2016年08月24日

メールに「お疲れ様」は不要?




私の知る限り、多くのメールには、「お疲れ様です」とか「お世話になります」が冒頭に書いてあります。

■メールの「お疲れ様」は不要?



★P183〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

ところで、私は、「オールアバウト」という生活総合情報サイトで「ビジネス文書ガイド」を務めています。

定期的にビジネス文書やメールの書き方について記事を書くのですが、あるとき、反響が大きくて驚いたものがあります。それは「社内メールにお疲れ様は必要?]という内容の記事をアップしたときでした。

なんと、掲載してすぐにフェイスブックで 1500 以上シェアされていたのです。

ある大手企業から「社内メールに費やす時間が多くて、本来の業務に支障が出ている」という悩みを相談されたことがあります。

「社内メールはシンプルに」をモットーとする私は、ムダを省くため、その企業でいくつかのルールを決めました。ルールのひとつが、「お疲れ様は禁止!]。

ネットでも「お疲れ様は本当に必要?」と提言したところ、賛同してくれる人がいかに多いのか、ということを実感しました。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
――――――――――――――――――――――――――――★


この部分「私は……務めています」は、実際に

 社内メールに「お疲れ様」は必要?―AllAbout
 http://allabout.co.jp/gm/gc/442923/

にあります。

この記事によると、冒頭の挨拶は

★――――――――――――――――――――――――――
○○さん、お疲れ様です。アシスタントの□□です。
今日は暑いので、バテていないでしょうか。
A社の部長の雑談に付き合っている時間かもしれませんね(*_*)

引用元:社内メールに「お疲れ様」は必要?―AllAbout
――――――――――――――――――――――――――★


さすがにこんなことを書いたりはしてませんが、私は

 お疲れ様です
 お世話になります
 ありがとうございます

は大抵つけています。

調べてみると、「必要」という意見も、「不要」という意見もあり、マナーとしてどちらが正しいというものでもなさそうです。

※私見ながら
※ > 「社内メールに費やす時間が多くて、本来の業務に支障が出ている」という〜
※にも賛成できません。

※挨拶文を書いていることが、メールに費やす時間が多いかのように読めますが、そこは本質ではないような。
※1日に100通も200通もメールを出せば無視できないでしょうが、そんな人はビル・ゲイツくらいではないかと。

※それよりも、メールを読んでいる時間、2度読み、3度読みしている時間のほうが問題な気がします。
※もちろん、私の個人的経験則から言っているので、筆者の意図とは違うかもしれませんが。

■時短になるか


仕事術として、「時短」や「効率化」を考えると、これらの挨拶文は確かに無駄です。
もし、それをいちいち打ち込んでいるなら。

この引用元の記事のように、時候の挨拶を先頭に複数行にわたって書くのであれば、それは手打ちにならざるを得ないし、それは書く方にとっても読む方にとっても、それが「生産性がない」という点では無駄だと思います。

ただし、こういうちょっとした挨拶は、以前の記事

 メールに口語表現を入れるタイミング
 メールコミュニケーションの印象を変える

などで書いたように相手の印象を和らげる効果がありますので、無駄かと言われると別の意味で有用かと。

■部下、目下の人からのメール


とくに気になるのは、部下や目下の人、あるいはあまりよく知らない人からのメール。

こういう人たちから、いきなり、

★――――――――――――――――――――――――――
明日10時から MTG-3 で、××のプロジェクトの課題について打ち合わせをしますので参加をお願いします。

以上
――――――――――――――――――――――――――★


みたいな短文メールが来たら、

 「オマエ、一体誰よ!? 何様のつもり?」

といいたくなっちゃうのは、私だけでしょうか。

もちろん、ヘッダを見れば発信者は分かりますし、受信者もわかります。
ミーティングの目的や日時、場所も書いてあります。

必要事項が欠けているということはありませんが、私なら「ムッ」として、一言二言切り返してやりたくなりますね。

■定型文を短文で


なので、時間短縮とコミュニケーションを兼ねて、私は返信操作をすると自動的に


★――――――――――――――――――――――――――
○○様     ××部△△です。

お世話になります。


――――――――――――――――――――――――――★


までが自動的に挿入されるようにしています。これなら時間の無駄にもならないし、礼を失することもないかと。

それ以外のよく使うフレーズは、IMEの短縮入力を使って、

 ありす → ありがとうございます。
 ありた → ありがとうございました。

などと変換するようにしています。

これが唯一絶対という方法ではありませんが、ご参考まで。




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posted by 管理人 at 09:04| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネス書 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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