2014年10月07日

予定をチェックすると効率が上がる




仕事をする上で事前にシミュレーションをしておくとスムーズに進むことが少なくありません。

■作業のシミュレーション

何かのタスクをしようとした時に、「とりあえず手を付けることから始める」というのはあまりやりたくない仕事やその先が見えない仕事では有効ですが、ある程度全体像を見ておくと効率的に進められます。

たとえば料理をつくるときに

 ・サラダ
 ・味噌汁
 ・野菜炒め

を作ろうとしたとしましょう。まず冷蔵庫からトマトとレタスを取り出して、それを洗って切る。で、その後盛りつけてサラダの出来上がり。あ、ドレッシングも作らなきゃ。そうだ、トマトは皮をむかなきゃ…。とやっていると効率が悪くなります。

鍋2つに水を入れて火を付け、ひとつはトマトの皮むきようのお湯、もうひとつは味噌汁ようにだしを入れておき、それから冷蔵庫からトマト、レタス、人参、キャベツ、ピーマン、モヤシを取り出して、ボウルを3つ用意して、これらをどんどん切りながらボウルに取り分けていく。そうしているうちに湯が沸くので、トマトをサッと湯通しして皮をむく…。

とやると効率が良くなります。

このときの違いは、いきなり作業を始めるのではなく、作るものから逆算して必要な細かな作業に分解して、それを待ち時間や作業内容ごとに整理していることです。

このためには、ひとつづつの作業が細かく分解されていないとできません。この分解に必要なのがシミュレーションですね。
脳内で一度すべての作業をするんです。実際に作業するより圧倒的に早くなるのと、ひと通りの作業を思い浮かべるので、あとで、「あ、フライパンがない!」なんてことになりません。
※実際にフライパンがない家はないでしょうけど…。

■ちょっとした空き時間を活用する

ちょっとした空き時間があれば、脳内シミュレーションは簡単にできます。1分もあれば十分(内容にもよりますが…)。

そしてこのシミュレーションの効果は絶大です。単なるシミュレーションでなくとも、そのタスクについて思い巡らせるだけでも、いろいろなことに気が付きます。

お昼の食事をしながら、午後からの予定を眺めるなんてことは簡単ですよね。

  ○○○の会議があるなら、ここでの今日の議題は×××だから、こんな発言が必要だな…
  ×××のレポートを書くのか。その時には▲▲▲の資料が必要だな。□□□さんに所感を聞いておかなくちゃ

などと思いを馳せるわけですね。可能ならメモをすることがオススメです。

通勤時間にちょっと今日の予定を見て、今日のタスクと会議をゆっくり復唱してみると、いろいろそこから発想が広がります。
人間の頭はそういうふうに何かのキーワードを与えると勝手にいろいろ考え始めるみたいです。

■予定について考える瞬間を作る

すべての作業には、そのことについて考える(思い浮かべる)瞬間があります。その瞬間を意図的に作るわけです。

以下の様なタイミングがオススメ

 ・朝出勤時に1日の予定(タスクや会議)をチェックする
 ・タスクを始める前に1分間だけそのタスクに必要な要素を挙げてみる
 ・会議への移動中にその会議で自分がカッコ良く発言している様子を思いかべる。何を発言しているか?
 ・10時、お昼、3時の休憩時に残りの予定を復唱する
 ・退社時に机の上にあるものを復唱する。
 ・帰宅時に帰宅後の予定を復唱する
 ・買い物に出かけるときに、車に乗ってから買うものリストを復唱する

復唱という単語を多用してますが、頭で考えるだけではなく、言葉にしてだすとより鮮明に考えられるみたいです。

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