2019年05月13日

締め切りはその場で決める





とあるSEと顧客の会話。

SE:これで要件はお伺いできたと思います。具体的な見積を作成させていただきます。
客:ありがとうございます。よろしくお願いします。
SE:ありがとうございました。失礼します。
    :
    : 後日
    :
SE:見積が出来ましたので、お会いしたいですが…
客:ちょっと立て込んでいるので、再来週まで時間が取れません…
SE:了解しました。では再来週にまたお電話します。
    :
    : 再来週
    :



SE:先日の件ですが…
客:あれ、もうほかの会社から提案をもらってプロジェクトがスタートしちゃいました
SE:え?………

ちょっと事例がアレかも知れませんが、なにかの会議でもこんな会話をしたおぼえがありませんか?
私はつい昨日も…

■その場で期限を決める


ここで、「では、次回のお打ち合わせは、いつ頃がよろしいでしようか?」と、次回の訪問日程の設定を即座にすることで、仕事に期限が生まれ、リズムが出来ます。

即座に日程をおさえないと、相互に日程があわずにズルズルと時間だけが経ってしまい、結局提案できずじまいに終わってしまうということになりかねないのです。

また、期限を区切らずに宿題として持ち帰るだけだと、緊急性のない仕事は後回しにしてしまいがちですから、結局いつまで経っても顧客に提出できずに終わってしまうのです。期限設定をすることは自分自身にムチを打つ意味もあります。

会議にかぎらず、何かのタスクは発生した瞬間に期限を作らないといけません。
それをやらないと、「やらなくていい」と判断されても仕方がありません。




■期限を決める期限を決める


もし期限を決めるのができないなら、「今日中に期限を決める」という期限を決めます。この時、打ち合わせであれば、「期限を決める権限がある人」を決定しておく必要があります。

つまり、

 期限を決める人→実行する人

の責任範囲を決めておくことです。

何か仕事が発生したら次のことをやりましょう。

 ・期限・実行責任担当を決める
 ・決められなかったら、期限と実行担当を決める人を決る
 ・その人が今日中に期限を決めて通知をする
 ・その人が決めた期限は全員が遵守することを了解する

という3段階を実施しないといけません。

■自分のタスクは自分で決める


もし、自分のタスクが発生したら、まずすべてのタスクは期限は今日にしてください。
そして今日の終わりに、いつまでに完了するのかを決めて期限を書きなおしてください。

次に、いつまでに開始するのかという期限を決めます。

この開始日にアラームが出るようにタスク管理ソフトに設定しておきましょう。



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