2015年04月20日

タスクには結果を書く



タスクリスト、使ってますか?

本日は、すでにタスクリストが仕事(生活?)の中に組み込まれてしまった人向けの、もう一歩進んだタスクリストの使い方。




■スケジュールは2段で書く



★P84 〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●スケジュール帳は2段に分ける
第一章の「目標を設定し、優先順位をつける」では、もっとも重要な中期目標や短期目標につながる行動リストを作る手順を紹介した。

だが、そうした目標に毎日確実に近づいていくにはどうすればいいだろう?

その鍵は、もっとも重要な目標に意識を集中させるような、一日のスケジュール表を作ることだ。

私が二列組のスケジュール帳を使っている理由はそこにある。図 1 をご覧いただきたい。ページの左のコラムには一日の時間にそって会議、電話会議、その他のアポイントを書き込む。同じコラムの下(時問外)には、その日のうちに片づけたいその他の短期目標をいくつか書き込んでいる。

たいていの人は、スケジュールを立てるとき、この左側を埋めているだけだ。その日の約東や頼まれた仕事を書き込めば終わりだと思っている。だが、やることがまだ半分残っている。

右側のコラムに書き込みを入れてはじめて、スケジュールが完成する。ここには、左の各項目についての注意書き―それぞれのアポイントにおいて達成したいことや、下に書かれた短期目標の重要性など―を書き入れる。こうすることで、会議や電話によって短期目標を達成しているかどうかを確かめられるし、雑用に時間を使いすぎていないかもチェックできる。

ロバート・C・ポーゼン(著) 『ハーバード式「超」効率仕事術
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本書『ハーバード式「超」効率仕事術』をよんでから、私も手書きのスケジュールは2段に分けて書くようになりました。
これが、やたらいいんですよ。

スケジュールを決めた時に、その会議で

 ・自分が発表しないといけないことはなにか
 ・準備するべきものはなにか
 ・会議のテーマと自分への影響

など気がついたことをどんどん書き込んでます。

ところが、スケジュールがIT化されたらこれができなくなってしまいました。

会社ではアウトルックを使っているのですが、アウトルックは1日の計画を2段には分けてくれない…。

しかたがないので、コメント欄にこれらの項目を書くようになりました。
先頭に"□"をつけて。

そうしたら、実際にやったことに対するチェックリストになってきました。

最近は、会議で達成したいことなどのチェックリストとして使ってます。




■タスクリストに予定と結果を書く


同じことが、タスクリスト(アウトルックでは「タスク」)でもできます。

あるタスク「×××会議向けの資料を用意する」というタスクができたら、

 □○○さんから現在の状況の情報をもらう
 □パワポでデータを用意する
 □途中で課長に見せに行く
 □完成版の承認をもらう

みたいに書いておいて、それぞれの作業が終わるごとに、チェックをつけていきます。
レ点がつけられればいいのですが、それができないので、□を■にします。

さらに、そこで指摘されたこと、なにか気がついたことがあれば、コメントとしてどんどん追加しておきます。
たとえば、

  □途中で課長に見せに行く
   ◎見せたら、発表時間は2分だと言われた。10ページも書いちゃった

みたいに記録に残しておきます。

もちろん、反省としては日誌に書くのですが、日誌をまとめるときにも、この結果が書いてあるタスクリストが役に立ってくれます。

タスクリストは、やるときにどのみち開いて実行するので、チェックを入れたりコメントを追加するのも、作業のついでに出来ます。
ひたすら事実だけを集めると、あとで、「××のときどうやったっけ…?」みたいな場合に役に立ってくれます。




■参考図書 『ハーバード式「超」効率仕事術





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●関連 Web
 マインドマップ的読書感想文
 ストーリー思考のススメ

●本書を引用した記事
 仕事が断れないときにするべきこと
 タスクには結果を書く
 要約をつくる方法
 3段階法でアウトラインを作ると提案に芯ができる

●このテーマの関連図書


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