2015年07月23日

業務報告書は業務中に書く




出張報告から1年間の実績シートに至るまで、およそ報告書というものは、仕事が切りになってから書く人が多いようです。

私の知る範囲では、1年間の実績面談の時に使う実績シート(会社によって名称はいろいろみたいですが、実績面接の時に今年度の成果についてアピールするレポートです)も、面接間近になってから書いている人がほとんど。

でも、そういう最後にまとめて書いた資料って、インパクトがないんですよね。

書いている本人も、読む人ももう過去の話なので、詳細はすっかり忘れてしまっています。
そうすると、「たしかあんなことがあったよな〜」で書くので、事実関係があやふやなんです。

会社によっては、こういった実績シートは半年に1回とか短い間隔で出さないといけない場合もあるみたいですが、それでもやっぱり…。

■いま、書いておく

出張報告でも、実績シートでも同じですが、あとで纏めて書こうとすると、その事実を思い出さなければならず、その上正確性は高くなりません。

私はよく出張に行った時に、使ったお金と時刻をセットで書いてますが、その時に、すべての移動時間についても書いてしまいます。
いまはスマホなどの機能が高くて、文章もまともに打てるし、クラウドにあげておけば再利用も簡単です。

そこに、

 10:10〜12:00 空港移動
  JR××線 ○○駅-××駅 850円
  ××駅→空港(タクシー) 1240円

とか

 14:30〜15:30 打ち合わせ(××さん)
  議事:。。。。。

なんてのをどんどんメモしてしまいます。

年間の実績シートなら、実際にあった大きなイベントの時に、「××さんと○○を話して、方向性の合意を得た」とかいうのを日時付きで記録しておけば、面接時に、「○月○日に××さんと合意を得ることができたのが大きかった」みたいな話ができるようになります。

プロジェクトのターニングポイントは後になって分かるものなので、ターニングポイントになりそうなイベントはすべて記録しておくのが得策です。

■最後に整理する

ただし、こういうのは散文的になりがちなので、報告書にまとめるときには、大切なこととそうでないことを振り分ける必要があります。

全体から見て、重要なイベントになったこととそうでないことを振り分けて、ひとつの実績・事実の報告書として整理して、読む人がストーリとしてわかりやすくすることで、説得力が出ます。

私の場合、実績シートは、面接の1ヶ月位前からまとめ始めます。過去に保存した細々としたデータをざっと読み返して、どこがターニングポイントになったイベントを抽出し、その部分をコピペしていき、ストーリにまとめていきます。
最後の数日でコンテンツは出来上がっているので、文字数を揃えたり、文章の体裁をすることで、文章としてブラッシュアップするようにしています。

説得力のある実績報告が出来上がるようになりますよ。


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