2016年05月13日

タスクリストで作業してはいけない




いわゆる、タスクリストとか ToDo リストとか言うものを作るのは、効率的に仕事をするための初歩です。

でも、タスクリストを開いて、仕事をするのは、実際に効率があまり良くありません。

■朝、タスクリストを開いたら書き写す


私は、朝タスクリストを開いて、それを今日やることをバブルマップノート:今日やることは常にデスクトップに置くに書き写します。
タスクリストに書いてあることすべてを書き写すわけではありません。

 タスクリスト:○○プロジェクトの進捗レジュメを作る
 バブルマップ:○○レジュメ

わかりさえすればいい程度の書き方。何しろ、あまり長い文を書くと、マルで囲めないのと、わかっていることを細かく書くのはムダだから。

これで、タスクリストはしばらくお役御免。

■書き写す効果


書き写すなんて、そんな手間な…」と思われるかもしれませんが、これが意外と効果的。

タスクリストには結構な数の項目がずら〜っと並んでます。

完了したら消さないといけないのですが、その項目が先頭にあるとは限らない。消すという作業をするだけで、「え〜っと」と探さないといけないです。探すときには順番に読んでいくので、ちょっと気になったタスクを読んだりすると、「どうなってたっけ?」とか気になります。これがストレスになったりするんです。

また、つぎのタスクにかかろうとした時に、また次にやるタスクをナガ〜いリストから選ぶという作業もムダ。
朝一番にせっかく今日やるタスクを決めたのだから、それにしたがってひたすらやればいい。

「作業を選択する」という作業と、「作業をする」という作業を混在させると、実際には余計な時間がかかるんです。

■ポストイットでタスクを今日の管理する方法


バブルマップノート:今日やることは常にデスクトップに置くを使いはじめる前は、下記のやり方でやってました。

★P73〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●「中島流」ポストイット段取り法
・「今日、やるべきこと」をポストイットに 1 つずつ書き込む(アトランダムでいい)
・ポストイットの内容を比較検討する。
・ポストイットに優先順位をつける。
・デスク、ノート、手帳などなんでもいいから、上から順番にポストイットを貼り付ける。あるいは、ポストイットにナンバリングしてもいい。
・その順番通りに仕事をする。

中島孝志(著) 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!
――――――――――――――――――――――――――――★


本書では、「タスクを書き出したら、順番を決めて、その順番にしたがって実行していく」と書かれてますが、この部分は、最初のうちはやろうとしていましたが、結局やらなくなりました。
これはどのみちその日のうちにやらないといけないことなので、どういう順番でやっても結果は同じだからです。

ただし、作業内容によってやる時間帯は決めてます。これは時間帯によって、考えるのに適した時間帯、作業するのに適した時間帯があるから。でもそれは1日5個程度のタスクであれば、迷ったりしません(スケジューラで予約していることも多いですし)。

ポストイットはデスクトップ付箋でも、他の記事でも紹介したように、いろんな便利な使い方があります。
でも、何枚ものポストイットが机の上に貼ってあると、邪魔なので、タスクをポストイットで張り出すのをやめて、1見開きのノートにしました。




■参考図書 『すごい!メモ術 「ビジネス力」をアップさせる達人たちの手の内を盗め!



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