2014年10月22日

失敗は正確に報告する


本記事は『影響力の武器実践編―「イエス!」を引き出す50の秘訣』を参考にして書きました。詳しく知りたい方は、本書を参考にしてください。

仕事をしていれば、いろいろミスや失敗をしますね。
失敗をしたら上司に報告しなければいけません。

時々勘違いして「上司も忙しいし、このくらいのミスなら報告するまでもないか」と判断する人がいます。



■失敗の3つの誤り


この人は3つの誤りを犯してます。

 ・失敗をしたことそのもの
 ・失敗に対する状況判断
 ・上司が知りたいことの判断

もし、失敗をしても誰にも知られることなく、なかったことにできるなら上司に報告しなくても問題ありません。しかし、仕事であれば何かしら関係者がいるはずで、その関係者はその人が失敗したことを知ってます。影響した人がいれば、影響を受けた人と失敗した本人の考えている影響度は当然異なります。失敗した本人が「大したことない」と判断しても、実はビジネスに「大したことがある」かもしれないのです。

そうなったら、結局は失敗した人の上司に連絡が入ります。上司にとっては青天の霹靂、面目丸つぶれです。

結果、失敗した人は上司から責められ、評価を下げられる結果になります。

失敗を防ぐとことはできません。何かをすれば何かの問題が起きるのは当然です。
しかし、後半の2つの状況判断の失敗は防ぐことができた失敗です。

■失敗の報告方法


失敗に気がついた時には、取りも直さずまず上司に報告です。
対策は時間が経つと被害が広がる可能性があれば、報告前に暫定策を打ち、関係者に注意をする旨連絡するべきですが、被害が拡大する可能性がないと判断したら、とにかく最速でするべきは上司への報告です。

このとき、何を報告するかというと

 ・失敗の具体的内容(あるべき姿と現状)
 ・被害を受ける可能性のある人、または実際に被害を受けた人
 ・被害の具体的事実
 ・暫定策の案

です。これを簡潔に述べられるように手元にメモをして報告してください。
報告は口頭報告が基本。

メールなどの文章では緊迫感が伝わりません。失敗した人がどれほど「しまった!!」と思っているかは、それがどれほど緊急であると認識しているかの行動によって伝わります。

ただし、上司が席にいない時に、電話で報告してくる人がいますが、これは要注意。
上司はもっと大切な会議をしている可能性や、あまりおおっぴらにその失敗を関係者に知られたくない場合があるからです。

上司の予定表をチェックして、いつ頃席に戻るかを確認して、席に戻ったタイミングを見計らうのがベストです。
もちろん、事態が急を要すると思われるときには、電話で「実は××で失敗をしまして、いま報告させて頂いていいでしょうか?」と前置きしてから、了解が貰えたら最大限に簡潔に話し始めましょう。その後、上司が席に戻った時にすぐに席まで出向いて、「先程はすみませんでした。もう少し詳細に報告します」と報告をしましょう。




■事実を客観的に正確に


この報告においては、内容は事実に基づいて客観的に報告しないといけません。
過小評価したようないいかた(「多少」「ちょっと」「すこし」)は絶対にNGです。

「すこし」とは、どれだけ少しなのか、10回に1回なのか、100回に1回なのかを数字で明確に示さないといけません。
あとで被害が拡大したり、事実を上司が聞いた時に「報告と違う」という事にならないようにしてください。

報告する本人は「大したことない」と思っていると、どうしても被害を小さく見えるような物言いをしがちです。
被害の大きさは上司が判断するべきもので、問題を起こした人がするべきものではありません。

 事実だけを
 客観的に
 正確に
 迅速に

報告することが大切です。



■参考図書 『影響力の武器実践編―「イエス!」を引き出す50の秘訣

人が「イエス」という仕組みを心理学を使って科学的に分析し、実際に応用可能なレベルにまで高めた本。
社会心理学者の口バート・ B ・チャルディーニ氏は、宗教や悪質なセールス、募金の勧誘、広告主などありとあらゆる「承諾誘導」の専門家の手口を研究し、彼らの手口は基本的に 6 つの力テゴリーに分類できることをつきとめた。心理学の専門書であるが、ビジネスからプライべートまでその応用範囲は極めて広い。
現在の心理学を応用した仕事術、交渉術、会話術などの本のほとんどすべてがこの本に書かれている。




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著者 :ロバート・B・チャルディーニ

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●関連 Web
 影響力の武器:なぜ、人は動かされるのか』の[第三版] - マインドマップ的読書感想文
 影響力の使い方講座 - ダイレクト出版
 影響力の武器とは?説得するときにはこれ - DCC用語集
 影響力の法則 影響力の武器 - YouTube
 影響力の武器:マネジャーとしての影響力は、どうすれば発揮できるのか?-Bizトレンド

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