2016年04月28日

業務目標を即答できるようにする




 人生の目標を手帳の最初のページに書きなさい

よく、成功本などに書いてあることですね。私はすぐに挫折しましたが…。

私は手帳を使わないので、「ノート」なのですが、ノートの最初のページは、業務リストのページです。その次のページがタスクリストとToDoリスト。

目標が変わった時にも書き換えてますが、特に年度が改まる時などは業務リストのページは一新します。
今年度の部門方針やグループの目標に書き直します。

■部門の目標と進捗を即答できますか?


だいたいの人は、年度末や年度初めに部門の目標や個人の目標について一生懸命考えますよね。

でも、2ヶ月もすると結構忘れてます。
目の前の仕事に忙しいですから。見直す人は少数派かも。

GTDなどでは、マンスリーレビューとか週次レビューとかを薦めてますので、こういうルールに従っている人はちゃんとやっているのでしょうけど、そもそも目標管理をするつもりがないような、意識が「今」に向いている人は、たいてい忘れます。あんなに一生懸命考えたのに。

で、年度末や締めの時期になって「あ〜。これ未着手だわ…」と思い出して、言い訳やつじつま合わせをしたり、「他の仕事が忙しかった」と開き直ったり。

このパターンになる人は期中に「あなたの今年度の目標と進捗を報告して」と聞くと、「え〜っと。ちょっと待って下さい…」とか「あとで整理してメールで…」という返事。……覚えてないんだね…

覚えてないものが何か進捗しているわけ無いわな…

■繰り返さないと覚えない


大抵の人は、何かを覚えようとしたら、繰り返し考えたり、復唱したりしないと覚えません。
もちろん、一流の人は一度で可能になるのかもしれませんが、私のような凡人にはムリ。

繰り返し頭のなかから出したり、入れたりするためには、それを何度もノートに書き出して、それについて次にやれるアクションを考えることです。

別に週次レビューとか日次レビューとかかしこまってやることはありません。ひと仕事片付いた時に、電車を待っている時に、「ふと見なおしてみる」ことで十分だと思ってます。


■「すべき仕事」はいつも見直しなさい


★P69〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

かつて、「めざしの怒号さん」として有名だった土光敏夫さん(経団連会長、臨時行政調査会会長を歴任)は、倒産寸前の東芝を再建した人で、エビソードには事欠かない人物だった。
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いつもバスと電車で通勤していたのだ。おかげで、たまたま車内で一緒になった管理職がとばっちりを食ってしまった。

 「新聞は家で読みなさい。車内では今日、部下にどんな指示をしたらいいか。どの仕事から片づけるか、その段取りを考えなさい」

土光さんはもともと、設計屋だから、仕事についてもいつも設計図を描く。

つまり、段取り思考の習慣がついていた。

仕事ができない人は優先順位がわからない。どの仕事を先に処理したら、後々、楽になるか、効果があるかが想像できない。

そして、どうでもいい仕事を先にやったりして、時間を浪費してしまうのだ。

ぜひ習慣にしてもらいたいのは、手帳に「今日すべき仕事」「今週すペき仕事」「今月すべき仕事」「今期すべき仕事」をきちんと記すことだ

できれば、一番目立つページ、いつも見る部分に一覧にしておくといい。

会社でも「今期の方針」「今期の目標」などを壁に貼っていると思う。あれと同じことを手帳に書けばいいのだ。そうすれば、どんなに忙しくても優先順位を無視することはなくなる。

中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
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ウチの会社では、方針や目標が貼りだされていることはありませんが、壁紙にしておくとかやると目に触れやすいかもしれませんね。

なにかの行為(たとえばアプリを立ち上げるとか)をしないと見えないものは、その気にならないと見ません。見ないものはやがて忘れます。

ちなみに、「今日の目標」は以前の記事、朝のバブルマップノートで今日やることを決めるがおすすめ。

■業務目標を即答できるようにする


上司に「あの件、進んでるか?」と言われて、「ちょっと確認して報告します」という答えは、上司から見ると「オレがこんなに気にしているのに、コイツは…」と思われるのがオチです。

上司から進捗を聞かれる可能性のあるのは、「今期の目標」と「上司から言われた業務」の2つです。

これは即答できるように、いつも頭のスミに置いておきましょう。

ちょっと信頼度が上がるとおもいますよ。




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