2015年03月03日

使いまわし議事録:議事録は使いまわししなさい




会議をするとほぼ間違いなくくっついてくるのが、議事録です。

公式の会議になると、

 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………
 発言者:………発言内容…………

などというほとんど「録音しておけばいいのに」みたいなレベルの内容が書かれていて、最後に1行だけ。


 結論:●●●●を承認する

みたいな。




■議事録の構成


そこまでではなくとも、議論の経緯、決定の経緯、宿題事項などはあとで

 「なぜ○○○に決まったのか?」
 「宿題の▲▲▲ってどんなことをすればよかったんだっけか」

のようなことがあるので、やっぱり面倒くさいとはいえ、あった方がいいですね。

プロジェクト進捗会議のように一つの議題に対して、何度も繰り返し会議をするようなものは、毎回新しく議事録を作っていると、書式成形だけでも意外と大変です。

私は、継続して行われる会議は、議事録を一つしか作らないようにしてます。こんなふう。

★――――――――――――――――――――――――――
・○○について

 (03/01)
 ▲▲さん:今後の機種において○○の機能は必要ないのではないか?
 ××さん:○○の機能を削ると、プログラムの起動が0.3秒高速化できます。
 △△さん:しかし、▼▼の機能は必須で、これが○○のモジュールを利用しているので単純には削除はできない
 ★宿題:△△さん:○○機能のモジュールで他のモジュールが使っているモジュールを調べてくる

 (03/10)
 △△さん:関係するモジュールは、◎◎と、▼▼の2つでした。
 ××さん:それならそのモジュールを独立化させればいい。
 □□部長:ちょっとまて。○○機能が不要だというのは、どういう理屈なんだ?
 ★宿題:○○機能の利用状況を調べてくる
――――――――――――――――――――――――――★


こうしておくと、特定の議題の議論の過去の経緯が開いた時点で全員で見られるので、1週間前で、もう忘れてしまった人も、議事録を見ればなんとなく思い出したりします。

ポイントは、

 ・1つの議題(テーマ)で1ファイルを作ること
 ・議論の経緯は 日付 を入れて時系列が分かるようにすること
 ・結論が出た時には、別項を設けて結論を書く
 ・宿題は議事録中に書くと同時に、別の宿題シートに書く

です。

そして、最大のポイントは

 EXCELを使う

ことです。

詳細については、長くなるので別項にしました。記事使いまわし議事録:使いまわす時のポイントを御覧ください。




■使い回しをすると成長する


議事録を書いていて、「こう書くとわかりやすかな」と書式の工夫をした時に、議事録の基本シートとして使い回せば、議事録のノウハウが蓄積されていきます。

まいかい新しく議事録を書き始めると、このノウハウが蓄積されず、毎回先祖返りしてしまいます。

議事録は、一連の会議だけでなく、すべての会議で使い回しをしましょう。
効率や見やすさがどんどん向上していくのが実感できると思いますよ。

■会議が済んだら議事録をバックアップする


会議が済んだら、今日の決定事項として議事録をバックアップしましょう。

使い回し議事録は標準的な名前として

 △△△会議.xlsm

のような名前にしておき、議事録が終わったら、そのファイルを別名でコピーして置けばいいです。
もちろん、名前は今日の日付にしておきましょう。

参考資料などがあれば、EXCEL に直接挿入してしまえば、常にひとつのファイルになっているので、紛失や探し回る必要がありません。
これも EXCEL の便利な所。




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