2015年08月06日

会議の予定は多めに入れる



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そこで、あらかじめミーティングの前に 1 週間に 2 度のミーティングを設定しておくのです。そして、 1 回目のミーティングを行なう前に、 2 回目のスケジュールを抑えてしまうのです。こうしておけば、 1 回目のミーティングで決定できない場合にも対応できます。
もし、 1 回目のミーティングで決定できたとしたら、 2 回目はキャンセルすればよいだけです。ミーティングのスケジュールをキャンセルするなんて、と思うかもしれませんが、忙しい人であればあるほど、このようなプロアクティブなアレンジを受け入れてくれます。キャンセルで生まれた「時間のプレゼント」を喜んで受け入れてくれるのではないでしょうか



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「時間のプレゼント」と受け取ってくれるかどうかはわかりませんが、予定されていたスケジュールが空きになるのは案外嬉しいかも、と思いましてご紹介。

■最初にすべての会議のスケジュールを入れる


1回の会議で結論が出るものであれば問題ありませんが、通常会議をすると、

 1.課題提示:課題提示して関係者に宿題を出す
 2.宿題報告:宿題結果報告して結果を検討検討する。必要なら追加宿題。
 3.合意形成:追加主題の結果から結論を作成して合意する

という流れになります。つまり、何度も同じネタでミーティングすることに。

そういう時は、宿題をやる時間をおおよそ見積もっておき、(たまには事前調整もします)、それで先行して関係者のスケジュールをおさえるとスムーズに計画が進みます。

直前になって「宿題ができたので明日会議をしましょう」ということになると、関係者の空き時間があわなくてズルズルと会議の開催が送れるのですが、これが1週間位前なら割と簡単に押さえられます。この1週間が宿題をやる時間にしてしまえば、上記の1〜3の会議を最初におさえてしまえば、最短でできるようになります。

つまり、

 1.課題提示  ×月×日
 2.宿題報告  その1週間後
 3.合意形成  その2日後

で最初に関係者の予定をおさえてしまうんですね(この間隔はどんな宿題を出すかによります。経験とカン)。




■プラスアルファの予定をおさえる


自分で進捗をシミュレーションしてみて3回の打ち合わせで答えが出せそうだなと思ったら、実際には、4回の日程をおさえるようにしています。

これは、2の宿題をやってこない人がいたり、追加の宿題が2日でできなかったりする場合があるからです。もし、構想通り3回でできたら、4回目はキャンセルすればいいですし、もし議論が紛糾して終わらなかったら4回めをそのまま実施すればいいです。

これが冒頭の「時間のプレゼント」と受け取ってくれるかどうかわかりませんが。

人の予定をおさえるなら、ちょっと余分に抑えておくと、問題があっても対応が後手に回らなくてすみますよ。




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