2015年11月19日

簡単な仕事は今やりなさい



打ち合わせをしていて、「じゃあ○○さん(あなた)、●●さんに××を確認しておいてください」とか決まったとします。あなたならどうしますか?

■2分間ルール


GTDで「2分間ルール」と呼ばれるものがあります。

★P178〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●それをする――「2分間ルール」
次の行動が2分以内でできるものなら、最初にその項目を取り上げたときにすること。

そのメモを読むのに30秒しかかからないのなら、すぐにポストイットに素早く「イエス]や「ノー」や他の返事を書いて差出人に戻すこと。

ほんの1分か2分、ざーっと目を通せば、そのカタログの中に興味を引くものがあるかどうかわかるなら、それを拾い読みすること。

そのあと、それを捨てるか、誰かに回すか、参考資料にする。

次の行動が、素早く誰かのボイスメールにメッセージを残すことなら、すぐにそうする。たとえ、その項目が「優先順位の高い」ものでなくても、どうせ、いつかはしなければならないのなら、すぐそれをしてください。

この「二分問ルール」の根拠は、ある項日を手にとったときにすぐ処理するよりも、その項日を保存し、あとで追跡する方が時間がかかることが多いのですが、その差が大きく開いてくるのが「2分」くらいからだからです。

それは能率の問題なのです。もしそれがさほど大事なものでないなら、捨ててください(もしそれが重要なものなら、この 2 分間ルールを適用するのがいいと思います。

デビッド・アレン(著) 『仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
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もうここまで書けばおわかりですね。
会議室に持ち込んだ自分のPCでおもむろにメールソフトを立ち上げて、メールを書けばいいんです。

いま話していたことなので、記憶は新鮮ですし、相手にも伝わりやすいでしょう。

とっととメールを書いて出してしまい、これでタスクをメモする必要がなくなりました。

とっても簡単。でも、それをやらないひとが結構いるんですよ。

 「議事録をつけて●●さんにメールをしようとおもって、議事録が配信されるのを待ってました」

こんな言い訳、ちょくちょく聞きますので。

それは、あなたを忙しくしているだけでなく、プロジェクトを遅れさせているという自覚がないところが、また…。

■ショートカットキーを多用する


でも、議事の方は、あなたがメールを売っている間にも進んでいきます。
つまり、いかに素早くメールを送ってしまうかが大事になります。

本書『仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法』でもこのように推奨されています。

★P180〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

この二分問ルールに関して、もう少し話をさせてください。

それは、 E メールを打つことが、気楽になることに関してです。もしあなたが E メールの山に囲まれているのなら、打ち込むスピードを高めることで、また、ンステムと、ごく普通の E メール・ソフト用のショートカットキーを使うことで、生産性を著しく高めることができます。

多くの教養あるプロたちがいまだにキーを一つ一つ打ち、マウスを頻繁に使おうとするために、とんでもない挫折感を味わっています。
コンピュータの技を磨き、2分問ルールをそれに組み合わせれば、より多くの仕事を、より速くさっさと片づけることができます。

多くの管理職が抵抗を示しているのはテクノロジーに対してではなく、キーボードに対してなのです!

デビッド・アレン(著) 『仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
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キーボードがいかに素早く操作できるかは仕事の生産性に大きく寄与するということですね。




■参考図書 『仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法


仕事と人生の両面で、個人や組織の効率と生産性を飛躍的に高めるデビット・アレンの画期的メソッド! 目的意識の持つパワー、リラックスの大切さ、仕事を成し遂げるためのシンプルな原則を明らかにする一冊。

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書名 :仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
著者 :デビッド・アレン

●関連図書
 『 <<ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則』
 『 <<ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法』
 『 <<はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』

●関連 Web
 GTD:Getting Things Done - ウィキペディア
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