2016年11月24日

メールは一往復半で完了する




■スレッドが伸び続けるメール

ちょっとした質問のつもりだったのに、だんだん関係者が増え、色んな意見が出始めてやたら長いスレッドになる、なんてことが会社でよくあります。

こうなると収集がつかなくなります。

どこかで打ち切って、関係者を集めてミーティングにしたいのだけど、どんどんスレッドが伸びていると打ち切りにくいですし、あとちょっとで終わりそうなのにミーティング開催も面倒……とずるずる伸びていきます。

■メールの打ち切り時

メールでは拉致があかないからフェイス・トゥ・フェイスでと判断する契機は何でしょうか?

以下の本『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術』には、一往復半と書かれていました。

★P104〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●メールのやり取りを切り上げる
メールのやりとりが続くと、いつ終わらせたらいいのか迷うことがあります。

とくに札手が目上の人やお客様の場合は、「返信しないと失礼に当たるかもしれない」と不安が頭をよぎるかもしれません。

でも、新しい用件もなく「ありがとうございます」「今後ともよろしくお願いします」だけのようなメールを頻繁に返すと、しつこく感じたり、うんさりしたりする人も出てきます。

メールのやりとりは、基本的に 1 往復で終わらせて構いません。ただし、例外として目上の人やお客様には「お礼」や「受領」の返信をして 1 往復半にすると、相手に安心感と好印象を与えることができます。

原則として社内メールの場合は、効率化ありきです。そのため、「たしかにメールを受け取りました」という受領の返信を省く企業もあります。

1 通につき、たった数分であっても送受信する時間を減らしてみる。塵も積もれば山となる効果で、時間を創出できるようになります。

鈴木真理子(著) 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術
――――――――――――――――――――――――――――★


一往復半というと、

 発信者(教えて?)→返信者(××だよ)→発信者(○○ですね。ありがとう)

ですね。

さすがにここまでシンプルになればいいですが、なかなかそうは行かないので、私は

 三往復しても解決しない問題はミーティングに切り替える

にしています。つまり、

 発信者(教えて)
 ↓
 返信者(××だよ)
 ↓
 発信者(××なら○○は?)
 ↓
 返信者(おなじ。××でいいよ)
 ↓
 発信者(結局、××なのね?)
 ↓
 返信者(うん。あってる)
 ↓
 発信者(了解。ありがとう)

という形で、やり取りとしては

 質問→回答→お礼

の三回までということです。

これを超えるようなら、たとえば、発信者(結局、××なのね?) に対して、「いいえ」と返ってきた時点で、三回では終わらないことが確定なので、「じゃ、悪いけど一度打ち合わせさせてください」と返信して、共有のスケジュールに打ち合わせの案内を入れます。関係者(発言する可能性のある人)も同時に入れます。

そしてミーティングが終わったら、議事録やまとめを今までの受信者宛に投稿すれば完璧。

三往復してもそのままやり取りを続けると、打ち切りのタイミングを逸して、ずるずる長くなる可能性が高いようです。

■長文は電話で

もうひとつ、メールのスレッドが長くなる原因に、

 ・複数の質問
 ・理由とか背景の質問

があります。

「なんで?」みたいな質問は、簡潔に答えるのは案外難しいですし、長文になると入力する手間だけでも大変なので、電話で質問します。

質問する側は簡潔なのでいいですが、回答する側に負担になるんです。

もちろん相手の負担を考慮するというマナーレベルの話でもありますが、私は自分のためにこうするようにしています。

つまり、相手に「たくさん書く」負担があるような質問を投げると、相手は面倒なので、作業を端折ります。作業を端折ると正しく伝わらず、後々の誤解や失敗の可能性があるので、自分の聞きたいところをきちんと聞ける口頭のほうが、より確実だからです。

マナーの話でもあるので、他の人にも知ってほしいときには、質問者が確認の意味も含めて要約してメールで発信するべきで、回答してくれる人に負担をかけないようにしたほうがいいです。

★――――――――――――――――――――――――――
本件、先ほど○○さんにお電話しまして、以下の様な理由でした(○○さん、私の理解が違っていたらコメントください)。
――――――――――――――――――――――――――★


みたいなメールを一本入れておくと、後々困らなくて済みます。

これが、「説明が長すぎ。もうちょっと要約して」とかをメールで返されると、「オマエ、何様よ?」と思っちゃいますね。




■参考図書 『もう必要以上に仕事しない! 時短シンプル仕事術

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