2014年01月24日

締め切りをつくる



あなたの手元にToDoリストはありますか?

多くの人が仕事術を勉強し始めると、まず最初にやるのがToDoリストを作ることですね。
でも、多くの人が挫折します。

私も過去に何度挫折したことか。



■TODOリストの罠


TODOリストでうまくいかない理由が、私の場合は

 ・ToDoが減らない(残り続けるものができる)
 ・書いてないことがある

という場合が多かったようです。

多くの本で、複数のToDoリストを作ってはいけないとか、「ポケット1つの原則(『超仕事法』)」などに影響されて、ひとつのリストにたくさんのタスクを書くので、そのうち幾つかが、「まぁあとでもいいや」と先延ばしされ、延々と残り続けるという状態になります。

で何年か前に「はた」と気が付きました。

 先送りするToDoは「やりたいこと」なんだ。

つまり、「やりたいこと」というのは「やらなくてもいいこと」なので、「今日はちょっと気乗りがしないな」でやらない。次の日も「今日はちょっと…」でやらない。延々とこの繰り返しで、最終的には見るのも嫌になっちゃう。

ある本(出典失念)によるとToDoには

 ・MUSTリスト
 ・WANTリスト

があるそうです。

つまり、上司から言われた「××までに、これやっといてね」は、MUSTです。誰かと約束したこともMUST。でも、「机の上を整理する」というのはWANTで、別にやらなくてもたいして問題にはなりません(それが「たいした」問題なのですが)。

で、そうすると、それがいつまでも残ってしまって、そのうちにリストを見るのも嫌になる、と。




■今日が締切り


これも多くのビジネス書で書かれていることですが、大切なのは締め切り

でも、ToDoリストに追加するときには、さっと入力したいので、とりあえず

 リストにタイトルを書いておく

だけになりがちです。
私の場合も、思いついた時にさっさと書いておいて、今している仕事に戻るので、締め切りは入力しません。でもそうすると、

 締め切りのないタスクは、いつでもいい

になってしまって、永久にやらない事になるのです。

ですので、簡単に締め切りが入力できるようにしてます。

方法は単純で

 タスクリストの作成時に何も入力しければ今日が締切りになる

ように設定しておくだけです。

大抵のアプリの場合、締切りを過ぎると、そのタスクは目立つようになってます。

目立つとどうしても気になるので、

 ・すぐやる
 ・いつやるかを決める
 ・やらないことにする

の3択にすることができます。

この時が WANT になっているものを MUST に変身させるチャンスなんですね。

「やらなくてもいいかも」と思えたらさっさと消してしまいましょう。
もし本当にやる必要があるなら、また思い出しますって。

■日次レビューで本当の締切りを考える


GTDでは毎日、仕事の終わりに今日の成果をチェックすることを推奨してます。
これはすごく効果があります。

日次レビューですべきことは

 ・今日完了したNextActionを消す
 ・処理ステップを実行する

ということなのですが、ここで、

 本当の期限をつける

をするわけです。そのためにも、今日発生したタスクは今日を期限にしておくと、処理ステップのリストに上がってきます。

期限が書いてないタスクには、忘備録も含まれているので、このグループに入れてしまうと見落としをします。期限が必要ないもの(忘備録)は明示的に設定しない限りできないようにしておくと間違いが起きません。



■同じテーマの記事

考える仕事は早めに終わる

タスクは早め、早めに終わらせるこれがいけないことだと思う人は少ないかと思います。でも、多くの人が何かを提出しないといけない、結果を出さないといけないような仕事を完成させるのは、期限ギリギリか、または期限を過ぎた直後あたり。まあ、ちゃんと測定したわけではありませんが。わかっちゃいるけどやめられない理由タスクリストを作って、そのタスクリストに従って仕事をしている人ならわかると思いますが、期限が遠くて、それほど膨大な時間がかかりそうもない仕事は、今すぐ始めようと..

ダラダラ癖から抜け出すための10の法則:能力以上の成果を出す目標の建て方

「能力以上の成果」を引き出す「目標の立て方」「よい目標」を設定するというのは、簡単なことではない。「よい目標」とは、やる気を起こさせると同時に、その行動の方向づけをしてくれる。そういう目標を設定するためには、次のような条件が守られなければならない。自分自身の目標であること。自分のために設定した目標なら、やり遂げる可能性は大きい。上司や友人、仕事仲間から押しつけられた目標ではダ..

習慣を改める習慣をつける

多くの仕事は考えなしに突撃すると失敗します。一方で、ある行動は習慣化して、考えずに行動することで、迅速にやれるようになります。習慣の力過去記事でも何度かふれてますが、習慣の力は自動車の運転を考えてみればわかります。教習所に通っていた頃、あるいは免許を取りたての頃は、ミラーを確認してシートベルトを締めてエンジンをかけて::(中略):後方確認をしてブレーキを緩めてアクセルをふかしながらゆっくりクラッ..

グロービス流ビジネス基礎力のチェックリスト2

『27歳からのMBA グロービス流ビジネス基礎力10』に載っていた、ビジネス基礎力のチェックリストをご紹介します。長文なので、3回に分けました。本日はその2回目。紹介「将来に、漠然とした不安がある」「今の自分に自信が持てない」「ビジネススキルを学びたいけれど、何から始めたらいいのかわからない」本書は、そんな悩みを抱える若手ビジネスパーソンに向けて、日本有数のビジネススクールであるグロービスの教授陣が書き下ろした「ビジネ..

早く帰りたければ、予定をいれなさい

プレミアムフライデーとか、残業ゼロの日とかいろいろありますね。実際、サラリーマンにとって、残業代というのは生活給の一部だったりする部分もありますし、仕事も大抵は予定外のことが起きて、当初の工数ではできなくなって、期限が変わらない以上残業でカバーするしかないという側面もありますが、残業っていうのはある程度は必要なのかもしれません。でも、自己啓発の勉強がしたいとか、別の趣味があってなにかしたいと思っているような場合、やっぱり「今日は残業したくないな」という日も少な..

期限はローリングで解釈する

よく「今週中にやります」とか言ってません?私は過去にこれでよく失敗しました。今週中はあと何日?多分、今日が金曜日なら、きっと「今週中に…」とかは言わないでしょう。金曜日の午後5時は、今週中が終わるまでにあと1時間しかありませんから。ただ、水曜日や木曜日だと、意外と軽く「今週中…」と言っちゃうかもしれません。木曜日で「今週中」と言っちゃうと、「明日中に」と言っているのと同じなのですが、言い換えると結構「やばい…」と思..




posted by 管理人 at 11:19| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

※ブログオーナーが承認したコメントのみ表示されます。

この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座