2015年08月04日

スマートにスマートな仕事を心がける




「スマート」っていう言葉は日本語では2通りの意味がありますね。

 ・洗練されている
 ・スラリとして格好がいい

そこで、ちょっと人をけむにまくようなキャッチコピー。

 スマートにスマートな仕事をしよう!

■スマート仕事をする

こちらは、「スラリと格好いい」ほうのスマート。
つまり、余分なものがない仕事の仕方をしようというもの。

意識の問題なのですが、

 ・この作業は、いまのタスクの結果(目的)にどの程度の効果があるか

を作業に掛かる前に30秒だけ考えることにしてます。

たとえば、上司から「今月の品質情報をレポートして」と言われたら、時系列でまとめるのか不良分類でまとめるのか、あるいは、自社にあった返品をまとめるのか、ネットでの評判をまとめるのかなどいろいろな選択肢があります。「あとで文句を言われるくらいなら」とあらゆる情報をまとめようとすれば、すごく工数がかかります。

その時に、「何に使いますか?」「○○を××の軸で整理すればいいですか?」などとちょっと聞きさえすれば、仕事は簡単になります。
また、EXCELでグラフがあればいいのか、PowerPointで説明情報がほしいのかなども聞き出せるでしょう。

つまり、必要最小限の仕事だけをする、と。
どうすれば必要最小限になるのかについては、過去記事でも何度かふれてますので、ご参照ください。

■スマート仕事をする

こちらは、「楽をして、最短距離で仕事を進める」という仕事のプロセスのお話。つまり洗練されている仕事の進め方。

こちらも過去記事で書きましたが、私は基本「ものぐさ」なのでなるべく仕事をせずに済む方法をまず考えます。
方針は、苦労して楽をする(過去記事「怠け者http://sarahin.seesaa.net/article/278237202.html」)

たとえばPCで「情報を集める」という作業は、基本は手作業でやりません。「ひとつづつフォルダを探して…」みたいなことをせずに、ある特定のキーワードを含むファイルを関係しそうなフォルダを巡回してくれるような簡単なツールを作ります。
ツールをイチから作ると結構大変なのですが、ネットで落ちているツールを探してきて、それを自分用に自動化します。自動化には uwsc などのツールが便利。
こうして過去に作ったツールを再利用しながら、放置しておけば必要な情報が集まるようなツールを作るようにしてます。

やるべき仕事が作業の集合なら(そういう仕事は殆どありませんが)、過去に似たような仕事をした時の成果物一覧とその時に注意したことを記録してますので、それを今回用にカスタマイズして、作業を開始します。カスタマイズした資料はまた次の作業の時の資料になってくれます。

どうやって過去の情報を残しているかについても過去記事がありますので、ご参照ください。

 5項日誌(1)
 活動ノート
 タスクには結果を書く
………他にも多数

だいたい仕事は過去にやった仕事をちょっと形やネタを変えてやることが多いので、こうしておくと同じような仕事が来るたびにどんどん仕事が楽になっていきます。問題は、どこが過去のやった仕事と同じで、どこが今回独特のものなのかを分解して見分けることです。

■キャッチコピーは仕事のガイダンス

余談ですが、キャッチコピーを作っておくと、意外とそのキャッチコピーに反することをしようとした時などに思い出します。
これは、広告などで、いいキャッチコピーは購買時に影響を与える宣伝効果があるのと同じですね。

仕事の仕方を一言でちょっとおもしろく言い表す言葉があれば、キャッチコピーにしてみると、意外と自分のポリシーに成長してくれますよ。

ちなみに私は

 「大は小を兼ねる」
 「苦労して楽をする」
 「スマートにスマートな仕事をしよう!」

などいろいろ場面に応じてキャッチコピーがあったりします。

過去記事のタイトルになっているものも多いので、記事一覧を見てみてくださいな。


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