2015年04月06日

テンプレートを使うと仕事が早くなる



すごく一般的な言い方をすると、仕事を早くするコツとして、

 あるやり方に従ってやる

という方法があります。

なんで早くなるかというと、考えなくて済むからなのですが、考えたり、試行錯誤することって意外と時間を食ってます。
これを、決まったパターンに従ってやっていれば、コンテンツの充実に注力していけることになり、結果としていいものが出来上がることが多いです。




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●デザインシートをつくって、フォーマット思考法を身につけよう
社会人の場合は、フォーマットをしっかりつくっておくことが大切です。依頼の文書や謝罪の文書、企画の文書など、あらかじめフォーマットを準備して、必要な部分の言葉を変えていけばいいのです。

そのフオーマットに必要なのは、次の七つの項目です。

 ・対象ー対象は誰なのか。
 ・タイトルーテーマは何か。
 ・狙いー何のために行うのか。
 ・テキスト(素材)―材料は何か。
 ・キーワード(キーコンセプト)―中心となるコンセプトは何か。
 ・段取り―具体的にどうやって行うのか。
 ・仕込み(裏段取り)―準備は何をするのか。

私はこれを「デザインシート」と呼んでいて、講義をどう進めるか考えるときにも使っていますが、これらの項目に、目的に合わせた内容を書き込んでいくのです。

このデザインシートはたいへん便利です。たとえば、本を企画するときにも使いますし、二時間ほどの講演会を催すときにも落とし込んでいきます。そうすることで、自分の考えもまとまってきます。

齋藤孝(著) 『大人のための読書の全技術
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■テンプレートを作る


私は、日報や週報、発表資料用のパワーポイント、集計用にEXCELなどあちこちにテンプレートを作っています。

以前の記事

 5項日誌(1)
 5項日誌(2)
 読書記録をつける

でご紹介したように、日誌はある特定のテンプレートファイルをコピーしてその日の日付文字列や書籍名にリネームして使ってます。
これだと、あとは項目名と本文を追加するだけで必要な日誌が作れますし、パターンが決まっているので、作業に迷うことがありません。

もう一つメリットは、特定の分類に書くので、検索でヒットする確率が高くなるというメリットもあります。
過去のメールなどを検索するときでも、検索するときに思いついた単語が過去に使った単語と一致するということは結構難しくて、以前は「失敗」と書いたのに「ミス」で検索しても引っかからないわけです。

これに引っかかるようにするには、決まった単語を使い続けるというのが必要ですが、勢いで書くとどうしても、「その時思いついた単語」に引っ張られてしまうわけですね。

ですので、何か新しい作業をした時とか、何かの仕事のやり方を考えるときには、

 まず、テンプレートを作る

ことを最初にやります。

実際にやってみて都合が悪ければテンプレートを直せばいいだけですので。

■テンプレート集を探す


ネット上でいろいろなテンプレートが公開されているサイトがあります。

 書式の王様
 Microsoft Office テンプレート集 | スマート ビジネス センター
 無料書式集・ビジネス書式・テンプレート集のKTAX -
 マイクロソフト オフィス 活用総合サイト
 無料リフィルサービス
 無料テンプレート
 [文書]テンプレートの無料ダウンロード

私がよく探しまわるサイトはこんな感じ。

とりあえず仕事に合わせてダウンロードして、使い始めてから自分の都合のいいように改善していくと、いつのまにやら元のものとは似ても似つかないもになっていたりします。





■参考図書 『大人のための読書の全技術




人の 10 倍速く読み、100 倍深く理解する。最終目的は、「読書スピードを自在にギアチェンジしながら、要約できるレベルで理解する」ようになること。
齋藤メソッドのすべてをこの一冊に詰め込みました。社会人が読んでおくべき 50 冊の必読リスト付き。





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大人のための読書の全技術
著者 :齋藤孝

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●本書を引用した記事
 かっこいいグラフを作れるテンプレートChartChooser
 本とともに暮らす
 言葉を手に入れなさい
 本を書き写す
 本屋に行くなら、図書館に行った方がいい
 読書の作業ステップ
 耳で読む読書術:オーディオブックを活用する
 音読すると理解できる
 テンプレートを使うと仕事が早くなる
 あるがまま読むと速読できる


●関連図書
 「何から読めばいいか」がわかる 全方位的読書案内
 読書が「知識」と「行動」に変わる本
 読む技術: 成熟した読書人を目指して
 ソーシャル時代のハイブリッド読書術
 読めば読むほど頭がよくなる読書術: 結果を出す人の“インプット”の技術
 一生イノベーションを起こしつづけるビジネスパーソンになるために20代で身につけたい読書の技法
●このテーマの関連図書


大人のための会話の全技術

大人のための書く全技術

読書の技法誰でも本物の知識が身につく熟読術・速読術「超」入門

齋藤孝の速読塾これで頭がグングンよくなる!(ちくま文庫)

読書力(岩波新書)

読書のチカラ(だいわ文庫)





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