2018年04月30日

使いまわし議事録:使いまわす時のポイント





使いまわし議事録のポイントは、

 ・1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること
 ・議論の経緯は 日付 を入れて時系列が分かるようにすること
 ・結論が出た時には、別項を設けて結論を書く
 ・宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書く

です。

そして、最大のポイントは

 EXCELを使う

ことです。




■使いまわし議事録のフォーマットのポイント



◆1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること


議事録を一つのファイルにしてしまうと、複数の議題があるときにすごく長くなります。
このため、一つの見開きで余計なものが見えたり、スクロールしないと見えなかったりするので、一覧性がありません。

そこで、EXCEL を使って、テーマごとにシートを作ります。
さらに、先頭のシートには、それぞれのシートへのショートカット(ハイパーリンク)を作っておきます。

こうすると、先頭シートを使って

 本日の議題は、1番と3番、6番です。

と宣言してから、それぞれの内容のリンクをクリックすることで、必要なシートへジャンプして議論をすることができます。
EXCEL は最後に開いた位置を記憶しているので、いちいちスクロールやカーソル移動の手間も省けます。





◆議論の経緯は 日付 を入れて時系列が分かるようにすること


あちこち入れ子で質疑応答を書くと、誰が、いつ発言したものなのか時系列が混乱します。

このため、議事録を EXCEL で書くときには CTRL+; 一発でセルに日付を入れることができる機能を利用して、B 列は日付と決めておけば、時系列を見ることが出来るようになります。

テキストで書くときは、元の引用のように

 (日付)

のようにいれてから、順番に記録していくのですが、テーマの中にサブテーマがあったり、前回の議事(発言)を参照するようなものがあると、やっぱり見難くなるので、EXCEL のように入れ子にしても表形式で表示できるもののほうが安定して使えます。


◆結論が出た時には、別項を設けて結論を書く


結論は目立たせる工夫が必要です。

このため、EXCEL では、(テーマリストが書いてある)トップシートに、そのテーマの直下に、結論を書いてテーマがクローズしていることを示します。


◆宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書く


私は、宿題事項は目立たせるために、★記号を使ってます。
どんな記号を使うかは好き好きなのでしょうけど、パッと見て目立つことと一覧管理がされることが重要です。

議事録の中に入れておくと、宿題事項が埋没してしまうので、EXCEL の場合は宿題シートというシートを作って、今日追加した ★ 記号のある行を自動的に転記するようにマクロを作ってあります。
終了するときに、このマクロを起動して、宿題シートに転記し、

 この宿題は○○さん、△△までですね。この宿題は………

とやって確認をするようにしてます。

次回の会議の時までには、最初にこの宿題の結果を書き込んでおいてもらい、それを議事録に転記するところから始めると、宿題の確認と共有から初められて、みんなのイメージが揃います。



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