2014年08月06日

聞かれたことに答える




上司:××の資料はできたの?
部下:○○が必要なのですが、それをご存知の△△さんが出張中でして…

こんな会話をしたことや聞いたことありませんか?




■相手が聞きたいことは何?



この例でいうと、上司が聞いているのはクローズドクエスチョン、つまりYESかNOかで答えられるはずの質問ですが、部下はそれには答えず、まず現在の状態の説明から始めています。

よく小説などに登場するアタマのいい人同士の会話だと、言外に質問があって、さらに言外に答えてみたいなシチュエーションがよくあります。

でも、仕事の上では腹の探り合いみたいなことはしないほうが得策です。

もともとクローズドクエスチョンにしたのは、明快な答えを知りたいからです。
それを曖昧な答えや迂回したような答えは相手のストレスが溜まるだけです。

こんな答えを3回もされると、

 「YESかNOで答えろ。それ以外のことは言うな」

と命令口調になってしまいます。

■まず質問に明確に答える



こうしたケースでは質問者が一番聞きたいことを最初に答えるべきです。
つまり、

上司:××の資料はできたの?
部下:いいえ、できてません

と回答することです。

その上で、「なんで?」と聞かれたら冒頭のように理由を答えればいいです。




■5W1Hには5W1Hで答える



 なぜ    … 理由を答える
 いつ    … 日にちを答える
 どうやって … 手段を答える
   :
   :

あたりまえだと思うかもしれませんが、周囲の人の会話をこういう観点でよく聞いてみてください。
意外と直接答えている人は少ないですよ。それだけ質問者はストレスを抱えながら知りたいことを聞き出そうとしているということです。

■余談:「すみません」は最後に



ちょっと本題とはハズレますが、上司が期限になって「できた?」と聞いた時に、

 「すみません」

と答える人を見かけます。

 「すみません、できてません」

まで答えるのならまだしも、「すみません」だけでは答えになってません。
多くの場合、こういう答え方(質問に答えずに謝罪だけする)は怒りを招くだけで、いい結果を招きません。

もちろん、謝罪は必要ですが、まずは相手の質問に応えるのが先です。



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