2014年10月30日

経験のない業務に素早く習熟する方法





■業務が増えた


職場が変わったり、人員の入れ替えが合ったりすると、今まで経験のない仕事の担当になったりすることがありますよね。

そういう時に困りモノなのは、「どうやったらいいかわからないし、教えてももらえない」ということがちょくちょく。

■実際の仕事を優先する


本来であれば、業務の引き継ぎは、「手順書(業務指示書)」があるのが最善ですし、それが業務を指示する側としての義務なのでしょうけど、普通の会社では結構ない場合があります。
だからといって、手順書をわざわざ作っていたら実際の業務が回りませんので、まずは仕事をこなすことを優先せざるを得ません。

で、結局なれてしまえば手順書はいらなくなって、結局永遠に作られないまま…。

新しい仕事でさらにきちんと引き継ぎ資料もないと、どうしても手探りでやり方を考えていかないといけないので、なかなか素早く進められませんね。

いままで他の仕事をやった経験からすると効率が悪いことこの上ない。そのうえ、失敗もし易いので、「これ違ってるだろ!」と怒られることも。

 そんなの、教えてもらってない!

といっても、「それはお前の仕事だろう」と言われてチョン。




■品質が優先、効率はあとから


まず意識の問題として、仕事の品質が悪ければ、何度もやり直しになったり、仕事の結果そのものが受け入れてもらえない事態になりますので、品質を上げることを優先すると考えたほうがいいです。

そのために私がやったのは、

 ・やることリスト
 ・注意事項チェックリスト
 ・ステップファイル

が主なものです。


■やることリスト


これは、前任者が話してくれた概要を書き並べたものです。
今ならyuhuyuhu0708さんの頭のなかにあるレベルのもので十分ですので、それを時系列にそって書き出しておきます。5分も掛ける必要がないくらいで書いておきます。

次に、実際にやるときに、このリストに従ってやっていきます。例外などがあれば気付くたびごとに、そこにコメントを追加していきます。
10回もやると結構しっかりした作業手順書になります。

私は、PC操作が多いので、PCでテキストファイル作り、デスクトップショートカットを作って、そこにどんどん書きこんでいきました。Excelなど使うと綺麗に整形できるのですが、テキストファイルの方がレスポンスが早くてストレスにならないので。
行頭記号で
 ● :やること
 □ :チェック、確認項目(後述)
 ■ :ステップ名称
 ・ :コメント、注意事項、例外
みたいに表現してました。上下関係があるものは「空白文字」で段付して。

このファイルへのショートカットをデスクトップにおくと、キーボードショートカットが登録できます。たとえば、CTRL+ALT+Jなどでワンアクションでこのリストが開くように設定できます。
これで、思いついた瞬間にファイルを開いて編集できるようになります。
Windowsだとキーボードショートカットが付けられるのは、デスクトップにおいた時と、スタートメニューにおいた時だけみたいなので、デスクトップがゴチャゴチャして嫌なときは、スタートメニューのちょっと階層の深いところに置くとじゃまになりません。

■注意事項チェックリスト


これも上記のやることリストに追記していくのですが、これは「やること」ではなく主に「やってはいけないこと」を書きます。

これの追記タイミングは、「失敗(ミス)した時」です。

失敗して怒られた時でも、単に「すみません」だけではなく、再発防止のための姿勢を見せれば、あまりしつこく追求されることも少ないみたいです。
そして実際にチェックリストに書いてあれば、次からは事前にチェックできるようになりますので、失敗はだんだんと減っていきます。

上記2つが新しい仕事を覚えるために私がやった方法なのですが、手戻りが少なくなる分、仕事も早く、正確になります。逆にこれらのことを頭のなかだけでやろうとすると、抜け漏れがでたり、抜け漏れを心配するあまり2重チェックをしたりして効率が上がりません。
ただし、一気に作れるわけではないので、紆余曲折をしながら徐々にしか良くなっていきません。

一気に改善する特効薬ではないですが、最終的には、次の引き継ぎの時にも使える業務手順書にもなりますので、作ってみてください。

■ステップファイル


これは

 『すべては「単純に!」でうまくいく
 
という本に書いてあった方法です。

この方法をPCにも応用しています。
長くなったので、これについては別記事で。




■参考図書 『すべては「単純に!」でうまくいく





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どうしてあなたは、単純なことを複雑に考えてしまうのか...。モノ、金、人、自分自身をシンプルにすれば、ストレスがみるみる消えて、仕事も人生もとてもラク。人生をすっきり生きるための33の方法。

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●関連 Web
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 ビジネス選書サマリー

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 クラウドノートは移動させて使う
 メールは一往復半で完了する
 やることリストとやらないことリスト
 フェニックスチェックリスト:適切な質問は発想力を刺激する
 経験のない業務に素早く習熟する方法
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●このテーマの関連図書


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