2016年11月07日

複数案件のメールには部分回答をする




メールはマナーとして「1メール1件」みたいに言われることがあります。

私は個人的にはそうしていたつもりだったのですが、あとで見てみると複数の質問をしているような場合もありました。
ただ、質問は、ひとつの案件について、複数個質問があったり、複数の提案を返したりするような場合です。

これについて、メールの特性から面白い解説がありましたので、ちょっと共有。




■メールは手紙


★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●チャツトであって「私信」ではない
これはスカイプなどでも同じことが言えますが、チャットのいいところは「私信」ではないところです。

メールは「私信」なのです。 メールはデジタルであるにもかかわらず、「手紙」というアレゴリーをそのまま引き継いでしまっでいます。

「受信トレイ」や「アドレス」や「未開封」などといった表現にそのことが表れています。

「私信」の行き先は「相手のプライべート空間」ですから文面にも気をつかわなければなりません。

 「突然のメールで失礼いたします」
 「お世話になっております」
 「よろしくお願いいたします」

などなどの表現は、コピーアンドペーストが繰り返し使われていることがわかっているのに、一向になくなりません。

「私信」ですから立て続けに出すものでもありません。「連続メールで失礼します」などという表現があることは、それをよく物語っています。

だから「1 メール 1 要件」という原則がそれなりに便利なのに、なかなかそうできないわけです。
「用事は 1 つのメールにまとめて送る」ということになります。

佐々木正悟(著) 『クラウド時代のタスク管理の技術
―――――――――――――――――――――★


なるほどね〜。そういう見方もあったんだ。
ちょっと感心。




■複数案件を入れるとメールが遅くなる


この1メールに複数の案件を入れるのは、なぜ問題なのでしょうか?

ひとつはメールの論旨がわかりにくくなることだと考えます。

つまり、1メールに複数のテーマを書くと、1つの文章に複数の主張が入っているような文章を読まされたと同じように、相手が主旨を取り違えたり、混乱したりする場合が少なくないです。聖徳太子でもない限り、同時に複数のことは考えられませんので。

もうひとつが本書の続きに書いてありました。

★〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

これは用事を頼む方が遅れてまとめて送信するという悪い慣習を助長します。用事をまとめるには、最後の用事が決まるまでメールしないことを意味するからです。

用事を頼まれる方は、タスクにかけられる時間を削られた上に、分解すべきタスクをまとまってメールされるという不都合に直面します。そのひとつのメールにいくつもの用事がまとめられているので、いくつの用事を済ませればいいのかがわかりにくくなります。

結果としてメールを開くことはストレスになるため、遅く届いているメールを読むのをさらに遅らせるという悪循環を招くのです c 一言でいえばメールは仕事を遅らせるのです。

佐々木正悟(著) 『クラウド時代のタスク管理の技術
―――――――――――――――――――――★


簡単に要約すれば、メールで複数のタスクを依頼すると、返信はもっとも時間がかかるタスクの完了時間になるということですね。
全く同感。

■メールに複数の返事をさせていはいけない


メールが複数の枝葉ができそうなときには、

 ・電話で話をする
 ・ミーティングを設定する

のいずれかをするように注意してます。

また、最悪複数の枝葉がメールに入ってしまっても、回答をするのに短時間で済むものと、調べたり調整したりしないといけないものを混ぜてはいけません。これをやると、簡単にもらえる返事も全部ミミが揃うまで待たされることになります。

そういうときには、別メールにしたほうが、相手も返信を出しやすくなります。

■複数の質問があるときには、別々に返信する


逆に、相手からメールが来て、それが同時に回答ができないようなものだったら、すぐに回答ができるものと、時間がかかるものは分けて返信するか、電話・ミーティングをする旨の返信をするようにすると、お互いに仕事を止めずに済みます。

たとえば、

 1.××は○○なのですか?
 2.○○について調べてください

のようなメールだったら、1は即答できるでしょう。そうしたら、

 1.については「はい」です。
 2.については明日中に調べてご連絡します

と回答するようにすると、メールの滞留時間が短くなります。

メールをみるのが送信者にも受信者にもストレスにならないようにしたいですね。




■参考図書 『クラウド時代のタスク管理の技術





Unlimitedゼロ円Unlimited無料
「次に何をやるか」はスマホとPCがすべて教えてくれる!
スマートフォンの登場で実現した「どこでもタスク管理」の時代に贈る日本初のタスク管理の本。iPhone、Android等の登場により、タスク管理が手帳ではなく、スマートフォン上で行われるようになってきた。電車の中や、喫茶店など、オフィスでない場所で、かなり細かいタスク管理が可能になり、そのノウハウが求められるようになっている。

本書では、たんなる、TODOリスト管理にとどまらない、プロジェクト管理までを、スマートフォン一つで実現してしまうソフトウエアの使い方を解説する。さらに、「やるべきこと」管理に加え、夢の実現、「いつかやりたいこと」の実現のための、タスク管理の方法を紹介する。「やることが多すぎて、時間が足りない!」と心の中で叫んでいる人には必読の、1日10分でできる夢のTODO管理術を紹介します。





◆アマゾンで見る◆◆楽天で見る◆◆DMMで見る◆

クラウド時代のタスク管理の技術
著者 :佐々木正悟

クラウド時代のタスク管理の技術
検索 :最安値検索

クラウド時代のタスク管理の技術
検索 :商品検索する



●本書を引用した記事
 必ず手帳をチェックする時間を決めておく
 SE-ScreenSaversデスクトップ時計のスクリーンセーバー
 複数案件のメールには部分回答をする
 タスクの分割と自動化
 エメットの法則
 仕事は4時間で終わらせる
 メールのGTD

●このテーマの関連図書


スマホ時代のタスク管理「超」入門―「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換する

Toodledo「超」タスク管理術

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

はじめてのGTDストレスフリーの整理術

新時代のワークスタイルクラウド「超」活用術

なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術





■同じテーマの記事

時間を無駄に浪費している習慣を塗り替える

「この悪い習慣をやめたい」と思ってもやめられません。それは意志の力がないからではなく、上書きすべき良い習慣がないだけかもしれません。以前の記事「しない」はできないでも書きましたが、人間は基本的に否定文を理解できるようにはできてないみたいです。たとえば、「コップの水をこぼさないように」といわれるとこぼす確率があがるのだそうな。悪い習慣を上書きする「悪い習慣」というのは大抵の人が意識しています。ただ、それを「やめよう..

かな漢字変換のモードを間違えなくする方法

私のキー入力速度はだいたい1秒あたり4〜5キー。ちょっと考えながらだと秒間 3キーくらいに落ちますが。で、よく失敗するのが日本語入力の入力モードを勘違いしてキー入力を始てしまうことです。たとえば、英語のメールを書くときに、メールの編集画面を開いてHello! ***って打つと、なんと日本語入力モード(ローマ字)になっていてへっぉ!って表示されちゃいます。まあ、焦らずに CTRL+O って押せばいいだけのことなのですが、間にリターンキーを押しちゃったり..

Excelで一発で文字の色を設定するショートカットキーを作る

Excelを使っていると、文字の色を変更したいときは、対象を選んで(セルだったりセルの中の一部の文字列だったりしますが)、リボンの文字色の変更を選ばないといけません。まあ、1回や2回ならいいですが、それがあちこちにあると、面倒で仕方がない。だからといってショートカットキーはありません。無理やりやれなくもないですが。で、ないものは作っちゃえ!Excel の文字色を変更するのが結構手間だったので、ワンキーで好きな文字色が設定できるようなショートカットキーを作りました。..

エクスプローラでワンキーで希望のフォルダにジャンプする方法

エクスプローラとファイラーだと一番違うのは、いろんなショートカットキーを定義したり、特定のフォルダに簡単に移動できるような設定ができることでしょうか。エクスプローラはある特定のフォルダに移動するのに、そのドライブを開いて、フォルダツリーを順番にたどっていくか、お気に入りなどに登録しておくかしておかないと移動はできません。一方で、ファイラーを使うと、CTRL+なにか のキーで一発でよく使うフォルダに移動できたりします。エクスプローラでショートカット集のフォ..

MMOSTを使って大量の知識を獲得し、記憶する

ビジネス書を読むときに、「この本で何を知りたいか」を明確にしてから読むと、その本の中で自分にとって重要なものが高速に読み取れます。まあ、よく言われることですが、なかなか「この本を読む目的や目標」って決めてかかれないです。私は年間100〜200冊のビジネス書を読んでたりしますが、そこまでちゃんと決めて読み始めるのは1割ないかも。あとはセレンディピティっていうか、一期一会。要するに出たとこ勝負。本を読む目標を明らかにす..

わかりやすく書くコツ

「サルでもわかる〜〜」っていうタイトルの本を見かける時があります。「いや、いくらなんでもサルは本が読めないだろ」とは思うのですが、まあ、こういうのって特定のジャンルについて調べようと思うときに「入門書としてはアリかも」という気がして、つい手に取ってしまいます。サルでもわかる福沢諭吉ということで、どうすればわかりやすくなるのかについて完結にまとめられていた本からのご紹介。で..




posted by 管理人 at 21:22| Comment(0) | TrackBack(0) | 仕事術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:


この記事へのトラックバック
人気ブログランキングへ 上司の指示に従うだけの毎日から抜け出したいなら、 「7つの習慣」で学ぶ事をオススメします。 コヴィー博士追悼企画として今なら、初回DVD50%オフ+コヴィー博士最後の著書プレゼント付き! http://123direct.info/tracking/af/620699/Fg9QE9Jf/ 現代ビジネス界の金字塔、7つの習慣DVD講座