2016年12月29日

図やチャートをきれいに整列させなさい


仕事柄、パワーポイントやExcelなどでオートシェイプで書いた図やチャートを見る機会が多くあります。

その際、結構気になるのが、オートシェイプやそれによって書かれた図、チャートの不揃いさ。

 ・ホームベースのオートシェイプで流れを表すときに、オートシェイプの大きさがバラバラ
 ・フローチャートで中心点があっていないため、接続している線が傾いている


 ・スケジュールを書いた図が不均等に並んでる

もちろん、これらは発表者(資料の作成者)の発表内容の質を表すものではありません。

 見た目じゃないよ、中身だよ

それはもちろんそうです。わかります。わかりますけど気になるんです。

 「人に見せるのに、そのくらいの手間はかけてもいいんじゃないか」

と思うわけですよ。きれいに整然と並んだものは「整列美」みたいなものがあります。

たとえば、広場に整列した時に、

 ・列が曲がっていたり、はては列の後ろのほうは列がなくなっている
 ・一列がまっすぐで、列と列の間が均等、全体で真四角に整列している

というのを上から見たときに、どちらがいい印象を受けるか、という問題です。




■図形をきれいに配置する


★P58〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

図解やチャートの印象がガラリと変わる意外なポイント―それが配遣です。

図形が整然と並んでいる図解は、いい意味での緊張感があり、気持ちがいいもの。みなさん、「当然だろう」と思ったはずですが、実際に図形を整然と配置する人の方が少ないのでは。

 「わかればいいんだよ。 時問があればそこまでやるけど、なかなかね…」

という意識で、それほど重要なこととは思っていないのではないでしょうか。

しかし、ばっと見の印象は重要。きっちりと作れば、評価は確実に上がります(この第一印象が与える影響のことを、「ハ口ー効果」といいます)。

図形をきれいに配置するといっても、ひとつひとつの図形を、注意深く配置していけ、ということではありません。

時間がかかりますし、そもそも手作業の正確さには限界があります。

整然と並べたい図形を同時選択したら、リボンの「配置」ボタンをクリックし、メニューの「配置」から、「左揃え」「 L 揃え」「左右に整列」を選ぶーそれが基本です。

ただ、いちいちこうした操作を行うのは、多くの方が感じている通り面倒です。

そうした要望が多かったのでしょう。今のオフィスは、マウスでドラッグすると、他の図形との位置関係を示すガイドラインが表示されるようになりました。

人の顔で、「耳の位遣を揃えたい」といった場合は、このガイドラインをもとに、配置するのが手っ取り早いでしょう。

では、「本来の判配置」機能はいらなくなったのか、というとそうではありません。例えば、横・列にフロー図を作成する場合、どれくらいの問隔を持たせて図形を配置すればぴったり紙に収まるかはわからないもの。

最後の図形を右端の適当な位潰に置き、すべての図形を同時選択して「左右に整列」を行えば、等問隔で整然と並びます。

このように、図解やチャートを仕上げるときには「配置」が大いにに役立ちます。

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―――――――――――――――――――――★


私は、最初に書くときに、大きさや配置は全く考えずに、パーツをどんどん書いていきます。

これらは最後の作業だからです。

途中でオートシェイプの大きさを変え始めると、それ以後のオートシェイプもそれ以前に揃えたものに合わせたくなって、文字の長さを調整したり、ひとつづつ細かく注意深く作らないといけなくなります。
それにかかっている時間って案外ばかにならないんですよ。

 ・説明図の構想を考える
 ・要素を入力していく
 ・見栄えよく整備する

これらは別の作業でやらないと、効率が悪くなります。

大きさを一気に変えるには、必要なオートシェイプを選択して、プロパティで大きさを揃えます。
配置をきれいにするには、「配置」→「整列」で一気にやります。

そうすると、きれいに図形が配置できます。




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●本書を引用した記事
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 図やチャートをきれいに整列させなさい
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