2015年03月19日

勝手に進むようにするとマネジメントはうまくいく





何かのプロジェクトのリーダーになると、プロジェクトのやるべきこと(タスク)はすべて一旦リーダーのところに集まってきます。

あまりリーダー経験のない人だと、どれから手を付けていいかわからずに、あるタスクを順番(発生順?、請求された順?、気になった順?、まぁいろいろ)やっつけようとします。そうするとプロジェクトは大抵遅れていきます。




■マネジメントのコツは、勝手に進むようにすること


何度も、何年もリーダーやマネージャをしていると、このプロジェクトのタスクをうまく勧めるコツみたいなものがわかってきます。私がリーダーやマネージャを指導するときに、しつこく言っているのが

 プロジェクトは勝手に進むようにしなさい

というコツです。

これを理解する(脊髄で反応できる)までには結構失敗しないといけないので、すぐに理解して、そのように行動する人というのは少ないですが。

以下、リーダーとマネージャは同じ意味で使ってますので、まとめてリーダーということにします。

■勝手に進むタスク


「勝手に進むタスク」というのは自分がやらないタスクです。つまり、他人にやらせること。

タスクには2つの状態があって、

 ・自分がやるべき状態
 ・メンバーがやるべき状態

の二つがあります。
ほとんどすべてのタスクは両方の面(状態)を持っていて、状況に応じてどちらかになっている、ということです。

たとえば、「進捗管理をする」というタスクは、以下の様な状態遷移をします。

 1.メンバーに進捗状況の記入を指示する★
 2.メンバーが進捗状況を記入する
 3.進捗状況を集計して、遅れているクリティカルタスクを発見する★
 4.そのタスクに対して回復策を検討する
 5.プロジェクトオーナー(上司)に報告する★

のようになってます。

ところが、リーダーが忙しいと、この"1"を実行しないので、2以降は誰も実行しません。
結果、状態遷移が発生せずに、タスクが止まるんですね。

そうすると、プロジェクトオーナー(上司)から、「早く進捗報告しろ!」と怒られて、慌ててメンバーに指示すると、「今すぐって言われたって…」になって、自分で状況を確認しながら入力するはめになるし、遅れているとなれば、回復策の検討・調整もリーダーがやらないとすぐにはできなくなります。そうしてリーダーはパンクしていきます
※それでパンクした本人が言っているのだから間違いない。

本来、リーダーがやらないといけないのは、上記の★の部分だけ。それ以外はメンバーのタスク状態です。

つまり、リーダーが作業している時間は、タスクの全体の長さ(工数)から見るとほんの少しで、ほとんどはメンバーがやっている時間なんですよ。問題は、「トリガをかけるのがリーダーである」ということ。

トリガをかけて放っておけば結果はメンバーが出してくれます。
だから、トリガさえちゃんとかければ「勝手に進んでくれる」わけ。




■トリガが最重要タスク


なので、プロジェクトで何かのタスクが発生したら、まず

 だれに、どういうふうに投げよう?

を考えて、とっとと投げてしまうことです。

リーダー自身が何とかしようとしたら回らなくなります。「一人じゃあできない」とわかっているから複数人でやっているのですから。

 メンバーにトリガをかけること

これを最重要かつ最優先タスクと認識していれば、プロジェクトはリーダーのせいで遅れることはありません。

誰かからタスクというボールを投げられたり、ボールが落ちているのを発見したら、ボールをすぐに誰かに投げてしまえばリーダーは、またそれが返ってくるまでは待っていればいいです。
リーダーの仕事は実は一瞬の作業(トリガをかけること)だけで、あとはなもんなのですよ(極論ですが)。

あとは、メンバーの作業の進捗状況を「チラ見」していれば休止状態になりません。
何かのリーダーになったら、これを再優先に意識してください。



■同じテーマの記事

爆速で目的のフォルダを開くショートカットフォルダを作る

仕事の資料を作ったり参照したりするとき、エクスプローラを使いますよね。私の場合はファイラーですが。そのフォルダにどうやってたどり着きますか?そのドライブのルートや今開いているフォルダから、フォルダを順番に辿って行って、目的のフォルダにたどり着くような操作をしているなら、高速化の余地がいっぱいあります。ショートカットWindows を使っている方ならショートカット(ショートカットキーではなく、ファイルやフォルダへのショートカット)をご存知ですよね。まあ、同..

新規テキストファイルをバッチで作成する

Windows で新しいファイルを作成する方法って、マウスでエクスプローラのなにもないところを右クリックして新規作成を選んでファイルのタイプを選択する以外に方法がないみたいです。おそらく Word / Excel なんかのアプリに新規作成を実行させるためにそうなっているんでしょうけど、ちょっとしたメモを作りたいだけのような場合には結構不便です。たとえば、多くのファイルがあるようなフォルダだと、まず何もないところの面積が少ない。そのために、表示を広げた..

スマホ読書:ページめくりは右手・左手両対応にする

Android スマホで自炊したりネットで拾ってきた書類を読むのに、私は Perfect Viewer と ComittoNいうソフトを使っています。この2つが気に入っている機能のひとつにタップしたときの動作が決められることがあります。他の画像閲覧ソフトにも、設定が変えられるものが多いですが、左右のどちらをタップしても次のページへ進むという設定ができるのは、私が試した中ではこれだけでした。右手で持つか左手で持つかスマホやタブレットを持つときに、どちら..

たった1秒で相手の好感を得るボールペン操作術

会議や簡単な打ち合わせなどを初めてとして、誰かと話をするときに最初に何をしますか?自分の机で人と話をするときも含めて、私はまず、メモ帳(ポストイットですが)の近くにボールペンを出して、芯を出した状態で近くに置きます(手に持ったままということもよくありますが)。話を聞くときの姿勢ちょっと気になるときがあるのですが、打ち合わせ場所に入ってきて、PC やノートを置き(広げるわけではなく閉じたまま)座って、そのまま腕組みをして、開始の合図を待つ人がいます。ツワモ..

スタートメニューによく使うファイルをピン留めする(Windows10)

Windows7までは、よく使うファイルをスタートメニューに入れることができました。ところが Windows10 になってから、スタートメニューの構造が変更されてしまって、スタートメニューにファイルを入れることができなくなってしまいました。Windows7 同様、ジャンプリストにはピン留めできるのですが…レジストリでショートカットのピン留めを設定するいろいろ調べてみたら、ファイル自身はスタートメニューに入れられませんが、ショートカットならピン留めできるこ..

スマホ自炊にはスタンドが必要

私は殆どの本は電子媒体で読んでます。まず価格から見ても電子媒体が有利ですね。でも一番ありがたいなあと思うのは、どれだけ大量の本を持っていても 300グラム(Nexus7)。ちなみに、私の環境ではクラウドに2000冊くらいのビジネス書があります。さっきこの記事を書くために数えたら、小説やマンガを含めると…。これが無料で保有できる(ネットの通信費はかかりますが)。本日は、紙媒体の本を電子媒体にする、いわゆる自炊の方法について。本を取り込む方法本を取り込む方法..




posted by 管理人 at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座