2016年01月12日

TIMTOWTDIメモ2:いろんなやり方を思いつくためのトレーニング






前回、『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!』の”「中島流」5分間考える段取り術”についてご紹介しましたが、いきなりこれをやろうとすると、ハードルが高すぎた私が、できるようになるまでにやったトレーニング方法についてご紹介します。

■ステップ・バイ・ステップで


最初はできないので、徐々に難易度を上げていくほうがくじけなくてすみます。
私は、以下の様なステップでやりました。

●ステップ1:やったことをメモする
 まず、突撃してみて、そこでキーになったやり方をメモしていきます。肩慣らしです。
 たとえば、「出張報告書の作成」をネタに取ると、
  社内Webから「出張報告書フォーマット」をダウンロードする
  出張計画表を開いて、出張の行動日時を転記する
  とっておいた領収書を台紙に貼り付ける
  領収書の金額を転記する
  出張時の打ち合わせ議事録を印刷して添付する
  宿題事項を転記する
  実際の移動時間、執務時間などを思い出しながら書き込む
  ハンコを押して上司に提出
 こんな感じ。とりあえず、これでOK。

●ステップ2
 いつもやっているルーチンワークの手順を書き出してみます。
 たとえば、朝の仕事開始までの作業。
  PCの電源を入れる
  PCが起動するまでにコーヒーを用意
  コーヒーを飲みながら、メーラーを立ち上げる
  スケジューラーで今日の打ち合わせ予定をチェックする
  スケジューラーでタスクリストをチェックし、優先順位をチェックする
  今日やることを決める
  昨日から今朝までに溜まっていたメールをやっつける
 みたいなことを毎日繰り返してますよね。これをいくつも繰り返しやっていることを書き出してみます。

●ステップ3
 ステップ1、ステップ2で作ったメモを眺めてみる。
 他にやり方がないかをブレストしてみてください。
 「出張報告書」の事例で言えば、「領収書を探すのに時間がかかったよな〜」とかに気がついたら、最初から領収書がまとまっていたら…、とか、「領収書を書き写すのが面倒だよな」とかの課題でもいいです。課題を発見したら、その対策が他のやり方になります。

 それを書き出してみてください。
 大事なのは「書く」こと。頭のなかにあるものは「イメージ」で、書かないと言語になりません。言語化できないと、メモは書けるようにはなりません。

●ステップ4
 ここまで来ると、ルーチンワークならある程度、事前にメモが書けるようになってます。
 試しに、今まで書いてないルーチンワークについて、事前に書き出してみてください。割と簡単にできたでしょ。
 
 実際に書き出してみると、それを眺めてみると、もうちょっとよさ気なやり方にも気が付きます。ここで気がついたやり方が幾つかこの「サラヒン〜サラリーマンの仕事のヒント」のネタになってます。たとえば、「朝の仕事開始までの作業」の「優先順位〜」というのは、

  Excelに優先順位ポイントをまとめて、ソートすると、考える必要が無い
  タスクリストを整理する
  
 みたいなコツになってるわけです。

 あるいは、「メールをやっつける」のをもっと前に持ってくると、「今日やるタスクを決めてから、メールを見たら緊急案件があって…」みたいなことがなくなったっりしますよね。順番を変えてみるとか。

 で、実際にそれを、その計画書(というには大げさですが)にそってやってみるわけです。


以上、ここまで、私の場合は大体2か月くらい、毎週1〜3枚、メモを書いてました。
かなり、試行錯誤しながらでしたが、まとめるとこんなステップになってました。

ちょっと長くなったので、続きは次回。




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posted by 管理人 at 15:21| Comment(0) | TrackBack(0) | メモ術・ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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