2015年02月16日

つまらない会議から抜け出す方法



今日は「会議術」の紹介ですが、

 どうやって会議をうまく進めるか

ではなく、

 どうやって会議から逃げ出すか

というテーマです。




■つまらない会議


会議というのは、時間は取られるし、仕事は進まないし、ロクなことはありません。
特に、上司から出席するように強制される進捗報告会議

どうせ何を言っても、ご指導が入るだけだし、自分がタッチしていないプロジェクトなんて大した興味はないので、よっぽどメールを見るなどの内職をしていたいのですが、「会議に集中しろ!」とか起こられるのも嫌なので、まじめに人の話を聞くふりをしつつ、「そうだ、今夜は×××と飲みに行こう。どこがいいかな〜」などと考えてたりして。

会議の効率化をするのなら、真っ先に削減対象にしたい会議ですね。

■インバスケット思考


以前の記事

インバスケットを学ぶ
インバスケット思考

でご紹介したインバスケットを使った『最強の主張突破力が身につく会議インバスケット』という本に、余談としてこんなことが紹介されてました。




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ここで会議からうまく脱出する方法をご紹介しましょう。
それは、次の予定を入れておくことです。

これは会議を脱出する正攻法とも言える手法です。

会議予定時間より少し後に予定を入れておくと、会議終了時間になれば「次の予定がありますので…」と低姿勢で逃げることが出来ます。ただし、この予定は会議を切り上げて抜け出せる正当なものでなければなりません。

「次の仕事があるので」と言うと、「お前だけがずるい」と足を引っ張られます。

ですから、緊急度が高く、かつ、今やっている会議より重要性の高い案件を入れなければなりません。

一番お勧めは「会議」です。会議の後に会議を入れる、これは鉄板です。

え? そんな会議はない?
それなら作ればいいのです。何かの打ち合わせなどを10分くらい入れるだけで立派な逃げ道を作ることが出来ます。

他には、お取引先との打ち合わせや訪問などを入れておくといいでしょう。
社内の会議に勝てる用件としては、内部用件ではなく、外部用件のほうが有利でしょう。

さらに裏わざとして、所定の時間より長くなった場合に社内の誰かから電話をしてもらって、呼び出してもらう手もあります。こちらはフェアではありませんので使うつかどうつかは、あなた次第とい争つことにしておきます。

どちらにしても、予定があるということを事前に議長や進行役に伝えておくことが必要になります。だから、逃げ道は計画的に用意してほしいのです。

鳥原隆志(著) 『最強の主張突破力が身につく会議インバスケット
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■嫌な会議から逃げ出す方法


ネットでググってみても、こういうテーマでまとめた情報って意外と少ないですね。ネットで「つまらない会議 脱出 方法」でググるとこれしか見当たりませんでした(探し方が悪いだけだと思いますが)。

 「携帯の擬似着信や誰かから電話をかけてもらう」

この方法しか皆さん使ってないのだろうか?

とすると私のやり方がちょっと特殊かもしれませんが、他にもいくつか方法があります。

●電話作戦
これはネットで簡単に見つかるので、特に説明も必要が無いですね。

ただし、注意すべきは、事前に共犯者を作る必要が有ることと、その共犯者が、忙しければ、忘れられる危険があること。擬似着信を使う場合でも、その会議が実はつまらなかったとあとで思っても手遅れなこと。

もう一つは、もし荷物(メモ帳など)があるときに、それを片付けて部屋を出れば、脱出する気まんまんなのがバレバレ。つまり、人質(物質?)をおいておかないといけなくなること。あとで戻ってこないといけません。

●次の予定作戦
本書『最強の主張突破力が身につく会議インバスケット』でも紹介されている次の予定を入れておき、議長に××分後に次の予定があるので抜ける旨事前に行っておく方法です。

これも事前準備が必要あのですが、上司主催の場合には使いにくいですね。「オレの話より重要な事ってなんだよ!?」みたいに思われると損なので。

優先順位の高い予定(部門間会議、品質問題対策会議、顧客とのミーティング)を使わないといけないのが難点。

●加速装置作戦
進捗会議などでは使えませんが、何かの議論があるときには、その議論の結論を早々に出してしまうように会議を誘導する方法です。

その会議の出席者の中で、自分の持つ影響力が高く無いと成功しませんが、私が最も多用するのはこの作戦。「じゃぁ、○○○ということですね」みたいにとっととまとめてしまう。
話の長い人も、話の腰を折って「あなたの言っていることは○○○でいいですね?」というクローズド質問のフォローを入れてしまうと、会議時間は短くなります。

●面白くする作戦
滅多に使えませんが、人間は自分が積極的に関わると、「面白い」と感じるようになります。
つまり、「つまらない会議」ではなくしてしまえば、1時間や2時間の会議は気になりません。

積極的にどんどん発言しましょう。

●「知らんもんね」作戦
大勢の会議でしか使えませんが、部門進捗会議などでは結構使えます(参加者が多いので)。

入口のそばに陣取って、会議がある程度進んだところで、

 議長に目配せで「すみません」ってしながら退席してしまう

という方法です。

会議の途中なら、議長は「おい、待てよ」みたいにいうと、ファシリテーションが崩れるので、あまり言いません。「え?」と思っているうちにとっとと抜けだしてしまいます。
議長が上司なら、上司は多分話に夢中になっているでしょうし、入り口とは反対側のプロジェクタを見ていますので、気がつかないということも。

ただし、上司に対して、敬意を払っているという行動ではないので、あとで「あいつ〜〜」と思われても知りません。

●不参加作戦
つまらないことが会議が始まる前から明らかな場合、一番確実な方法がこれ。

ついうっかり忘れたふりをして、無視しちゃいましょう。

この「うっかり」というのが大事。最初から出る気がなかったなんてバレたら心証を悪くしますので。
ただし、「会議、始めるよ」って電話がかかってきてしまったら、諦めて出席してください。




■参考図書 『最強の主張突破力が身につく会議インバスケット





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●関連 Web
 株式会社インバスケット研究所公式ホームページ
 個人向けインバスケット情報サイト「インバス!」
 インバスケットメールマガジン

●本書を引用した記事
 インバスケット思考:サラヒン 〜 サラリーマンの仕事のヒント
 インバスケットを学ぶ1: サラヒン 〜 サラリーマンの仕事のヒント
 つまらない会議から抜け出す方法
 会議室の椅子を交換する
 謝るなら限定的謝罪をしなさい
 あふれるコップの水を拭いても無駄
 次のステップを勉強しなさい
 真逆を考える
 あなたの問題を解決しましょう
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●関連図書
 一瞬で正しい判断ができる インバスケット実践トレーニング
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