2014年07月24日

ミーティングチェックリスト


本日は私が使っているミーティング(打ち合わせ)で使うチェックリストを公開します。



■チェックリストは必須


だいたい、「自分は仕事ができる」と勘違いしている人や、「仕事ができるようになりたい」と思っている人はチェックリストというものを使いません。

 全部頭のなかにある

と思っているか、何をチェック(事前準備)するべきかがわかってません。

ミーティングが必要だとおもったからミーティングを開催するのであって、人が何を言うか、どういう結論になるかはやってみないとわからない、程度にしか思っていないようです。

自分の部下にもそういう人がいるのですが、このたぐいの人に「チェックリストを使いなさい」と言っても絶対にやりませんね。なぜチェックリストを使わないといけないのかわかりませんから。

で、そういう人は大体ミーティングの進行が下手です。ヘタというよりもガイドラインがないから時間通りに終わらせたり、結論を出したりできないんですよ。
また、そういう人に限って、「ミーティングが長い」「ムダなミーティングが多い」とか言うんだから困りもの…

ちゃんと事前準備していれば、ほとんどの打ち合わせは30分以内で終われます。




■チェックリストは2つあればいい


ミーティングチェックリストには2つあります。
 ・事前ミーティングチェックリスト
 ・事後ミーティングチェックリスト
です。

以下はテキストで書いてますが、いつもはEXCELに書き出してます。
また、(   )のカッコ内は書き込み用のスペースです。

■事前ミーティングチェックリスト



 □ミーティング表題はなにか(表題:           )
 □出席者で必須の人はだれか
   出席者:
   □出席者の出席意思表明は確認したか
   □出席者に目的・ゴールを連絡したか
 □場所・時間を決めたか
   場所:
   時間:
 □目的はなにか
   目的:(                   )
   例:×××について合意すること
     ×××の対策を決めること
 □ゴール(結論)はなにか
   結論:(                   )
   例:×××について実施計画をつくる日程合意
     ×××の対策アクションと期限が決まっていること
 □ミーティングで使う資料は用意したか
 □ミーティングで使う資料は配布したか
 □議事進行計画
   背景説明:(時間   分)
   議事進行計画説明:(時間 1分)
   テーマ:(  分)(             )
   テーマ:(  分)(             )
   テーマ:(  分)(             )
   まとめ:(  分)(             )
 □発生しうるアクション(宿題事項)と担当者は誰か
        担当 期限   内容
   宿題�@:(  )(  )(           )
   宿題�A:(  )(  )(           )
   宿題�B:(  )(  )(           )
   宿題�C:(  )(  )(           )
  □担当者が出席者でない場合、担当者が認識していること
 □議事録は誰が記録するか。依頼済みか。
   担当:(   )

■事後ミーティングチェックリスト


 □議事録を作成したか
  □決定事項(結論)が独立してわかるように記載されているか
  □宿題の担当者・詳細・期限が明記されているか
  □宿題の結果は受け取ったかチェック
         担当 期限   内容
   □宿題�@:(  )(  )(         )
   □宿題�A:(  )(  )(         )
   □宿題�B:(  )(  )(         )
   □宿題�C:(  )(  )(         )
 □議事録を配布したか
  □出席者
  □関係者(出席しなかった人)
  □責任者
 □次回ミーティングは必要か
  □必要なら計画を作ったか
 ――――以下個人的チェック――――
 □時間計画通りに進められたか
  計画通りに行かなかったとしたら、その原因と対策
  原因:(                   )
  対策:(                   )
 □予測した議事との違いはあるか
  違いがあればその原因
  原因:(                   )

■チェックリストを必須にする


このチェックリストはごくごく基本的なものです。
それぞれの意味は、おそらくこの記事を読んでいる方にはほぼ明確だと思いますので、特段説明はしませんが、きちんと説明すれば本が1冊かけるくらいはありそうですかね?

もしあなたが仕事のプロでありたいのであれば、チェックリストは必須です。
所詮人間は抜け漏れを発生させるものですので。それはロケットを飛ばすのにも、ちょっと外出するにも必須なものだと認識しています。

以下の本によると、手術などでチェックリストを使うようになった場合、医療ミスが激減したそうです。

 あなたはなぜチェックリストを使わないのか
 著者:アトゥール・ガワンデ

また、このチェックリストは以下の本に書いてあったことをベースにして、管理人が勝手に改変したものです。




■参考図書 『先読み力で人を動かす




「『問題発見』や『問題解決』の方法は知ってる。
なのに、思ったように成果を出せないのはなぜ?」

そんなあなたの疑問にこたえるのが本書です。

もう、あなたも気づいているかもしれません。
高速化しているビジネスシーンにおいて、
「問題」への対応力をいくら磨いても、それでは決定的に遅いのです。
あなたに必要なのは、「問題」以前の解決力。
二つのキーワードでご説明しましょう。

一つは「先読み力」。起こりうる問題(出来事)を事前に推測する力のことです。
もう一つは「プロアクティブ」。推測にもとづいて先手で(1歩先に)行動する様子のことです。

「先読み力」で無理・ムダなく推測し、「プロアクティブ」に行動すれば、
常識はずれの残業時間、不要なトラブルに巻き込まれなくなり、
より成果を生み出すための仕事に力を投入することができます。
結果、あなたの思い通りにビジネスをリードすることができます。

本書では、この「先読み力」を鍛える方法を紹介しています。

時間管理、チームマネジメント、ミーティング、お客様との交渉…など、
重要なビジネスシーンにおいてどうすればよいかがわかります。

たとえば、
「あなたが1時間に出すべき価値はいくらか?」
「時間管理は徹底的に実績(アウトプット)にこだわる」
「指示待ち人間ゼロのチームのつくり方」
「漂流ミーティングはホワイトボードで『見える化』する」
「事前ネゴすべき3つのタイプ」
「期待値の『ギャップ』を利用する」
など、「誰にでもできる」ノウハウを凝縮しています。

これらは、外資系IT企業で「役員補佐」を務め、
社内の最優秀プロジェクトに輝いた実績をもつ著者が厳選したものです。

もちろんテクニックだけで人は動かせるものではありません。
精神面(マインド)の充実もあってはじめてビジネスがうまく回せるものです。

リーダーとして忘れてはならない精神である三つのこころ、
「リードするこころ」
「援助するこころ」
「感謝するこころ」
も紹介しています。

ノウハウと精神面の両方を自分のものにすれば、
圧倒的なアウトプット(成果)を生み出すことができます。
さらに、成長を加速することができます。

リーダーに必要な、チームや個人の成長も実現する「先読み力」とは?
その極意の数々を、本書で大公開しています。

※今日から使えるツールフォーマット・ダウンロード特典つき。





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先読み力で人を動かす
著者 :村中剛志

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●本書を引用した記事
 相手の評価を上げる
 会議の予定は多めに入れる
 たたき台を作ると成長できる
 ミーティングチェックリスト

●このテーマの関連図書


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頭のいい段取りの技術

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術






■参考図書 『あなたはなぜチェックリストを使わないのか





立ち読みできます立ち読み可
オバマ大統領も認めた著者が贈る
全米30万部突破のベストセラー書!

「チェックリスト」の作成こそが
危機管理の特効薬だ!

ハリケーン・カトリーナ、ハドソン川の奇跡……。
想定の枠を超えた大災害や大事故に直面した時に人はどう行動したか。
リーマン・ショックを乗り切った投資家の決断とは?
大切なことは人間の限界を認め、他者と協力し、「チェックリスト」には絶対に従うこと。
あなたが同じ失敗を何度も繰り返してしまうのはなぜなのか?
失敗が起きるのは、怠慢のせいでも努力が足りないせいでもない。
「チェックリスト」こそミスという名の病を治療する唯一の処方箋である。

米誌「TIME」で2010年の「世界で最も影響力ある100人」に選出された、
医師でありジャーナリストでもある著者、アトゥール・ガワンデ(Atul Gawande)が提言する
全米ベストセラーとなった「チェックリスト」作成のススメ。

『ヤバい経済学』のレヴィット教授も絶賛!
「チェックリストなんて興味ないと思っていたのに、一気に読んでしまった。
魅力的なエピソードを満載した最高の一冊だ。誇張抜きに私の物事の考え方を一変させてしまった。
こんなに素晴らしい本を読んだのは本当に久しぶりだ」
−−スティーヴン・D・レヴィット





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●本書を引用した記事
 忘れ物をしない方法
 ミーティングチェックリスト
 拾読・通読・精読・考読
 あなたはなぜチェックリストを使わないのか
 仕事効率を上げる基本ルール(ツール編)

●このテーマの関連図書


テンプレート仕事術―日常業務の75%を自動化する

医師は最善を尽くしているか――医療現場の常識を変えた11のエピソード

仕事が効率よくスムーズに進む!事務ミスゼロのチェックリスト50(DO…

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