2014年07月08日

タスク起票のタイミング




■タスクを起票するタイミング


タスクリスト管理をする上で、結構悩ましいのがタスクを起票するタイミング。

なにかのトリガがタスク起票のタイミングになっているようなものがあります。

たとえば、タスクAが終了したらタスクBが開始条件が成立するというようなものです。
タスクAが終了したら、その結果がうまく行っていればタスクBをして、うまく行っていなかったら、タスクCをしようと思っている時、タスクBとCを起票しておくと、Cをやるべきかどうかは後でわからなくなっちゃう場合も少なくありません(私の記憶力がないだけかもしれませんが)。

また、別の事例としては常備品を使い切ったら、その常備品を買うというようなタスクです。




GTDではこういうもののために、「待ち」というタスクグループがあるのですが、ある時気がついたのは、「待ち」のタスクでやらなくてもいいタスクがいくつも残っている、という状態になってました。

■シャンプーを買う


たとえば卑近な例として「シャンプーを買う」というタスクを考えてみます。

「シャンプーを買う」というタスクは、「今使っているシャンプーが無くなりそうになった」というタイミングで発生します。

「無くなりそうになったら」というのに気がつくのは、シャンプーを持ち上げてみないとわかりません。とすると、往々にして気がつくのは、「なくなった時点」という事になり、これでは手遅れです。
お風呂に入っている時に、なくなったのがわかっても、裸で買いに行くわけにも行きません。

また事前に気がついたとしても、「買いに行く」という行為が出来るだけの余裕が必要です。
つまりなくなる前日に気がついても翌日は残業で遅くなってしまえば、お店はもう閉まっています。そうすると、毎週買い物に行くのであれば、少なくとも1週間前には「シャンプーを買う」タスクが生成されていないといけないわけです。

タスク起票は早い方がいいいって、1年後のシャンプーを買うのもどうでしょう?

さらに、気がついた時にタスクリストに追加できるタイミングがあるかどうかも必要です。

頭を洗っていて気がついたとしても、そこでいきなりノートやスマホを取り出してタスク起票、というわけには行きません。お風呂から出てから書こうと思えば、私のようなニワトリアタマでは、3歩歩いた時点でもう忘却の彼方。




■「シャンプーを買う」タスクを起票する


そこで、シャンプーにバッファを設けます。

詰替え用シャンプーを必ずひとつ買っておくようにするわけです。

シャンプーが無くなったら詰替え用シャンプーを取り出して、お風呂のシャンプーの瓶にいれます。
そして詰替え用の空になった入れ物は捨てずに、洗面台に出しておく。

そうすると、もし忘れてしまっていても、洗面台を使うたびに気が付きます。
気がついたところで「シャンプーを買う」タスクを起票したら、ようやく詰替え用パックはお役御免でゴミ箱行きです。

これなら必要なときにはシャンプーはなくなりませんし、タスク起票漏れもなくなります。
さらに、タスクを起票してからあるバッファー期間があるので、次の買い物のタイミングまで待っても大丈夫になります。

■仕事に応用する


ポイントは

 ・タスクの起票が多少遅れてもいいバッファを用意する
 ・タスク起票を思い出すトリガを作る

ということです。

仕事でもタスクの起票の仕方の工夫をしてみると、確実に起票できるタスク起票ルールが作れそうですね。



■同じテーマの記事

上司にお願いする作業は分解してから渡す

他の部門で、あまり自分の顔が売れてない(認知度が低い)時、何かをお願いしようとすれば、上司の名前を利用することになります。ようは上司に、名前と人脈を貸してください、とお願いする形になります。「××の案内のメールを発信してください」「関係者にトリガになる連絡を出してください」など。こういうときに、文面や宛先などを上司に考えてもらうのは、部下としてはちょっと気が利かないと言われてしまうかも。下書きを作る他人の名前で..

Excelのタブ切り替えをCTRL+TABにする

タブ型ウェブブラウザを使い慣れていると、隣のタブに移動するにはCTRL+TABCTRL+SHIFT+TABって体が覚えてます。ところが、Excel はタブを切り替えるのにCTRL+PageUp/Downを使わないといけません。これがまた押しにくい。何でこんな仕様にしちゃったんだろう?AutoHotKeyでキーを再定義するで、過去記事でも何度か紹介している AutoHotKey。これでブラウザやExcelのタブ切り替え操作を共通化してしまいます。まず..

インターネット履歴を定期的にクリアする

インターネットの閲覧履歴は使っていれば結構な量たまってます。まあ、実害があるわけではないので、放置している事が多いのですが、古い PC をバックグランド処理ように運用していると、どうも気になります。以前の記事で紹介した Glary Utilities で時々消してはいるのですが、どうも 100% クリアはしてくれないようなので、「インターネット オプション」から履歴の削除を自動的に実行できるような UWSC ツールを作ってみました。インターネット履歴を自..

すべては掃除から始まる

私は以前はホコリとともに暮らしているような生活をしていました。とにかく掃除なんて面倒くさいことをしたくない。「ホコリごときで死んだりしないよ」。それが製造系の会社に入ると一変しました。とにかく 5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)を徹底的にやらされるわけです。まあ会社の中でも開発部門だったので、今思うとそれほど厳しくはなかったのですが、当時は「掃除、掃除ってうるさいなあ」と。まあ、「これも給料のうち」なので渋々したがってましたが。その後、なんやかんやあって、..

予定外の仕事を予定するツール

タスク管理をするようになると、今日やるべきタスクがこなしきれないまま1日が終わっちゃうことがあります。見積もり時間が甘すぎて作業中に時間切れになるならまだしも、着手すらできずに1日が終わったときには、なんか「サイテー」な気分になります。予定外の仕事多くの場合、そのタスクの予定必要時間はやれるはずの最小時間です。オーバーするのが普通。こっちにもいろいろ問題はあるのですが、本日のお題は予定外のタスクで消費される時間です。これがどのくらいの割合を占めているか..

PDFから画像を「抽出」する

過去記事で、自炊した本を PDF にしてタブレットで読書していると書いてますが、最近は画像ファイルのままクラウドにおいて、そこで読書するようになりました。画像ファイルの便利なところは、・端末に全部ダウンロードしなくても必要なページだけ閲覧できる・保存が無制限に無料でできる(Google Photoなど一部のサービス)ところでしょうか。過去は PDF が扱いやすかったので、多くの自炊本は PDF にしてましたが、もうほとんど PDF は使わないので、順次 PDF を..




posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座