2015年10月20日

ボトルネックは、決済済の箱


机の上にレターケースが有りますか?

ウチの会社にでは、管理職になると専用の2段レターケースがもらえて、その上段が未決、下段がと書かれています(テプラが貼ってあるだけ)。

これを見ると、仕事がスムーズに回っている管理職とそうでない管理職の違いが分かることに気が付きました。



■決済書類は発生した時点で処理、処理したらすぐに返却


単純に言うと、仕事がスムーズに回っている管理職のレターケースは、ほぼカラのことがおおい。
一方、仕事が滞っていたり、やたら忙しそうな管理職とそのチームは、上司のレターケースには、決済済、未決済ともに書類がおおいです。

また、決済済みのケースに書類が残っている管理職も同様に、仕事が概ね遅いか、やたら忙しそう。

あるとき、ハタと気がついたのですが、一般職の仕事のやり方も同じではないかと。

 入ってきた仕事はなるべく早く仕上げる
 完了した仕事は直ぐに次の人に渡す

実際仕事をスムーズに回すコツというのは、まとめてしまえば、このたった二つのこと。

■終わった仕事を貯めない


でもやれる仕事量には限界があるので、やれる以上に仕事(タスク)が入ってくれば、仕事は貯まります。

逆に終わった仕事というのは、対応はすごく簡単。誰か次の人に渡せばいいだけです。




★P17〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

タスクを分割したりロットを縮小しても、相手に投げ返すところで流れを止めると結局は待ち時間が発生して全体のスピードが鈍ります。

理想をいえば、既決ボックスには書類が枚もないほうがいい。決裁したら、すぐに部下に回す。それでこそ仕事の細分化は効果を発揮します。

すぐボールを投げ返したほうがいいのは、どのような関係でも同じです。チームで仕事をするときに誰か一人でも反応が遅い人がいると、そこがボトル不ックになって流れが止まります。

横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション
――――――――――――――――――――――――――――★


それを貯めるからあとでやるのが大変になったり、期限ギリギリになって全体の仕事の進行を遅らせてしまうわけです。

完了した仕事は、完了したらすぐに、その結果を待っている人に渡してしまうこと。

たったそれだけで、あなたのレターケースはスッキリしますよ。


★P18〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

いったん既決ボックスに溜めると、指示の口ットが大きくなるのも問題。タスクや口ットの細分化で、渡されたらすぐに相手に投げるワンデー・レスポンスやワンセンテンスレスポンスがスピード化の基本だ。

横田尚哉(著) 『ビジネススキル・イノベーション
――――――――――――――――――――――――――――★


本書に紹介されているように、完了した仕事はその日のうちに次の人に返してしまうことを心がけると、仕事がスムーズに進むみたいです。

本書にある「ワンデーレスポンス」って結構良い標語だと思いますがいかがでしょう。




■参考図書 『ビジネススキル・イノベーション





立ち読みできます立ち読み可

Unlimitedゼロ円Unlimited無料
本質をつかみ、状況に応じてスキルをアレンジする。未来をひらくビジョンとともに、さあ、変革の灯をともそう。殻を破ることができるすべてのプロフェッショナル、次世代リーダーに捧げる究極のビジネスバイブル。





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

ビジネススキル・イノベーション
著者 :横田尚哉

ビジネススキル・イノベーション
検索 :最安値検索

ビジネススキル・イノベーション
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 コピーを頼まれたら成長するチャンス
 模倣と創造のバランスを取る
 ボトルネックは、決済済の箱
 手帳はいつまでも同じではない
 会議を少なくする方法
 コピーを頼まれたら成長するチャンス
 リスクの時間
 チームと個人の関わりを5つに分ける
 会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってその責を取らず
 マニュアル・ガイドライン・モットー2
 マニュアル・ガイドライン・モットー1
 ルールとモラルはモラルを守れ
 イノベーションとは
 アイディアを出すには外発を利用する
 「チーム作業」をすると人数効果が出る
 根回しの進め方
 真のプロフェッショナルとは

●このテーマの関連図書


ワンランク上の問題解決の技術《実践編》視点を変える「ファンクショナル…

問題解決のためのファンクショナル・アプローチ入門

読書は「アウトプット」が99%:その1冊にもっと「付加価値」をつける読…

TQ-心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント(SB文庫)

3週間続ければ一生が変わる〈ポケット版〉

TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究





■同じテーマの記事

記憶術:赤のサインペンで書き写す

なにかを記憶したいというときに、使えるのが赤のペンで大きな字を書くというやりかた。「赤」というのは、多くの動物にとっては、「血」の色を連想させます。つまり、そこに着目が行きやすい色です。だから、大抵危険を知らせるような重要なものには赤が使われているんですね。もうひとつは、大きな字です。この記事でも、大きな字を使っていますが、目立つでしょ。結局、目立つものは記憶に残りやすい、というルールをつかって記憶に残す方法です。赤..

Webを調べるたびにメールで共有する

なにか疑問に思って Web を検索するシーンって増えましたよね。というか、1日に何十回も Web 検索しているようなきがする。私はもっぱら Google を利用しているのですが、あとで Google の履歴を見てみると、同じようなことを何度も何度も Web 検索してます。そのたびに、目的のものに行き着くまで、あっちのページを開き、こっちのページを開き…これにかなりの時間を使ってました。こうした中でセレンディピティみたいに、今まで気づかなかった新しい Web ペ..

文章校正のためのセルフチェックリスト

私は、頭のなかで考えるのが不得手なので、いろいろなチェックリストを作って Excel に書き出していて、色んな場面でこのチェックリストを見ながら、抜け漏れがないかをチェックしています。メールなどでも、報告書を出すときにでも、読みやすい文章を書くために、普段から文章は一度書いてから推敲する時間をとるようにしています。そんなときに役に立つのもチェックリストです。これがあると、ちょっとした枝葉末節の部分にとらわれずに、効率的に..

図解のコツ5:配置を試行錯誤する

前回の記事で、カタマリを置くのにルールはない、ということを書きましたが、パターンはあります。ただ、どれを使うと一番いいのか、あるいは自分で考え出さないといけないのか、が経験値に依存しているということです。カタマリを置くパターン前回、カタマリを置くパターンとして、PPM(プロダクト・ポートフォリオ・マネージメント)分析をご紹介しました。その他のパターンですがこんなものがあります。・マトリクス系・SWOT・重要度・緊急度・バブルチャート・サイク..

図解のコツ3:キーワードを抽出する

前回の記事で、図解のための単語の抜き出しの練習方法をご紹介しました。単語を読む新聞の社説でも、自分の仕事に関係ある Web 記事や本いいので、500〜1000文字くらいの文章を選んでください。そして、付箋にそこに出てくる名詞をメモ帳に一件一葉で抜書きしてください。名詞以外は無視していいです。これを毎日、1ヶ月続けてみてください。私はこれを「単語を読む」と呼んでます。文意を把握するたぶん、これをやり続けていると、ちょっ..

図解のコツ4:配置を決める

前回の記事で、カタマリを作るトレーニング方法についてご紹介しました。本日は、図解をするためにもうひとつ必要な作業、配置するについて。カタマリをどこに置くかカタマリを作ることができても、図解はできるようにはなりません。図解とは、「位置/配置」に情報を盛り込むこと例えば、有名な情報整理術に、「KJ 法」というものがあります。考案者である文化人類学者・川喜田二郎氏のイニシャル..




posted by 管理人 at 14:09| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座