2018年08月27日

議事録をつけると仕事力がアップする





議事録って簡単そうに見えるのですが、仕事の基本的なスキルなので、比較してみると、仕事が出来る人出来ない人では歴然と差があります。

私の部門では、議事録を書くことで仕事力のトレーニングをするよう推奨してます。




■議事録は新人の仕事


大抵の場合、議事録係はその会議で一番若い人か、居なければ新人の仕事です。
これはOJTを兼ねており、

 ・人の話のポイントを要約する
 ・その議題になっている業務を理解する
 ・PCへの入力速度を早くする
 ・決定事項と単なる話題を見分ける
 ・情報を整理する

をトレーニングしていることになります。

ただし、入力したものをプロジェクタに表示しておかないと、指摘ができない(後だと忘れてしまう)ので、議事進行用のプロジェクタと議事録表示用のプロジェクタの2つを会議室においてあります。
と言っても、すべてのミーティングスペースに2つプロジェクタを買うことは予算上難しいので、使わなくなった古いモニタがおいてあるだけの場合も多いですが。

■会議のポイントをかけるようにする


会議の目的は、議事録そのものであることはありません。

打ち合わせをして、何かを決定することです。意思決定の場合もありますし、次のアクションであることもあります。
その情報の共有が1日遅れ、2日遅れでは仕事のスピードは上がりません。また決定事項も何かに書かれていなければ忘れてしまいます。

ウチの会社では、特別な理由がない限り、事務用PCは全員ノートPCです。さらにすべての打ち合わせスペースには有線LANが引っ張ってあり、無線LANもそれなりの品質で受信できるように環境整備をしています。
つまり、議事を取るのに困ることはありません。

ただし、すべての発言を記録しようとすると、よほどのスピードでPCを操作できないと破綻してしまいます。
したがって、
 ・決定事項
 ・決定事項の理由
この2つを優先的に記録するように議事録係の教育をする必要があるわけです。と、言っても議長が議事進行中に議事録をチェックして、抜けているようなら「ここは記録しろよ」とか言うだけですが。

さらに、単なるテキストなので、だらだら書くと、どこが決定事項で、どこがアクションなのかがわからなくなってしまいます。
つまり、見やすくする工夫が必要なんです。




■若手の教育にうってつけ



これだけで新人をはじめとする若い人に、リアルタイムに人の話を要約するスキルがついてきます。

もし、あなたが人の教育を任されているなら、あなたの参加する会議に連れて行って、議事録を取らせてみてはいかがでしょう?
きっと基本的な仕事力がアップしますよ。

一番いいのは、教育するあなたが議事録を作り、同じ議事録を新人に取らせてみることです。
そして2つを比べて、なぜこういう議事録になったのかを比較検討してみるといいでしょう。



■同じテーマの記事

自分を変える教室2

本日はビジネス書のご紹介。有名な本なのですでに読んだ方も多いのではないでしょうか。本書は「ちょっとモチベーションが下がっている」と感じた時に目次を眺めて、気になる所読んでみたりしてます。そうすると「うん、そうだよな」と思ってちょっとだけやる気が復活してきます。つまり、1回だけ読んで「ふ〜ん。ちょっとお勉強になった」と満足に浸るような種類のビジネス書ではなく、時々読み返してみて、「今自分がぶつかっている問題はこういうことなんだ」と..

会議のテーマ

「会議が多すぎて仕事が進まない」古今東西、サラリーマンの悩みのひとつなのかもしれません。今日は効率的に会議に出るためのヒント。スケジュールを2段に分ける手帳に時間ごとに会議の計画やタスクを書き出して見える方も多いと思います。私の場合は、会社ではアウトルックをスケジュール管理システムとして使っているので、朝出勤したら、アウトルックで今日1日の計画を印刷して持ち歩いてます。スケジュール帳でもそうですが大体の場合は右側に時間が30分〜1時間単位で書いてあって..

リーダーになれないなら事務局になる

リーダーになりたくてもなれない年齢が30台になってくると、何かと他の人達の取りまとめを頼まれる機会が多くなります。多くの管理職は、次の管理職を育成する義務があるので、管理職候補としてまずはなにかの小さなプロジェクトをやって、マネジメント能力やリーダーシップ能力を見ようとします。その結果、ある程度の年齢になると、取りまとめ役を頂戴する機会が増えるわけです。ところが、少人数のグループだと不幸なことが起きます。若い人が入ってこないの..

「自分も賛成です」で終わらせない

「この人、できる」と思わせるコツのひとつに、「知識があると思わせる」「鋭い指摘をする」という方法があります。これに使う知識や見識は別記事で時々書いているように、読書や上司の視点で考えるなどのトレーニングで身についていきますが、どんなにトレーニングをしようとそれを使わなければあるかどうかはわからないんですね。使わなければ、「無能だ」と思われてしまいます。社会人になると、学生時代の実力試験のような評価するための確認がなくなるので、「知識がある」とか「知識がない..

手書きノートやメモ帳に文章を書いてはいけない

過去記事で何度か紹介していますが、私はテキストファイルに日誌や議事メモを付けてます。当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。ノートに書いても検索できないよく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。特に営業さんにこういう人が多いような気がします。手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手..

ジャンプリストとショートカット

目的のファイルを素早くひらく方法会社で他の人のPCをみたりすると、よく見かけるのは、デスクトップにおかれた山のようなショートカット。数十個もデスクトップの壁紙が見えないほど並んでます。なかには、ショートカットが入りきらないので、デスクトップショートカットをスクロールできるようにして、スクロールしながらショートカットを探してたりします。まぁ、それでも、本体のあるフォルダを探しまわるよりもいいのかもしれませんが、「ん〜。残念!」とも…。ちなみに、(自慢ですが)私はデスク..




posted by 管理人 at 04:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座