2016年12月22日

ミスを連発してしまったときの対処方法




仕事をしていれば、何かしらのミスは起きます。

一番落ち込むのは、同じようなミスを連発してしまったときですね。

 「あ〜、もう! オレのバカ!」

ってがっくり来ます。

たとえば、メールの宛先を「杉山さん」に送るつもりが、「杉本さん」に送ってしまった。「やばい!」と思って送り直したら、今度は「杉木さん」に送ってしまったとか。こういうのがあると、本当に「イラッ」とします。キーボードに八つ当たりしたくなる(実際、してたりしますが)。

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●ミスが多い部下への対処方法
課長 B 「 A さん、何度言ったらわかるんだ、同じミスを何回も何回も繰り返すな」
部下 A 「すみません・・」

職場でよくある風景です。

私自身は、部下が単純にミスをしただけでは、ほとんど叱ったことがありませんでした。

というのは、ミスをする部下は一概にやる気だけは人一倍あるケースが多いのです。そんな気持ちと裏腹に能力やスキルがまだ追いつかないので他の人よりも多くのミスを冒してしまうものなのですね。

世界的な経営コンサルタントのトム・ピー夕ーズは

 「ミスは大歓迎――平凡には罰を、ミスをした人には表彰を与えよう

と唱えています。

工ジソンの電球の例でもわかるように誰もが賞賛する大成功は数多くの失敗の後でしか生まれないものです。

積極的なミスならば大いに奨励し、起してしまったそのミスを取り返ずにはどうしたらいいか部下自身で考えさせることも彼らの成長に大きく寄与するのではないでしようか。

ただし、同じミスを何度も繰り返すケースは問題があります。

この場合はマトリックスを使ってミスがなぜ続くのかを部下と一緒に探ったほうがいいでしよう。

吉江勝(著) 『課長のルール
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ミスというとどうも私にはエジソンの失敗とは別のものなような気がしますが、こういうのもミスに入るのですかね?

失敗と言っても、やらなくてもいい失敗と、成功につなげるための実験としての失敗の2パターンありそうです。

私の定義は、ミスというのは、「やらなくてもいい失敗」の方。失敗しないだけの能力や知識がありながら、やってしまった失敗です。
基本的には集中力散漫が原因です。

たとえば、仕事の手順書などに「××を確認すること」などと書いてあったにも関わらず、確認を忘れたために、防ぐことができた失敗をしてしまったようなものはミスと呼びますが、「この方法ならうまくいくかも」と思って初めた方法が上手くいかないと分かったようなものは、ミスとは呼んでません。

以下その定義で話を進めます。

■集中力はコントロールできるか?

モチベーションと同じで、私は集中力は完全にはコントロールできないと考えてます。

たとえば、体調が悪い時や他に気になることがあるときには、どうしても集中力が落ちます。
集中力が落ちていれば、普段ならきちんとやれるのに、「どうしてかわからないけど、やらなかった」結果、必要な事項が抜け落ちてしまってミスになります。

ただし、モチベーションは出し方が全くわからないのに対して、集中力はある程度自分の意志で出したり引っ込めたりできますよね。
所詮、「ある程度」ですが。

■集中力を引き出す方法

集中力を引き出すには、こんなことをやってます。

 ・やりたくなるまでやらない
 ・気になっていること(集中力をそいでいる原因)を先に片付ける
 ・チェックリストと指差し呼称をする
 ・タスクを細かく分解する
 ・新人に黙って渡せるくらいの詳細な取説を作る

●やりたくなるまでやらない
簡単みたいですけど、これが結構難しいです。

いま、やる必要があってタスクリストの最上位にきている項目をやらずに置いておくというのは、ちょっと勇気がいります。
それでも、「いまはやらないぞ」と思い続けていると、だんだん締切が近づいてきて、「もうこれ以上は待てない!」になります。

結果、火事場の馬鹿力がでます。
これは最高に集中している状態です。

●気になっていること(集中力をそいでいる原因)を先に片付ける
集中力を阻害してしまっている要因を先に排除してしまえば、集中できます。
簡単な理屈ですね。

●チェックリストと指差し呼称をする
やるべきことで、注意すべきことを文字通り書き出します。
そこにチェックを入れていきながら作業をすれば、間違いや忘れ物は少なくなります。

この方法は、集中力がなくても仕事を進められるという点で、とても重宝しているやり方です。
同じような仕事がルーチンで繰り返されるなら、チェックリストを作っておくと、次にやるときには効率が良くなって一石二鳥。

さらに、ミスするごとにチェックリストを充実させていけば、再発防止にもなります。

ただし、チェックリストの作り方には十分気を使う必要があります。

たとえば、誤字脱字をしてきされたなら、チェックリストに「誤字脱字はないか」っていうチェックリストを作っても、絶対に改善しません。私は、WORD の文章校正機能やこちらのページで紹介されているような機械的な文章校正ツールを使ったりしてます。チェックリストには

 文章校正ツールを通したか?

というチェックを追加してます。

●タスクを細かく分解する
タスクを細かくすることのメリットは、作業する時間を細かく分割することができるようになることです。
それによって、集中力を長時間維持しなくてもいい状況を作ることができます。

●新人に黙って渡せるくらいの詳細な取説を作る
作業の一挙手一投足を正確に書き出すことができれば、もはや集中力は必要ありません。
ただ、これを作るのにも集中力が必要です。

なので、「タスクを細かくする」と同様に、実際にやりながら、取説を作っていきます。

そうすると、作業→取説→作業→取説のように一つのことに集中する必要がなくなるのと、作業というミクロ視点と、取説というマクロ視点(流れを記述する)とに気持ちが往復することによって、直前にやった作業の振り返りができます。

小さな振り返りが、ミスを防ぎます。




■参考図書 『課長のルール

課長になる、または課長になったあなたはそんな不安でいっぱいかもしれません。

しかし!

課長という仕事は大変なことだけではありません。本書では上司・部下との付き合い方はもちろんこれからますます重要となるコンプライアンス問題、クレームや社内トラブルまでこれからの課長に求められる心得や対処法が満載です!

これまでに3回の課長経験を持つ著者のとびきり使えるエッセンスであなたも課長職をイキイキと楽しくこなしてください!




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著者 :吉江勝

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●本書を引用した記事
 ミスを連発してしまったときの対処方法
 年下の上司には最敬礼で接する
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 情報開示はどこまで必要か
 名刺の重み
 会社で生きることを決めた君へ_3
 会社で生きることを決めた君へ_1
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 社長は君のどこを見て評価を決めているのか2
 目標はレギュラーとプロジェクトで管理する
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 上司の指示と自分の考えの違いを記録する
 部下や後輩が話しかけてきたり、メールをくれたら優先的に対応する
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 昇進したばかりの上司が部下との面談時に気をつけること
 リーダーシップとマネジメントを平易な言葉で言ってみる
 臨機応変、朝令暮改
 上司になったら部下の人生設計を支える覚悟をする
 管理職の評価のポイント
 方針づくりは全員参加
 経営理念や経営方針を説明できますか?
 役職がついたら生き方を変える2

●このテーマの関連図書


新版はじめての課長の教科書

結果が出ない課長のやるべき4つの仕事

あたりまえだけどなかなかできない係長・主任のルール(アスカビジネス)

そうか、君は課長になったのか。

1冊ですべてわかる課長のキホン

課長のノート





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