2019年09月16日

メールはプルシステム1





以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。
このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。

これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。




■メールの処理時間を効率化する


メールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれほど多くはありません。

つまり、読んでも読まなくても結果(自分の成果)に関係ないものに時間を取られるのは、ムダ時間なのですが、

 読まなくてもいいかどうかは読んでみないとわからない

というジレンマがあります。

そこで何とかメールの処理時間を効率化できないかをいろいろ考えてやったのが、

 メールをためないコツ
 メールのGTD?
 メールを2度処理してはいけない
 メール処理のドツボ
 メールの処理

などのテクニックだったのですが、最近さらに進歩させたのでご紹介します。

これをやったことで、メール処理時間は激減。大体1日に1時間以内になりました。

この時間は、最近紹介した

 ManicTime

で測定してます。

こういうので改善効果があったというのがわかるというのはすごく嬉しいですね。

どうやったかというと、メールをプッシュ型からプル型に変えたこと。

簡単に書くと

 ・メールの処理優先順位を機械的に振り分け処理する
 ・その優先順位にしたがって、メールの振り分け処理を手動でする
 ・メールを処理する時間(タイミングと長さ)に制限をつける
 ・機械的にできないものは、相手に機械的に処理できるように依頼する

というやり方です。

ちょっと長文になってしまいましたので、3日にわたってお送りします。




■メールのポップアップを禁止する


今のメールというのは、特定のメールが到着すると、PCの画面上にポップアップが出て、

 メールが来たよ

と知らせてくれるような仕組みがあります。

これが最大のガンです。

こういうポップアップが現れると、つい気になってメールを見に行ってしまいます。
そうすると集中が途切れて、他のことに気を取られたり、メールで未処理のメールを見始めてしまい、今やるべき作業ができなくなってしまいます。

そこで第1にやるべきは

 メールのポップアップを禁止する

という操作。これは当然ながらほとんどのメールソフト(メーラー)で可能です。

■メールをアクションの要否で振り分ける


でも受信したメールはいつかは見ないといけないですね。
そこでメーラ(メールソフト)の振り分け機能で、優先順位を付けます。

 1.上司からのメール
 2.宛先に自分の名前が書いてあるメール
   自分の名前だけだと余計なメールも拾うので、
     (自分の名前)+「様」「さん」「殿」
   など明らかに自分を指しているものをルール化します
 3.自分が直接関係しているプロジェクトのメール
   「重要」「緊急」「至急」などのキーワードがあるもの
 4.自分が直接関係しているプロジェクトのメール
   3以外のメール
 5.庶務担当者からのメール、組織関係のメーリングリストメール
 6.会議案内メール
 7.間接的に自分が関与しているプロジェクトのメール
 8.その他の会社関係メール
 9.登録しているメルマガなどのメール
 10.その他のメール

という具合。上から順に自分がアクションを起こさないといけない確率が高い。
つまり、自分にアクションが必要な順にメールを振り分けるということです。

これをフォルダに振り分けます。

   01_上司メール
     :
     :

このようなフォルダを作り、受信箱にメールが残らないようにします。
もし受信箱にメールが残ったら振り分けルールを随時追加します。また、もし期待する優先順位ではないものを見つけたら、振り分けルールをその場で見直します。

受信箱にメールが残ったり、期待通りに振り分けられなかったりするのは、振り分け処理が不十分だと判断できます。これは機械的にできるメールの処理がまだ効率化できるというバロメータになります。

■メール処理の時間を限定する


メールを見る時間を決めておきます。
これはできたらスケジューラに登録しておくのがいいですが、その日の都合で空き時間にしても構いません。ただし、

 この時間以外は絶対にメールを開かない

と決めておくのが重要。

ちょっと時間があいたりすると、つい「メールでも…」とやり始めて、そうすると次々とメールを呼んで30分たってしまったとかよくあるので、ここが我慢のしどころです。

でメールを見る時間は

  タイマーをかけておく

ようにして、決めた時間内に上記の優先順位に従ってメールを処理していきます。

■つづく…


どうやって処理するかについては、明日ご紹介します。
ちょっと中途半端になってしまいましたが、また明日。



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