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座