2015年08月06日

会議の予定は多めに入れる




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そこで、あらかじめミーティングの前に 1 週間に 2 度のミーティングを設定しておくのです。そして、 1 回目のミーティングを行なう前に、 2 回目のスケジュールを抑えてしまうのです。こうしておけば、 1 回目のミーティングで決定できない場合にも対応できます。
もし、 1 回目のミーティングで決定できたとしたら、 2 回目はキャンセルすればよいだけです。ミーティングのスケジュールをキャンセルするなんて、と思うかもしれませんが、忙しい人であればあるほど、このようなプロアクティブなアレンジを受け入れてくれます。キャンセルで生まれた「時間のプレゼント」を喜んで受け入れてくれるのではないでしょうか

村中剛志(著) 『先読み力で人を動かす
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「時間のプレゼント」と受け取ってくれるかどうかはわかりませんが、予定されていたスケジュールが空きになるのは案外嬉しいかも、と思いましてご紹介。

■最初にすべての会議のスケジュールを入れる

1回の会議で結論が出るものであれば問題ありませんが、通常会議をすると、

 1.課題提示:課題提示して関係者に宿題を出す
 2.宿題報告:宿題結果報告して結果を検討検討する。必要なら追加宿題。
 3.合意形成:追加主題の結果から結論を作成して合意する

という流れになります。つまり、何度も同じネタでミーティングすることに。

そういう時は、宿題をやる時間をおおよそ見積もっておき、(たまには事前調整もします)、それで先行して関係者のスケジュールをおさえるとスムーズに計画が進みます。

直前になって「宿題ができたので明日会議をしましょう」ということになると、関係者の空き時間があわなくてズルズルと会議の開催が送れるのですが、これが1週間位前なら割と簡単に押さえられます。この1週間が宿題をやる時間にしてしまえば、上記の1〜3の会議を最初におさえてしまえば、最短でできるようになります。

つまり、

 1.課題提示  ×月×日
 2.宿題報告  その1週間後
 3.合意形成  その2日後

で最初に関係者の予定をおさえてしまうんですね(この間隔はどんな宿題を出すかによります。経験とカン)。

■プラスアルファの予定をおさえる

自分で進捗をシミュレーションしてみて3回の打ち合わせで答えが出せそうだなと思ったら、実際には、4回の日程をおさえるようにしています。

これは、2の宿題をやってこない人がいたり、追加の宿題が2日でできなかったりする場合があるからです。もし、構想通り3回でできたら、4回目はキャンセルすればいいですし、もし議論が紛糾して終わらなかったら4回めをそのまま実施すればいいです。

これが冒頭の「時間のプレゼント」と受け取ってくれるかどうかわかりませんが。

人の予定をおさえるなら、ちょっと余分に抑えておくと、問題があっても対応が後手に回らなくてすみますよ。




■参考図書 『先読み力で人を動かす

「『問題発見』や『問題解決』の方法は知ってる。
なのに、思ったように成果を出せないのはなぜ?」

そんなあなたの疑問にこたえるのが本書です。

もう、あなたも気づいているかもしれません。
高速化しているビジネスシーンにおいて、
「問題」への対応力をいくら磨いても、それでは決定的に遅いのです。
あなたに必要なのは、「問題」以前の解決力。
二つのキーワードでご説明しましょう。

一つは「先読み力」。起こりうる問題(出来事)を事前に推測する力のことです。
もう一つは「プロアクティブ」。推測にもとづいて先手で(1歩先に)行動する様子のことです。

「先読み力」で無理・ムダなく推測し、「プロアクティブ」に行動すれば、
常識はずれの残業時間、不要なトラブルに巻き込まれなくなり、
より成果を生み出すための仕事に力を投入することができます。
結果、あなたの思い通りにビジネスをリードすることができます。

本書では、この「先読み力」を鍛える方法を紹介しています。

時間管理、チームマネジメント、ミーティング、お客様との交渉…など、
重要なビジネスシーンにおいてどうすればよいかがわかります。

たとえば、
「あなたが1時間に出すべき価値はいくらか?」
「時間管理は徹底的に実績(アウトプット)にこだわる」
「指示待ち人間ゼロのチームのつくり方」
「漂流ミーティングはホワイトボードで『見える化』する」
「事前ネゴすべき3つのタイプ」
「期待値の『ギャップ』を利用する」
など、「誰にでもできる」ノウハウを凝縮しています。

これらは、外資系IT企業で「役員補佐」を務め、
社内の最優秀プロジェクトに輝いた実績をもつ著者が厳選したものです。

もちろんテクニックだけで人は動かせるものではありません。
精神面(マインド)の充実もあってはじめてビジネスがうまく回せるものです。

リーダーとして忘れてはならない精神である三つのこころ、
「リードするこころ」
「援助するこころ」
「感謝するこころ」
も紹介しています。

ノウハウと精神面の両方を自分のものにすれば、
圧倒的なアウトプット(成果)を生み出すことができます。
さらに、成長を加速することができます。

リーダーに必要な、チームや個人の成長も実現する「先読み力」とは?
その極意の数々を、本書で大公開しています。

※今日から使えるツールフォーマット・ダウンロード特典つき。




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●本書を引用した記事
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posted by 管理人 at 08:17| Comment(0) | TrackBack(0) | 会議術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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