2019年11月04日

やることリストとやらないことリスト




いろいろな作業を経て完成する仕事(GTDではプロジェクトと読んでますね)があった時に、よく「作りなさい」問われるのが、計画化と「やることリスト」です。
これはベースになっているのは、「やることリスト」であって、それを時系列に並べたものが計画です。




★P114〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

みなさんはやるべき作業をどのようにまとめていますか?

上司の指示、クライアントとの打ち合わせでできた宿題、自分自身で解決すべき課題など、書き出すとキリがないほど出てくるのではないでしょうか。これらをノートに書き出したり、付姿に書き出してデスクに貼っておいたり、グループウェアなどの管理ツールを使ってパソコン上で管理している人もいることでしょう。

しかしこのような方法は主に自己管理として、セルフチェックとして使われるケースですね。

一方でプロジェクトをうまく進めていくには、周囲のメンバーとの協調性が最も重要です。よって、メンバーと共にプ口ジェクトにおける作業をリスト化して、まとめておくことが重要です。ここでは WBS(Work Brakedown Structure)をご紹介します。もともとは、アメリカの宇宙開発やシステム開発、プラント・建築プロジェクトなどで実践されてきた方法です。プロジェクトあるところに WBS ありと言われるくらいプロジェクト管理には有効なツールです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


WBSについては以前ご紹介したので、そちらを参照してください。

 WBSを作る

しかし、私は本書にあるような「メンバーとともに」ということをしません。
一人で作っちゃいます。

これは、本書『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術』にも書いてあるような弊害があるからです。




★P116〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

まずは、あるプロジェクトにおける作業をブレーンストーミングなどを用いて思いつくままに洗い出してみることです。

ここで肝心なのは、当初のプロジェクトの目的や最終成果物についての認識あわせがメンバーでできていることです。最終ゴールのイメージがズレているとそこにたどり着くための共体的な方法もズレてくることでしょう。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


■たたき台を作る


ちょっと極論をすると、最終のゴールイメージがプロジェクトのメンバーで共有できることはありません。
ゴールイメージはあくまでもイメージなので、誰かの頭のなかにあるものです。それを言語化した時点で必要な要素が抜け落ちます。だから、自分一人でやることリストを作り、それを計画にまで落とします。

ただし、これは決定版ではなく、たたき台です。

これをベースに話し合いをするのです。

プロジェクトのリーダーとなった以上、プロジェクトのゴールの形はあなたが決めていいです。それがリーダーの権限ですから。

これをゴールイメージだけ示して、「これに必要なタスクを出してください」とミーティングを持てば、発散するか、何も意見が出ないかどちらかです。
それくらいなら、「こうやってやる。文句のある人は言って!」とやったほうが、意見が出やすいです。

■やらないことリスト


こうするとメンバーの中で、自分(リーダー)が考えていた達成までのプロセスとはちょっと違うタスクをいう人が出てきます。
多分、その人は発想方法が違うのでしょうけど、こういう多様性は認めないといけません。

★P117〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

これは、プロジェクトの実行段階においても、チェックリストとして活用ができますし、周囲とのコミユニケーションツールとして活用ができます。やることリストを作るのも大切ですが、やらないことリストを作成しておくと、多らに認識あわせができるものです。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――――★


認識合わせのためには、「それはハズレ」がないとどこに協会があるのかわかりません。だからこういう意見はウエルカムなのですが、「そこは違う」とちゃんと言わないといけません。それで発言者が納得してくれるかどうかは別ですが、最後は「私がリーダーなのだから私が決めます」と強権を発動します。
これは、ちょっと感情的に厳しいこともありますが、明確にしておかないと後で迷走する可能性があるので明確に。




■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術





立ち読みできます立ち読み可
仕事の8割は、段取りで決まる!

仕事のやり方を劇的に改善し効率を数倍高める「段取り力」。「段取り力(PWA)検定の仕掛け人であり、年間200日以上もの企業セミナーでこのスキルを教える「段取りの達人」が秘伝の技術を大公開!





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
著者 :吉山勇樹

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
検索 :最安値検索

アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 成果が倍になるコマ割り時間術
 時間を買う
 伝わった結果だけが問題2:どう伝わったかを判断する方法
 伝わった結果だけが問題1:どう伝えたかではなく、どう伝わったか!
 リスクは上げるより見直す2:リスクマネジメントは「良い加減」に
 リスクは上げるより見直す1:リスクは上げるより見直す
 定型業務をカイゼンしなさい
 締め切りを曖昧にしない
 やることリストとやらないことリスト
 仕事の4条件のスコープを決める

●このテーマの関連図書


残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)

頭のいい段取りの技術





■同じテーマの記事

成果が倍になるコマ割り時間術

スケジュールを考えるときに1時間単位とかで考えてません?もしそうなら、これを30分単位にするだけであなたの能率や成果は倍にできますよ。打ち合わせ時間打ち合わせって、基本的な流れはこんなふうです。・前回までの宿題の確認・今回の打ち合わせ内容の確認・本題・まとめ、ラップアップようは、多くの人はこの打ち合わせのテーマに関わることばかりをやっているわけではないので、アタマをこのテーマに切り替える時間が必要なんですよ..

時間を買う

特急券・座席指定券大阪から東京まで移動することがあったとして、あなたはどんな手段を使うでしょうか?新幹線(のぞみ指定席)\14,050新幹線(ひかり指定席)\13,220新幹線(こだま指定席)\13,220新幹線(自由席)\12,710夜行バス\ 9,800〜\ 5,000格安航空券\ 9,880〜\10,800青春18きっぷ\ 4,260ちょっと調べてみたところ、こんな感じ。それなら安いほうが..

クラウドノートは移動させて使う

以前の記事 OneNoteとEvernoteをOneNoteに集約 に書いたように Evernote を卒業してしまいましたが、この使い方は引き継いで OneNote でも使ってます。ステップファイルを流用するノートの各ページは、紙のノートだとルーズリーフ式のものを使わない限り移動させることはできませんし、ルーズリーフでも取り外したり順番を入れ替えたりするのは結構てます。一方で、クラウド上のノートアプリを使うと、特..

やるべことは一旦書きなさい

私は電話がかかってきたり、誰かから話しかけられたりすると、自然に机の上においたペンに手が伸びます。実際に何かを書くという行為に至るかどうかは五分五分なのですが、やっぱりペンを持ってないと、話をしていてなんとなく不安。と、今では相当のメモ魔なのですが、昔は上司の指示したことを何もメモに書かずに、その上忘れてしまってよく怒られました。記憶することと書くという習慣私の経験則なのであまりアテにはならないですが、メモを取らな..

今日の仕事のゴール、言えますか?

ある長いプロジェクトだと、目標は上司や顧客から与えられます。しかし、仕事が遅い人というかギリギリまで放置しておく人のパターンとして、仕事が分解できないということがあるようです。与えられた仕事を今日のタスクにまで分解する分解の方法については、過去記事で書いてますので、そちらを参考にしてください。ピクニックに行くタスクの分割と自動化WBSを作るスケジューリングの7つのコツタスクの分割単位は大きくていい仕事効率を上げる基本ルールいろいろな手法があります。どのよ..

バブルマップノート:今日やることは常にデスクトップに置く

先日、バブルマップノートをご紹介しました。このバブルマップノートについて、ちょっと使いかたのヒントを追加。アタマのデスクトップ目標達成のために、今、自分が持っている課題を意図的にアタマの隅においておき、お風呂の水が流れるとか、りんごから気が落ちるといった一見全く関係のない現象を目にした時も、すぐに課題と関連付けられるようにしておくと、目標達成..




posted by 管理人 at 16:34| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座