2014年03月27日

期末自己申告記入のポイント



3月ももう終わりです。
もう今期の期末面接は終わったでしょうか?

もう手遅れかもしれませんが、私が部下と面接した結果と上司と私の報告をした時に気がついたヒントについて、ちょっと書いておきたいと思います。



■MBOは2種類


多くの会社でそうだと思うのですが、目標管理を導入している会社では、

 業績評価
 能力評価

の2本立てになっていると思います。もしかすると

 業績評価
 情意評価
 能力評価
 コンピテンシー評価

の4本立てという会社も聞いたことがあります。

名称は会社でいろいろでしょうから簡単にこの評価項目を説明しておくと

◆業績評価


 これは今期出した成果そのものですね。

◆情意評価


 これは、本人の「やる気」や「がんばり」みたいなものを評価する指標です。
 主に規律順守、積極性、協調性、改善努力、自己管理、チャレンジ意欲、責任感などを数値化して評価します。

◆能力評価


 社員の持っている知識、スキルなどを評価します。個人の力でなんとかなる部分ですね。
 主に、判断力、指導力(リーダーシップ)、交渉力、組織力、知識、企画力、理解力、計画性、チームワークなどが評価されます。




◆コンピテンシー評価


 コンピテンシーというのは、本記事でも度々登場していますので、継続して読んでくださっている方にはお分かりになると思いますが、「成功を再現させる力」です。上記の「能力」を組み合わせて発揮させる経緯を評価します。

■自己評価の報告書は全力で書く


業績評価については、過去に何度も書いてきましたので、本稿では省略します。
また情意評価は、かなり上司の主観が入るのでこれも省略します。

能力評価は、上記の説明のところで書いたように、個別のポイントは非常に多岐にわたります。
これらはこういう記事を読まれているあなたならきっとどんなものかはわかるでしょう。

でも、これらが「私は他の社員と比べて高いです」とアピールをするためにはどうすればいいでしょうか。

自己評価報告書(自己申告書)はそれほど長い文章はかけません。だからこれらを簡潔に述べる必要があるわけです。
上司にとっても、あなたのことを隅から隅までわかっているわけではないので、この自己申告書を元に、普段の上司が知る範囲の行動にもとづいて評価をします。

ですので、自己申告書に何を書くかはすごく重要なんです。

■自己申告書は最重要かつ最優先事項


ところが、仕事が期末で忙しいのに、こんな報告書も書かないといけないとなると意外とみんな「いい加減」に書いてくる人が多いです。
毎年報告形式が変わるわけではないのに、直前になってチョコチョコっと書いて、それで期末面談に臨んでいる人が多いという印象を受けます。

なんでそれがわかるかというと、「誤字脱字」と「文章構成」です。

誤字脱字があると「読み返してない」のがまるわかりです。1〜2箇所程度ならまぁご愛嬌とも言えますが、何箇所もあると、上司としては読まされるのが嫌になります。
また、文章構成が稚拙なのもの推敲してないのがわかります。

自分の1年間の仕事の結果を評価してもらうための申告書をなぜ一生懸命作らないのか理解できてませんが、さらっとやっちゃおうと思う人が意外といます。そのほうがスマートでかっこいいと思ってるんだろうか?
人事評価は、サラリーマンにとって最重要事項です。いまのプロジェクトなんか優先順位は人事評価にくらべれば屁みたいなもんです。

さらに上司も上司で、「まぁ評価の話はこのくらいにして…」とか言う上司にあたったことも過去に何度か経験があります。
「いや、これは大切なことなので、最後まで話しをさせてください」と言ったことも…。

だって、それで自分の給料や昇進昇格が決まるんですよ。
何が大事かって、会社で自分がどう評価されるかが一番大事ですよ。そのために人生の大半を費やしているんだから。

■下書きを書き、完成後に3度読み返す


だからまず業績評価を出すときには、評価シートに書く内容はもちろん、上司に「何を話すか」まで、ちゃんと準備しましょう。

準備は下書きを作るところからスタートです。

今年1年を思い出して、
 あの時、こういう苦労があったがこうやって乗り切った
 この人からこんな難題をふっかけられても頑張って結果を出した
 結果にはつながらなかったけど、こんな工夫をした
などなど、1年をとにかく振り返って、上司から評価してほしいことを書き出してください。書き出すときは、トリガになるように1年間の日誌やノートを見直しましょう。その事実ちゃんと説明できるように準備してください。

それから、ここで出たキーイベントや工夫を評価項目ごとにグルーピングしてください。重複があっても問題ありません。

そして、テキストエディタでもWORDでもいいので、それを文章に構成していってください。

書いた文章は、
 簡潔に
 キーポイントを抑えて
 わかりやすく
なっているかを繰り返し確認して下さい。声に出して読むのが一番いいです。

書き上がったと思ったら、2〜3日くらい放置しておきましょう。

そして2〜3日後にもう一度、最初に書きだした今期のイベントや工夫のメモを見ながら、もう一度読み返してください。
多分分かり難いところや、説明になっていないところが発見できます。それを直してください。

さらに1週間くらい放置して、もう一度同じ作業をしてください。
下書きから、もう一度書き直すんです。

それができたら、前に作った文章と比較してみてください。
2つの良いトコどりをして、文章を作りなおしてください。

これでやっと、提出用のシートに書き込めます。

提出用シートに書き込んだら、2〜3日おいてからもう一度読み返してみましょう。

ここまでやれば、今のあなたの力で出来るほぼ完成形の自己申告書ができます。

■まとめ


ちょっとやり方をまとめておきます。

  1.1年を振り返って評価のポイントのイベントや工夫をすべて書き出す
  2.評価項目ごとのの軸にそって、それを分類する
  3.それぞれの評価項目ごとに下書きを作る
  4.2〜3日放置してから、下書きを読み直す
  5.1週間放置する
  6.3〜4の作業を(3〜4を一旦忘れて)もう一度やる
  7.2〜3日放置する
  8.4と6の結果を見なおして合体させる
  9.読みなおして文章を整える

ぜひやってみてください。

最後に、面談に臨むときには、ここで作ったメモを持って行きましょう。
省いた部分も話をするチャンスが有るかもしれませんし、単純に書いてあることを読み上げるより、説得力が出ます。

では、頑張ってください。



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