2014年05月13日

メールはプルシステム2




以前の記事にも書きましたが、1日に約300〜500件のメールが来ます。
このためかつてはメールをチェックするだけで多い時で1日に3〜4時間かかってました。

これじゃあ、会社にメールを見に来ているのか仕事をしに来ているのかわからない状態になってしまってました。




■メールの処理時間を効率化する


メールというのは、そこに書かれている内容を読んで理解し、それに対してアクションを起こして、今持っている業務を前進させることが目的なのですが、自分が何かしなければならないメールは実際上はそれほど多くはありません。

つまり、読んでも読まなくても結果(自分の成果)に関係ないものに時間を取られるのは、ムダ時間なのですが、

 読まなくてもいいかどうかは読んでみないとわからない

というジレンマがあります。

そこで何とかメールの処理時間を効率化できないかをいろいろ考えてやったのが、

 メールをためないコツ
 メールのGTD?
 メールを2度処理してはいけない
 メール処理のドツボ
 メールの処理

などのテクニックだったのですが、最近さらに進歩させたのでご紹介します。

これをやったことで、メール処理時間は激減。大体1日に1時間以内になりました。

この時間は、最近紹介した

 ManicTime

で測定してます。

こういうので改善効果があったというのがわかるというのはすごく嬉しいですね。

どうやったかというと、メールをプッシュ型からプル型に変えたこと。

簡単に書くと

 ・メールの処理優先順位を機械的に振り分け処理する
 ・その優先順位にしたがって、メールの振り分け処理を手動でする
 ・メールを処理する時間(タイミングと長さ)に制限をつける
 ・機械的にできないものは、相手に機械的に処理できるように依頼する

というやり方です。

ちょっと長文になってしまいましたので、3日にわたってお送りします。
本日はその第2回目をお送りします。




■前に昨日の要約


メールの機械的振り分け処理は、

 ・送信者
 ・宛先
 ・重要度・優先度に関するキーワード
 ・プロジェクト
 
などいろいろなシチュエーションを想定しながら、振り分けルールを作って、処理の優先順位に従ったならびになるようにしたフォルダに振り分けます。

次に、メールを処理する時間を決めます。
これをするときには必ず「カウントダウンタイマ」を使って、時間オーバーしないように管理することです。

■時間内にメールを処理する


先に振り分けた順番にメールを処理(振り分け)していきます。

 ・返信が必要なもの
  返信ボタンを押して、草稿箱に入れておきます
  1〜2分で返信が書けるのであれば速攻で返信
 ・調査やアクションをとった後に返信が要るもの
  メールにフラグを立てておきます(タスクリストに追加する)。メール中に期限が書いてあれば、その前日に。
  期限が書いてなければ、作業時間を見積もってそれをスケジュール帳に登録して置きます。
  登録する際には、メールをそのままタスクリストに貼り付けておくと、後で「何をするんだったっけ?」とならなくて便利です。
  メールは「未完了」のフォルダに移動します。
 ・状況観察が必要なもの
  これは部下宛のメールで部下が作業するべきものなどです。これは状況に応じてフォローが必要になります。
  たとえば、部下が1日以上返事をしなかったら、「あのメールちゃんと返事しろよ」と注意するとか。
  このメールは「経過観察」というフォルダに移動します。
 ・自分に直接関係する業務やプロジェクトの連絡
  既読フォルダに放り込んでおきます。
 ・それ以外
  さっさと削除。ほとんどがこのメールのはずなので、私はメールを読むときはいつも「CTRL+D(削除)」に手をおきながらメールを読んでます。

時間が来たらまだ未読があっても処理は中止。
次の機会までメールは読みません。

ここで大事なのは、メールを見た時点でアクションを起こさないこと。

メールを見るときには、「メールを読む」ことだけに集中しないと、作業の目的を見失ってしまいます。
せっかく時間制限までつけたのに、「作業」をしてしまうと、「作業をしてしまったのでちょっと延長…」とか自分に言い訳をして、「だらだらメール処理」に戻ってしまいますので。



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