2016年03月30日

午前・午後の仕事時間の活用法




以前の記事にも書いてますが、私は出勤時間がかなり早いです。その代わりに退勤時間はほぼ毎日定時。

■朝のダッシュ、午後の惰性


これまた以前の記事で何度か触れてますが、普通は午前中のほうが集中力が高いそうです。理由は脳がしっかり睡眠をとってリフレッシュしているから。午後はどうしてもそれまでに結構酷使しているので、お昼休みでリフレッシュしたとはいえ、やっぱり長続きはしません。

ところが日本の会社って9時始まりの会社が多いですね。特に FLEX制を導入しているところなどだと10時ころにゆっくり出勤してくるメンバーも。これだと、エンジンが掛かって集中力が高まった頃にもうお昼休みです。

海外の会社だと、午前の仕事時間と午後の仕事時間がほぼおなじところが多いようです。つまり、朝8時〜12時、13時〜17時みたいに。

私もこちらのほうが理屈にあっているという気がするので、遅くとも8時には出勤するようにしています。

通常は7時過ぎに出勤して、午前中に昨日の宿題やら、集中して考える仕事をしています。
午後からは、ちょっと惰性で仕事をしたり、コミュニケーションや会議に使うような時間配分。

このパターンを

 朝のダッシュ、午後の惰性

と呼んでます。


■集中する時間と、予備の時間


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同じ仕事でも、集中しているときとそうでないときでは、終了するまでの時間が違います。これは、わざわざ書かなくても、多くの人が経験していることでしょう。

だからマルチタスクで仕事を加速するために、「集中する時間」をきちんとつくることは、仕事の効率を上げる上で、とても重要です。

わたしは、現在、一人で行う仕事は、基本的に午前中の四時間ほどで終わらせています。

以前は、一日一二時間労働だったので、労働時間は実に三分の一になっています。労働時間を短くすることで自由に使えるようになった午後に、打ち合わせで人に会ったり、新しいビジネスの準備などをしています。

午前中が、「集中して働く時間」で、午後が「予備の時間」です。

また、一週間のサイクルの中で、木曜日と日曜日を「予備の日」にしています。

この二日は、なるべく予定を入れない日にしています。このように、「集中する時間」と「予備の時間」をつくっている理由はいくつかあります。

まず、メリハリをつけることで、集中力を切らさずに仕事ができます。

また、今のやり方をさらに良いものへ修正するための時間を設けるためです。

余裕がないと、改善はできません

また、突然の仕事の依頼があったときなどに対応できないということもあります。

「集中する時間」と「予備の時間」を見える化することで、複数の仕事から漏れたことも、予備の時間に行うことができます。

また、予備の時間が増えることは、効率化の一つの指標となります。常に予定のある時間と予定がない時間を「見える化」しておくと、仕事のムダを削れているか、改善の成果を確かめることができます。

わたしは、グーグルカレンダーを利用して予定を入れています。予定が入っていない時間は、基本的にすべて「予備の時間」です。

こばやしただあき(著) 『仕事のムダを削る技術
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それまで、1日中仕事に追われる状態になっている時には、いきなりこんなことはできません。
また、プログラミングなど時間がかかる仕事を持っている時にも、半分に割ったりはできません。

ただ、最終的に「午前中に仕事が終わる」くらいを目指していかないと、効率的な仕事ができているとは言えないと、本書を読んで感じた次第。

結局、だいたい3年くらいかかって、ようやく今のスタイルができました。

■午前中で仕事が終われるようになるには


最初は朝の1時間、定時前の30分を、すべて予約してしまうことから始めました。
朝の1時間は始業時間から始めると確保できなかったので、出社時間を定時の1時間前にして、時間を確保したわけです。

朝の1時間は電話やメールとは関係ないところで(会議室を借りきって)、集中的に考えるタスクをこなします。
その後に今までどおりの業務をして、定時前30分にまたしてもいなくなる。この30分は、今日のタスクの進捗を確認したり、明日の朝のタスクを準備したりします。
※後になって気が付きましたが、これがGTDで言うところの日次レビューになってました。

で、その朝の時間をだんだん伸ばしていって、午前中に一人でこなすべきタスクを終了させることができるようになった、と。
ただし、午前中の時間が足らないので、前に前にと伸ばしていったら、冬は日が昇る前に家をでるようになっちゃったんですけどね。
※なので、日本の会社では「午前の時間と午後の時間が均等ではない」というのは後付の理屈だったりする。

午後からは、ちょっと手間なタスクをこなしたり、会議で時間が消えていきますが、朝重要なタスクは完了しているので、わりと気が楽ですよ。




■参考図書 『仕事のムダを削る技術


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posted by 管理人 at 11:32| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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