2014年08月26日

タスクリストを整理する




やるべきタスクを手帳やノートに書いていることで過去に何度か失敗をしました。

■手帳に書いたタスクリストは実行されない

以前、スマホやタブレットといったITツールがなかった時代は、タスクリストは手帳に書くのが普通でした。今でもビジネス書などでは、「手帳に書け」と書いてある物もありますし、手帳にタスクを書き出すページがあります。

が、タスクが何十件にもなると、「ちょっと時間が空いたから処理してないタスクをやろうか」と思った時に、上から順番に読んでいって、そのタスクがどんなものだったのか思い出さないと手を付けられるのか、短時間で終わるのかが判断できないんですよ。

そうすると、「タスクリストを見直す」というタスクを実行しているのと同じで、ちょっとしたスキマ時間にやろうとしたのが、「見なおしている時間でスキマ時間が終わってしまう」という悲惨なことになります。

そこで、「付箋(ポストイット)作戦」を考えたのですが(これもよくビジネス書にありますね)、これも不十分でした。

■桁外れの結果を出す人は、人が見ていないところで何をしているのか

★P123〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

時間をうまく管理するためには、タスクリストを書き出した後が重要です。
たとえばある日のタスクリストは、「韓国の弁護士とのミーティング」「取引先との打ち合わせ」「前の晩店に置き忘れた携帯をとりに行く」「病院に行って薬を処方してもらう」「ヨーロツパ法人に電話してミーティングのアレンジ」「米国法人の社員にメール」「夕方のフライトでアメリカに移動」といった項目が並んでいました。

このよりうに項目を書き出したら、レイヤーを変えて並べ直します。

たとえば、「韓国の弁護士とのミーティング」「取引先との打ち合わせ」はアジア地域のビジネスに関する仕事です。「病院に行く」「携帯をとりに行く編はプライべート。
「ヨーロッパとのミーティングのアレンジ」は欧州地域のビジネスに関するタスクで……といったように、目的に応じてタスクを分類するのです。

一方、このとき「今の自分にとって最も多くのリソースを割くべき重要な仕事は何か」と考えてみると、実は中期経営計画の策定こそが最優先でした。そのことを認識したうえでもう一度分類した夕スクを見ると、最も重要なはずの中期経営計画に関するタスクがひとつも含まれていないことがわかります。
さらに、「仕事」に割いている時問が長いことがわかると、「運動する時間がまったくとれていないのではないか」という気づさも生まれます。体調管理はいつも私の盲点になっていて、何かと後回しにしてしまいがちです。

このように夕スクを一段上のレイヤーで分類してみると、「やるべきこと」と「時間」の配分がずれている状態が一目瞭然になります。
もちろん、1 週間、1 カ月といった単位で考えて整合性がとれていればかまわないのですが、「ずっとこまごまとしたタスクに追われていて、気がいたら中期経営計画を練る時間をとれないまま1 カ月たってしまった」「根本的に睡眠時問が足りていないのが問題なのに、そこは全く解決されていない」というようなことは往々にして起きがちなものなのです。

鳩山玲人(著) 『桁外れの結果を出す人
――――――――――――――――――――――――――――★


本書に従って、今まではGTDをベースにNextActionのリストにレイヤーを付けてみましょう、となりました。

ところが今度はレイヤーの定義に困るんですよ。

たとえば、重要度で分類していると、短時間で済むものと2時間かかるものがその中に混在することになるわけです。
あるいは期限の近いものとか。

つまり分類要件が MECE の関係にないので、多重に分類をしないといけなくなります。

これは以前、フォルダ分けについて、ファイルの保管(JGrepperと「超」整理法)整理しないで検索するで書いたのと同じで、分類が完全に MECE になっていても、そこに入るファイルやメールは複数個の分類に所属する場合があります。こうなると分類できないんですね。

本書(『桁外れの結果を出す人は、人が見ていないところで何をしているのか』)だと、「プライベート」という分類を作ったとすれば、MECE に作ろうとすれば、「仕事」の2分類になります。ところが「新人歓迎会」はプライベート?、仕事? となってしまいます。
さらに、「買い物」「ほしいもの」みたいな分類があっても、どっちに入れればいいのかはその時の気分次第ですよね。

GTDではさらに、「行き先」(コンテキスト)でまとめておく、などとも書かれていて、一体どうすればいいんだ?と。

■タスクリストはスプレッドシートで管理する

結局、手描きのシステムではこの問題は解決できませんでした。
その時々の都合によって、タスクリストの分類の方法が変わるので、物理的なものは柔軟に対応できないんですね。

もちろん、1日分のタスクリスト程度なら全く問題はありません。よくて10件程度なので、ぱっと見れば全体は把握できますし、日次レビューでだいたい頭に入ってます。
でも長期に渡るようなタスクリストだと、これができないので、やっぱり柔軟なITツールが一番、という結論になりました。

もっとも単純なのはEXCELなどのスプレッドシートアプリを使うこと。

これに

 ・表題
 ・発生日次
 ・期限
 ・分類1(仕事/プライベート)
 ・分類2(コンテキスト)
 ・想定所要時間
 ・親タスク
 ・子タスク
   :
   :
   :

のように書き込んでおいて、必要に応じてその列でソートしなおせば、簡単に必要なタスクが抽出できます。

EXCELは有償なのですが、Android端末を持って見える方ならGoogle APPS君が助けてくれます。
フリーのスプレッドシートアプリもあります。

スプレッドシートなので、追加や変更、挿入・削除も自由自在です。

もちろん、タスク管理アプリでも簡単にできるものが多いですが、PCとスマホで同期させながらやろうとすると両方に対応したアプリが必要で、有償のものが多くなってしまいますし、データのクラウド対応も必要ですが、あまりあちこちに個人情報を起きたくないですよね(どこかにおかなければいけないとしても)。
それなら、無償で自由度が高い(いくらでも分類項目を追加できる)スプレッドシートのほうが簡単でした。使い方を覚える必要もありませんしね。

ちょっとマクロが作れる人なら、時刻アラームを発報させたり、締め切りメールを出すこともそれほど難しくはありません。

■適材適所

だからと言って、全てをスプレッドシートで管理しているわけではありません。

 ・ゴールや作業ボリュームが「1ヶ月以上」のものやちょっと長期のプロジェクトはマインドマップ
 ・それ未満なものはスプレッドシート
 ・今日やることは、付箋+ノート

のように使い分けてます。

色々やってみて、これが一番扱いやすいです(現時点)。



■参考図書 『桁外れの結果を出す人

34歳ときに三菱商事からサンリオに入社した鳩山氏。
海外でのライセンス事業に注力した結果、欧米での収入が大きく伸びたことで(営業利益
の90%以上は海外)、会社の営業利益は5年で約3倍、時価総額は約7倍に。
その実績をかわれ、2013年6月には39歳にして、DeNAの社外取締役に抜擢。
鳩山氏は一体、どのようにして桁外れの結果を出し続けているのか。
その秘訣を具体的に伝授。

*********************************
これをやるか、やらないかで
3カ月後に大きな差がつく!

第1章 桁外れの結果を出す人は、人が見ていないところで何をしているのか
第2章 不安をうまく利用するから、結果が出せる
第3章 人間関係をおろそかにすると、どんな努力も無駄になる
第4章 今の時間の使い方が、3カ月後の仕事の実績を左右する
第5章 現状に満足した瞬間、成長はストップする
第6章 私が新人の頃から徹底してきた仕事の基本




◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

桁外れの結果を出す人
著者 :鳩山玲人

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●本書を引用した記事
 コピーを頼まれたら成長するチャンス
 タスクリストを整理する

●このテーマの関連図書


世界中のエリートの働き方を1冊にまとめてみた:グローバルエリートは見た!投資銀行、コンサル、資産運用会社、プライベート・エクイティ、MBAで学んだ15の仕事の極意、そしてプライベートの真実

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