2014年10月28日

ステップフォルダ(ステップファイル)で進捗を見える化する




■ステップファイル

これは

 『すべては「単純に!」でうまくいく

という本に書いてあった方法です。

あるステップに従って仕事をこなすときに、そのステップごとに独立した色のクリアファイルに書類を入れ、複数の書類で同じステップのものをまとめて処理できるようにすることと、どこまで進んでいるかを簡単にわかるようにする仕掛けです。

複数の仕事が平行して走るような場合に、間違が少なく時間にやれるようにするすごくいい方法だと思ってます。

ステップファイルについての詳細は

 ステップファイル〜サラヒン:サラリーマンの仕事のヒント
 http://sarahin.seesaa.net/article/369293573.html

で書きましたので、ご参照ください。

本日は、このステップファイルをPC上で再現する方法。これを「ステップフォルダ」と呼んでます。

■ステップ業務

「ステップフォルダ」にしろ、「ステップファイル」にしろ、このやり方が使えるのは、同じ業務ルールで実際のタスク(仕事)が複数同時並行するような業務です。

たとえば月末の伝票処理。

まず、月末までに、支払った伝票と金額をまとめておきますよね。それから月末に支払い費目を整理して、支払先ごとにまとめて発注。さらに部門の予算管理実績に追加。納品を確認したら、実際の支払処理をするような場合。これをリスト化すると

 購入予定立案
 購入
 納品確認(検収)
 支払い
 予算実績反映

というステップを踏むわけですね。ステップファイルでは、これをステップごとにまとめて一括処理できるような仕組みとして作らています。

これは同じ業務を一気にやれるので、業務の効率が劇的に改善します。

■PCで実現する

ただ、この方法は、伝票や書類がある等の物理媒体があることが前提で、電子データについてはちょっと実現できません。

同じことをやるには、ステップフォルダというフォルダを使ってます。

つまり、上記のような例で言うと

 購入予定立案
 購入
 納品確認(検収)
 支払い
 予算実績反映

というフォルダを作ってしまいます。

そこに、「机の購入」なら、「机の購入」というフォルダを下に作って、最初は「購入予定立案」のしたに放り込んでおきます。

最初は
  
 購入予定立案
   +机の購入
 購入
 納品確認(検収)
 支払い
 予算実績反映

という状態になるわけ。

そこで、机の選定・業者の確定、見積が取れたら、業者に発注します。
そうしたら、「机の購入」フォルダを移動します。

 購入予定立案
 購入
   +机の購入
 納品確認(検収)
 支払い
 予算実績反映

こんな状態にするわけ。

こうして一つづつ進めていくと、複数のタスク(業務)が同時並行で走っていても、次に何をするかは明白な状態で進められるわけですね。

それぞれの下に別記事で紹介した「やることリスト&注意事項リスト」をおいておけば完璧です。




■参考図書 『すべては「単純に!」でうまくいく

どうしてあなたは、単純なことを複雑に考えてしまうのか...。モノ、金、人、自分自身をシンプルにすれば、ストレスがみるみる消えて、仕事も人生もとてもラク。人生をすっきり生きるための33の方法。

Google Books でほんの一部を読むことができます。
Google Books




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すべては「単純に!」でうまくいく
著者 :ローター・J.ザイヴァート

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●関連 Web
 Google Books
 ビジネス選書サマリー

●本書を引用した記事
 クラウドノートは移動させて使う
 メールは一往復半で完了する
 経験のない業務に素早く習熟する方法
 ステップフォルダ(ステップファイル)で進捗を見える化する
 予算管理とは突発費用に対応できること
 ステップファイル
 時間を見える化する
 感情知能

●このテーマの関連図書


「幸せ時間」ですべてうまくいく!

減らす技術ThePowerofLESS

愛こそ「単純に!」でうまくいく

偶然のチカラ(集英社新書412C)

思考のボトルネックを解除しよう!

だから片づかない。なのに時間がない。「だらしない自分」を変える7つのステップ





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posted by 管理人 at 00:00| Comment(2) | TrackBack(0) | PCアプリ | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
いつも記事を楽しく拝見してます。
別の記事、「分類してはいけない」と合わせてフォルダの作り方を真似てやって見るようにしたら、なんだかファイルがすぐに見つかるようになりました。いままで、分類をしては探しまわっていたのがスッキリしたような気がします。

ありがとうございます。
これからもよろしくお願いします。
Posted by koumei032 at 2014年11月03日 10:36
koumei032 さん。コメントありがとうございます。
お役に立てたみたいで幸いです。

一昔前のPCと比べると、今のPCは機能も性能も非常に高くて、人間がやるのに比べて非常にコストが安くなってます。せっかくあるものなので徹底的に使わなくちゃ損!ですね。
また他のヒントがあればご紹介します。

今後ともよろしくお願いします。
Posted by 管理人 at 2014年11月08日 15:10
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