2015年12月02日

メモは簡潔がいい?詳細に書く?



私の会社では、打ち合わせ中にノート(それもシステム手帳)にいろいろ書き込みをしているひとが多いです。私のように A7 のリングファイルや小ぶりの付箋を使うのは少数派です。

■ノートのメモは簡潔に書けない?


私の勝手な持論ですが、

 ノート(手帳)に書くときには簡潔にはかけない

と思ってます。それはノート(手帳)が、記録を残すためのものだから。
記録というからには、後で読んだ時に意味がわかることが書かれていなければ意味がありません。

なので、打ち合わせ中に自分の宿題を言われたとして、

 伊藤 TEL 挽回

ではわけがわかりませんよね。どうしても、

 伊藤さんが打ち合わせで欠席だった
 →来週までに進捗回復の方策の相談のために電話する

と書いて、その下辺りに実際に電話した結果を書いて置かなければ、それが完結しません。

つまり、書くのに時間がかかります。

後で書き加えようとすると、

 伊藤 TEL 挽回
 翻訳: 伊藤さん欠席→来週までに進捗回復の方策の相談のために電話する
 結果: 個人では無理。木村さんを追加投入:→PM了承12/23

みたいに翻訳などを追記しても見づらいですよね。

■メモとノートは別に管理する


メモは素早く、要点だけを取るのが命。打ち合わせを中断させては2人分の工数が無駄になります。
記録は正確さと「後で読んで意味がわかること」が命。未来の自分が読んで理解できなければ、それは書いている時間も書くためのノートも無駄になります。

ようは目的が違うので、同じノートという手段では実現できないということです。

 (イト) (T) 挽回 〜 12/21

と書けばいい。それをその日のうちに、タスクリストに

 表題:伊藤さんに進捗回復の方策の相談のために電話する
 期限:12/21

と書けばいいだけです。

ノートには、

 遅延に何故気がついたのか(現象は何だったのか)?
 どのように対策したのか?
 原因は何か?
 再発防止するためにはどうすればいいと考えるか?

を書くのがベストだと考えています。

■アクションアイテムだけのノート


ただ、こういうノート推奨しているビジネス書もありましたので、ご紹介しておきます。

★P187〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

仕事の情報はすべて次の行動につなげるためのものであるペきです。

記念に書き残しておくためのものでもないし、万が1のための記録でもありません。

したがって、目標達成のためのメモは、すべて次の行動につながるものになっていなければ意味がありません。

具体的には、すべてのメモを「○○を伝える」とか「××を作成する」といった「アクションアイテム」形式にすることです。

私のノートは日付の下にアクションアイテムのリストのみが並んでいます。その日の終わりに見直して、翌日のリストを作ります。朝はそのリストの確認からはじまります。

過去にさかのぼって見直す必要がないので、最後まで使い終わったらその場でシュレッダーにかけ廃棄します。

目標達成のためのメモは、これでいいのです。

河野英太郎(著) 『たった1%の仕事のコツ
――――――――――――――――――――――――――――★


こういうのもアリかな?とは思います。
私がやれているわけでありませんが。



■参考図書 『たった1%の仕事のコツ


こんなことがありませんか?

 とにかく仕事がたまる/上司によく無視される/命がけでつくった書類を見てもらえない/「言ってることがわからない」と言われる/会議で反対ばかりされる/自分にだけ、メールの返信がこない(遅い)/いつもあら探しされる/いつもあとまわしにされる/いい仕事は全部他人にもっていかれる/やり直しばかりさせられる/まじめにやっているのになぜか報われない……

そんな人は、その「やり方」を見直す必要があるかもしれません。まじめさとパフォーマンスは決して正比例ではありません。悪い意味で「まじめ」すぎると、パフォーマンスは逆に下がるのです。

デキる人とは、このまじめの「力のかけかた」を知っています。

そこにはちょっとしたコツがあります。このコツを知っているか知らないかは、あなたのパフォーマンスをとても大きく左右します。
実は99%の人がしていない、ちょっとした、でも効果絶大な仕事のコツを、本書では紹介していきます。

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書名 :たった1%の仕事のコツ
著者 :河野英太郎

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posted by 管理人 at 15:50| Comment(0) | TrackBack(0) | メモ術・ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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