2013年10月02日

高速メモの技術1





■メモとは

私がは「ノート」と「メモ」を意識的に使い分けています。
実際、これらの区別がない人も少なくないようですが、個人的にはきちんと使い分けたほうが生産性はいいと思ってます。

◆メモ

 目的:
  ・一時的に自分の発想や記憶を補助するための2次記憶媒体(もちろん1次は脳みそです)。
 機能:
  ・すぐに開ける
  ・1テーマで1ページ〜数ページ
  ・どんな場所でも、姿勢でも書くことができる(手のひらに収まるサイズ)
  ・常に手元にある
  ・用が済んだらちぎって捨てられる
  ・有効期間1時間〜数日
 媒体:
  ・A7で針金リングとじ
  ・大き目の付箋紙
 コメント
  書いたらドンドンちぎって「INBOX」(この定義はGTDを参考にしてください)に入れられること。
  1枚に複数の内容が入ることは絶対にしません。

◆ノート

 目的:
  ・自分の考えを強化したり、それぞれのアイディアなどの複数のつながりを考えるためのツール
 機能:
  ・1テーマ1見開き
  ・有効期間は永久に
  ・テーマにそって自分の考えを展開したり、重要な要素を追加したりできる
  ・日誌が書ける
  ・自分の知識や知見を強化する要素を記録する
  ・考えるトレーニングができる
  ・記憶や記録としてとどめておきたい情報が添付できる
 媒体:
  ・「中綴じ製本」されたもの。
  ・見開きでA5〜A4以上の大きさ
 コメント:
  ・リング製本やルーズリーフみたいに「見開きが分断される」「中央部分に障害物がある」ものは使いません。

みたいな感じかな?

ま、とにかくこの記事ではこのメモをいかに効率的に作る技術についてご紹介します。

■高速メモの技術

メモは一時的に記憶にとどめておくためのものなので、素早く・もれなく書けることが大切。
だから、人の話すのと同じくらいの速度で書き取れることが理想です。

このためには、人の言ったことをそのまま文字として書き起こしていては間に合いません。
「メモ」はいかに素早く書くかがポイントになります。

 ・相手がなにかしゃべっている時に、相手の話をするのを遮らないように、正確に相手の言葉を書き取っていく
 ・自分の頭のなかに浮かんだ考えを、どのように書くかを考えずに、考えることに集中しながら、それを保存していく

ということが目的ですので、何も考えずにドンドン書けるのが理想です。

素早く正確にメモするのに役に立つのが通訳さんのノウハウです。

私は海外に出張する機会が結構あって、現地の通訳さんを通じてスタッフとお話する機会もあり、通訳さんがどうやってお互いの発言を翻訳しているのか、直接経見聞する機会がありました。
そして彼ら(彼女ら)のノウハウが、メモの技術に役に立つことに気が付きました。

その秘訣をちょっとまとめてみることにします。

■イニシャル変換する

たとえば、「東京」という言葉を漢字で書こうとすると何本も線を引かないといけません。でも

  TKY

ならすぐかけますよね。

最初に紹介する高速メモ技術は、このイニシャル名称。
※最初なだけに「イニシャル」。なんちゃって…。

一時期流行った「KY」なんてのもそうですね。簡単に行ってしまえば、アルファベット表示してイニシャル化しちゃうんです。
アルファベットの場合、母音(aeiou)を書かなくても、だいたい想像がつきます。想像さえつくようなら、あとは残った子音を類推出来る程度にさらに省いていけば略称の出来上がりです。

たとえば

 明日午前11時までに従業員満足度の進捗報告書を役員にメールで提出すること

などという宿題が出た時には

 〜TMW1100 JMZD → EML/(やくイ)

ってメモします。

ちょっと解説すると

  TMW   ToMorroW
  〜1100  午前11時まで
  JMZD  従業員満足度(J-従業員, M-満, Z-足, D度)
  EML E-Mailの略ですね

で、()の部分はメモではマルで囲ってあります(マルの打ち方については別記)

矢印→は提出先などの情報の流れを表してます。

■日付時刻の表記方法を統一する

人によって

 午後3時半

と言ったり

 15時半

と言ったり様々ですが、それにしたがって色々な書き方をするとわからなくなっちゃいます。なので、日付、時刻の書き方は統一しましょう。私の場合は

 月と日は2桁で表す
 時刻は24時間制

と決めてます。これなら午前、午後などの間違いが少ないですし。例えば「10月3日午後5時半」と言われたら

  10/03 1730

のように書きます。仕事で「朝5時半」と言われることはまずないので、5時半と言われれば、大抵の場合は午後でしょうけど、私生活も含めると、誤解の可能性もあります。なので、メモには必ず24時間制で書いて、さらに「17時30分ですね」と復唱確認をします。時刻を表すときには、":"をつけるとわかりやすいですが、書くのが面倒なのでメモするときには書きません。その代わり日付の時にはからなず、"/"か"."をつけます。

書き方の桁数ですが、結構多くの人が日付の桁数を統一しないで書く場合が多いみたいですが、10/3と書くと、"/"と"1"を読み間違える可能性もありますので、必ず書式は統一してます。

◆余談◆

言い間違い/聞き間違いについては、軍隊式の数字の言い方(?)が間違いないかも。

  1   ひと   「いち」と読むと「しち(7)」と聞き間違えます
  2   ふた   「に」とよむと助詞と間違える時があります。「1日に100回」と「1日200回」は同じ発音ですね。
  7   なな   「しち」と読むと「いち(1)」と聞き違えます

というところで、長くなっちゃったのでまた明日。





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posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | メモ術・ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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