2019年12月16日

わがままにスケジューリングする




もし調べられるのであれば、直近数ヶ月にした打ち合わせについてどこで打ち合わせをしたかを調べてみませんか?

これが相手のオフィスや長距離の移動を伴うような場所であれば、あなたの時間効率の改善のねたになります。




■移動は価値を生まない


製造の仕事でよく言われますが、移動することは価値を生まないです。

製品を作るときに、何かを組み付けたりインストールしたりする作業は、その製品の付加価値を上げる方法のひとつなのですが、組付けをするために、部品のある場所にワーク(組立途中の製品)を持っていくことは、その製品の価値をあげる行為ではないんですよ。
だから、製品を作るときにはなるべく移動距離を短くしてやることで、より短時間に多くの製品を作るように設計するわけです。

同様に、打ち合わせなどでフェイストゥーフェイスで話をすること自体は価値があります(まあ打ち合わせの内容が「意味が無い」のは置いておいて)。しかし、その場所へ行く事自体は生産性になんの関係もないたんなる付帯作業です。

極端な話、客先に出張するのに1日かかって移動して、1時間の打ち合わせをして、また1日かけて帰ってきたら、時間効率は「2日+1時間」かけて1時間の成果を出す作業をしたことになります。とっても効率が悪いですね。まあ、移動は必要悪として認められていますが。




■打ち合わせの場所を自分の都合に合わせる


自分より目上の人と打ち合わせをするときには、やっぱり目上の人の都合や効率を優先した方がいいです。

目上の人というのは当然自分より給料が高いので、自分の時間コストと相手の時間コストを比較したら、会社運営的にもそのほうがより効率は良くなるでしょう。

一方で自分と同等レベルの人ならそんなことは関係ないです。

さらに、多くの場合、相手は「移動は価値を生まない」などと効率を考えていない人が少なくないので、

 「お手数ですが、こちらで場所を用意しましたのでお越しください」

といえば、たいていは了解してくれます。とくに、相手が何か頼みたいみたいに考えているときは立場的にこっちのほうが強いのでこれが言えます。

私はよく、「そちらのオフィスの会議室を確保する権限がないので、こちらのオフィスの場所を用意しました」という言い方をします。
これなら、相手は「ありがとうございます」「お手数をおかけします」と感謝までしてくれて一石二鳥

■わがままスケジューリング


この「わがままスケジューリング」というフレーズは、以下の本の受け売り。

★P66〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●わがままスケジューリング
めんどくさがりのあなたならもっとゆとりを持って仕事をしたいと思うでしょう。なので、ここは“めんどくさがりのいいところ”を思いっきり発揮しましょう。

どうするのかというと、ムダなスキマ時間や移動時間ができないように、可能な限りスケジュールを自分の都合がいいように組み立てるのです。

スケジュールは、必然的に相手のあるものが順先されます。そして、その合間に自分の作業をうまく組み込んでいくことになります。

なので、合間にまとまった時間を取り、ゆとりを持って作業ができるように、打ち合わせなどのアポは必ず自分から先に都合のいい日時と場所を提示して、相手にできるだけ合わせてもらうようにすることです。

ムダな移動時間スキマ時間が多く、まとまった作業時間もとれず作業が細切れになると、いったん途切れた集中力を取り戻すのに時間のロスが生まれます。これらの時間を最小にするのが上手なスケジュール管理です

ビジネススキル・トレーナーズ(著) 『めんどくさがりでもうまくいく時間術
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もし、スケジュールを共有している環境で自分のスケジュールが埋まってなくても、「会議室が取れる時間がこの時間しかない」と言えば相手は、相手の予定が移動可能なものであれば調整してくれます。

自分の都合のいいように自分からスケジュールを言い出すのが、わがままにスケジューリングするコツ。
これを称して言ったもん勝ちって。




■参考図書 『めんどくさがりでもうまくいく時間術





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人生が“はかどる"、最強のめんどくさがりとは?

あなたは、めんどくさがりを治そうとしていませんか? それは間違いです。そんな必要はないですし、そもそもそんな簡単に治せるものでもありません。
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はじめは慣れないところもあってハードルが高そうだけど、慣れてきたらきっと今までがウソみたい快適な毎日に変わります!






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めんどくさがりでもうまくいく時間術
著者 :ビジネススキル・トレーナーズ
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●本書を引用した記事
 反省するより記録しなさい
 捨てるって気持ちいい
 バッグインバッグを利用する
 わがままにスケジューリングする
 聞いてナンボ、パクってナンボ
 休憩を取る

●このテーマの関連図書


「時間がない!」を卒業する200のアイデア1日が25時間になる超時間節約術

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