2016年08月23日

ポストイットToDo管理法




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●ポストイットToDo管理法
優れた ToDo の条件を挙げるなら、1 にも 2 にも、まず「見逃さないこと」です。

あるとき、

 「それじゃあ 2 時間後に電話します」と」

言って電話を切って、そのとき使っていた TODO リストに書き込みました。

これで安心! と言いたいところですが、その後、その TODO リストを開く機会がまったくなく、再び開いたのは 5 時問後……。電話をすることを見事に忘れてしまっていました。

これでは、いかにしっかりした TODO リストを作っても意味がないわけです。

とすると、 TODO リストを管理するときに最初にやるべきことは、「どこに置いておくか」です。

たとえばデスクワークがメインの人は、机の前にスペースを作る。

そしてそこに、 ToDo をポストイットでペたペた貼っていく。

机にいるときにはいつも、その ToDo を見ることになるのでうっかり忘れることはありません。

小山龍介(著) 『TIME HACKS!
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これをやっている人は、私の同僚にも多いです。
かなりポピュラーな方法ですね。

ただし、そういう人が、ToDo を忘れないかというと、そんなことはありません。
理由と対策が本書『TIME HACKS!』に書いてありました。

■ToDoを忘れない方法


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ただ、これだと机を離れると TODO をチェックできません。

できればこれは、持ち運びができるようにしておきたいところ。

私は、写真のようなドキュメントフォルダを利用して持ち運ぶようにしています。

さっと折りたためばポストイツトがずれ落ちることもないですし、厚紙なのでデスクのどこかに掲示するのも容易です。

打ち合わせや外出する際に、サッと持っていけるので、デスクを離れても問題ありません。

ポストイットを貼る位置にも上夫を加えます。

まず、ドキュメントフォルダの折り目を境目として、左を緊急な案件、右を緊急でない案件に分けます。緊急案件というのは、本日中(もしくは数時間以内)に対応しなければならないもので、仕事の空き時問に、どんどん処理していきます。

次に、上下については、上にあるものほど重要になるよう、配置します。

これで視覚的に一瞬で把握できる ToDo リストの、完成です。

「見逃さない」 ToDo リストは、つまり、「視覚的に意味が伝わる」ToDo リストなのです。

小山龍介(著) 『TIME HACKS!
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本書『TIME HACKS!』は出版年が2006年とちょっと古いので、今ならスマホをToDoリストにしている人も多いのではないでしょうか。

ただ、注意すべきは、1画面にほぼすべてのToDoが収まるような設計になっているアプリを使わないと、見落としがでる、ということです。

また、スマホでも PC でも構いませんが、ToDo リストが見えなくなる状態ができると、ついチェックを忘れてしまって、備忘録としての ToDo リストの役に立たないことです。でも、PCの画面にしろ、スマホの画面にしろ、全てを表示するのは難しいですね。別のアプリを開いてしまうと見えなくなってしまいますし。

まだまだ、IT は、アナログに追いつけていない部分があるというところでしょうか。

■バブルマップノート


ちなみに私は、デジタルで記録し、アナログに書き写すということをやってます。

 バブルマップノート:今日やることは常にデスクトップに置く

やること全ては、Excelをベースにしたタスクリストと ToDo リスト(2つは別物です)に書いておき、今日やることは、バブルマップノートに書き写してから仕事を始めます。

■タスクリストとToDoリスト


過去に何度か書いてますが、「タスク」と「ToDo」は別物です。

これをごっちゃにして過去に何度も失敗してますので、私は分けて管理してます。

●タスク
「タスク」というのは「何をやるべきか」で「やること」よりも「何を」に力点があります。
つまり、どういう結果を出すのかであって、どうやってやるかという手段はどうでもいいです。

●ToDo
「ToDo」は、「やること」「行動」です。結果ではなく手段に力点があります。

たとえば、「今日中に課長に報告書を出す」というのはタスクであってToDoではありません。

報告書を出すためには、資料を集めて、レポートを書かないといけないとしたら、

 資料を集める
 資料を整理してWordで書き写す
 今後の対応策を記述する

という Todo があるわけです。

イメージ的には、ToDoが1個ないし複数個集まってタスクができているような感じ。

したがって、ToDo の時間は予測可能ですが、タスクはまだ ToDo に分解されていないので、予測はできません。
「レポート、いつまでに出せる?」と聞かれたら、どういうToDoが必要なのかを出して、それを足し算することで、「じゃあ3時間位いただけますか?」といえるわけです。

上記のバブルマップノートには、ToDo を書かないと行動できません。
タスクは行動ではないので。




■参考図書 『TIME HACKS!



ヒット作『IDEA HACKS!』の著者が贈る時間管理のノウハウ集。個人の予定管理から、チームの行動管理、中長期の目標管理まで、ワンフレーズでわかる時間管理のコツが満載!

携帯電話でTo Doを管理する。やらないことリストを作る。中長期の目標は習慣化で達成する。月曜日に人とは会わない。スケジュールを2週間の単位で眺める。トランス状態でメールを打つ。午後2時に人と会う。自分コストを計算する。家計簿をつけるように時間簿をつける。ルーチン化できる仕事はできるだけ外部に任せる。「七人の侍」を社内から集める。知らない分野の本を10冊斜め読みする。人生計画に年度を入れる。夢をmixiに書く。同じ努力で3倍効果が出る、時間を生み出す89のマル秘テクニック。


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著者 :小山龍介
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posted by 管理人 at 09:04| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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